Waarom je niet altijd moet luisteren naar een softwareleverancier

In selectietrajecten waarin bovenstaande situatieschets zich voltrekt is er sprake van een positieve kunde aan de saleszijde. Het is enerzijds een prachtige prestatie vanuit salesoptiek om een gesprek om te buigen en de klant onomwonden te interesseren voor je product. Soms gaat dit niet eens doelbewust, maar is dit het gevolg van een positief dynamische ontmoeting tussen beide partijen. Het resulteert echter met regelmaat in teleurstellingen achteraf. Een juiste fit tussen de ambities van het kantoor én de ondersteuning van de software hiervoor zijn essentieel voor langdurig succes.

Programma van eisen onbelangrijk

Een essentiële vraag is hoe u een juiste fit creëert. Vaak voltrekt zich een geijkt pallet aan selectie instrumenten. Te denken valt aan een long list en short list onderbouwd met RFI’s (zoals een programma van eisen) en RFP’s. Gezien de dynamische markt van aanbieders en de toenemende snelheid van softwareontwikkeling is het echter de vraag of deze traditionele aanpak- waarin het ‘programma van eisen’ centraal staat – het beste resultaat oplevert. Een eenvoudige vragenlijst waarin functionele eisen worden uitgevraagd voegt weinig toe. De informatie is immers openbaar verkrijgbaar en wordt ondersteunt door talloze online demo’s en vlogs. Een uitvraag krijgt meerwaarde door kantoorcasuïstiek uiteen te zetten welke door leveranciers behandeld moeten worden. Daarnaast is het verkrijgen van inzicht in de ontwikkelrichting minstens zo belangrijk als de status quo van de functionaliteiten waarop soms geselecteerd wordt. Hierbij komt ook nog dat veel keuzes simpelweg op basis van intuïtie of een persoonlijke klik gemaakt worden. Wat voegt een ‘functionaliteiten lijstje’ dan toe?

Maak zélf de roadmap!

Misschien moet u het eens omkeren. In plaats van het bevragen van leveranciers met functionele eisen start u met het maken van een eigen roadmap. Een plan waarin úw doelstellingen centraal staan en úw ontwikkelrichting. En ja, dat vereist eerst een gezamenlijke uitlijning. Na het formuleren van de gewenste stip aan de horizon start u met het formuleren van essentiële randvoorwaarden (knock-out-criteria) om te bepalen met welke reisgenoten u de komende jaren wilt optrekken. Denk hierbij aan criteria als koppelbaarheid of veiligheid. Deel de roadmap en maximaal vijf belangrijke criteria met uw leverancier en daag ze uit om op basis van deze casuïstiek u te overtuigen waarom en waarin hun oplossingen gaan bijdragen aan úw kantoordoelstellingen.

ICT is maar een middel

Op deze manier zorgt u ervoor dat ICT keuzes worden gelieerd aan uw kantoordoelstellingen en geen doel op zichzelf worden. Het maakt niet alleen dat er een betere fit ontstaat, maar het zorgt ook voor een beter draagvlak. Het is immers eenvoudiger uit te leggen binnen uw kantoor waarom u bepaalde keuzes heeft gemaakt. Ervan uitgaande dat de stip aan de horizon voor iedereen binnen het kantoor natuurlijk bekend is?

Neem het heft in eigen hand

Laat u dus niet teveel meeslepen door mooie productpresentaties, maar neem zelf het heft in handen. Durf keuzes te maken en stelling te nemen. Selecteer software waarvan u overtuigd bent dat deze gaat bijdragen aan uw ambities. En werk na implementatie doelmatig toe naar het bereiken van de kantoordoelstellingen, samen met uw softwarepartner.

Stop dus met de traditionele uitvraagmethoden. Het is niet alleen tijdrovend voor u, maar ook voor de softwareleveranciers. Laten we het eens anders doen!

[Door: Ing. R.B. Doorn is adviseur IT & Verandermanagement bij DOCCO, advies- en consultancybureau voor (strategische) ICT-trajecten bij accountantskantoren. www.docco.nl]