Voorkomen is beter dan genezen

Interne controls versterken, en gebruik maken van data and analytics (D&A), dat zijn twee belangrijke maatregelen die helpen fraude te voorkomen – of ze verhogen in elk geval de kans dat deze op tijd opgemerkt wordt.

 

Vier stappen die een organisatie kan ondernemen: 

 

1. Bestrijd fraudeurs met technologie:  Veel computerprogramma’s kunnen uitgerust worden met een D&A faciliteit, die 24/7 monitort op vreemde of niet toegestane activiteiten. Uit onderzoek blijkt dat slechts 3% van de geconstateerde fraudegevallen ontdekt werd via proactieve data-analyse –  een duidelijk bewijs dat organisaties die functie niet (genoeg) gebruiken.  De software monitort alle transacties, de activiteiten van alle medewerkers (inclusief hun aanlog- en uitlogtijden!) en checkt indien gewenst op opvallende veranderingen in life style (bijv. via social media) 

 

2. Voer regelmatig frauderisico-assessments uit. Organisatiebreed dit soort onderzoekjes doen blijkt een van de meest effectieve methoden om fraudeurs-in-spe de wind uit de zeilen te nemen. These assessments can show where a company has gaps in its internal controls (e.g., both activity-based and entity-level). They can also help companies prioritize the areas in which it needs to invest in anti-fraud measures.

 

3. Ken uw business- en ketenpartners. Naast het monitoren vsan de eigen medewerkers is het verstandig om regelmatig ook de ‘derde’ partners aan een due diligence onderzoek te onderwerpen. 

 

4. “See something, say something”; het blijkt effectief om intern een klokkenluidersfunctionaliteit te bieden, waar medewerkers indien gewenst anoniem kunnen wijzen op onregelmatigheden of vermoedens daarvan. De bedrijfscultuur speelt hier een belangrijke rol ( inclusief ‘goed voorbeeld doet goed volgen’!) 

Ook bij fraudebestrijding en – ontmoediging is opleiding en training een belangrijk aspect. Het is cruciaal om daarbij een cultuur van transparantie en wederzijds vertrouwen te ontwikkelen en levend te houden.

 

‘See something, say something’ klinkt leuk, maar is betekenisloos, zolang de medewerker niet erop vertrouwen kan dat er iets met zijn of haar melding gebeurt. 

 

Meer details via financialexecutives.org.