Waarom een dashboard nu weinig toevoegt

De meeste leveranciers van boekhoudsoftware bieden wel dashboardmogelijkheden. Rechtstreeks vanuit het eigen pakket dan wel via een koppeling met derden. Met als wervend resultaat, actuele cijfers overzichtelijk en live getoond op pc, laptop, tablet of smartphone. Het ‘verkoopargument’ is dat u en uw klant nu altijd beschikken over actuele stuurinformatie.

En ja, het is goed om actueel inzicht te hebben in bijvoorbeeld winst en cashflow maar is het stuurinformatie? Nee, niet in deze vorm. Feitelijk is het nu getoonde een standaardrapportage over gedane zaken actueel gepresenteerd. Operationeel is de waarde beperkt. Waar ik, als ondernemer, wel in geïnteresseerd zou zijn is hoe gerapporteerde winst en cashflow precies tot stand is gekomen. Is het schaalbaar en dus herhaalbaar? Waardevolle informatie die echter niet direct uit alleen de boekhouding is te halen.

Kortom, het huidig aanbod aan dashboards geeft nu weinig toegevoegde waarde. En dat is jammer, want in de basis is een dashboard een goed idee. Goed ingezet een prima tool ook, om als accountant de switch te kunnen maken van kostenpost naar waardecreator.

Hoe een dashboard wel van toegevoegde waarde is
Een dashboard dat live informatie geeft waar de ondernemer operationeel op kan (bij)sturen is waardevol. En zoals gemeld, dan heb ik als ondernemer niet voldoende aan de standaardinformatie die uit de boekhouding te halen is. Verrijking van deze standaardinformatie met relevante gegevens uit andere bronnen is nodig. Denk dan aan de CRM- en ERP-database, de loonadministratie en bijvoorbeeld een gekoppelde database met daarin relevante fiscale regelgeving.

En dat is dan nog maar stap één. De volgende stap is om uit deze data relevante, klantspecifieke informatie te halen.

Een voorbeeld dat ook van toepassing kan zijn in uw eigen praktijk

Dienstverleners verrekenen doorgaans op basis van gewerkte uren maal uurtarief. Ook abonnementsvormen hebben als basis het aantal te werken uren maal uurtarief. Goed inzicht in de bezettingsgraad is dan ook cruciaal. Weet u de bezettingsgraad van uw kantoor? Hoeveel uur zijn uw mensen bijvoorbeeld vorige week aanwezig geweest en hoeveel uur is daarvan gefactureerd. En is dat rechtstreeks of via een abonnement gebeurd? Zijn er minder uren gefactureerd dan dat men aanwezig was? Waar zijn die uren dan aan besteed en wat betekent dit voor de bezetting voor komende periode? Houdt u, qua toekomstige bezetting al rekening met nog op te nemen vakantiedagen, (PE) studiedagen, ziekteverzuim, de nog lopende verplichtingen voorkomend uit een abonnement enzovoorts?

De hieruit volgende bezettingsgraad is prachtig visueel in beeld te brengen en wordt daardoor hele rake stuurinformatie. In één blik ziet u of u in de pas loopt of juist niet en wat dit doet met uw toekomstige omzetkansen en de cashflow.

Dit is natuurlijk maar één voorbeeld. U bent creatief genoeg om, in samenspraak met uw klant, waarde toevoegende rapportages te ontwikkelen. Dicht tegen uw vakgebied aan dan wel operationeel dichter bij uw klant.    

Kort en goed

De nu aangeboden dashboards bieden mijn inziens geen toegevoegde waarde. Als ondernemer kan ik er niks mee en doe ik er dus ook niks mee. Logisch dus als het u als accountant meer moeite kost dan gedacht om een dashboard bij klanten aan de man te brengen. Maar, zoals wel blijkt, het idee van een dashboard is zeker niet verkeerd en verdient dan ook aandacht. De juiste aandacht. Net als uw klant….toch?

Bert Calatz is oprichter en eigenaar van NoReJa advies (http://www.norejaadvies.nl/), een adviesbureau dat de MKB-ondernemer in het algemeen en de MKB accountant in het bijzonder, helpt aan meer omzet tegen lagere kosten en hogere klanttevredenheid.