5 vragen aan Ellen Snellenberg van GoSmart

Van toegevoegde waarde zijn voor elke ondernemer door gemak te bieden, overzicht te creëren en hem of haar te ondersteunen bij de administratieve handelingen. Dat wil Ellen Snellenberg van GoSmart bereiken. ‘Daarnaast wil ik de ondernemer van advies voorzien op het moment dat hij of zij daar behoefte aan heeft. De naam GoSmart dekt die lading; ondernemen op een financieel slimme manier.’

Waarom heb je GoSmart opgericht?
Na mijn studie HBO accountancy heb ik een aantal jaar in de accountancy gewerkt. Wat mij opviel, was dat er nog veel op de traditionele manier werd gewerkt. Met ordners vol papieren en advisering op basis van historische gegevens. Ik wil ondernemers helpen om op een financieel slimme manier te ondernemen. Daar staat GoSmart ook voor. In 2018 ben ik met een paar klanten dit administratiekantoor in Holten begonnen. Inmiddels verwerken wij ruim vijftig administraties volledig geautomatiseerd en bieden wij ondernemers brede ondersteuning bij diverse financiële processen en verplichtingen.

Waar heeft de ondernemer volgens jou behoefte aan?
De ondernemer wil bezig zijn met ondernemen. De financiën zijn niet hun ding, maar ze willen wel weten hoe ze ervoor staan. Als accountant is het belangrijk de ondernemer te ondersteunen in het financiële proces, om zijn of haar rechterhand te zijn. Zorg dat de basis op orde is. Dat houdt in: de administratie digitaal en geautomatiseerd verwerken en de aangiftes op tijd indienen. Hij of zij wil een accountant die, binnen de juiste kaders, met hem meedenkt en naast hem staat. Ook heeft de ondernemer behoefte aan advisering op voorhand, op basis van actuele cijfers. Niet achteraf als het leed al is geschied. Het financiële proces wordt steeds lastiger met alle automatiseringsmogelijkheden die er zijn en de steeds veranderende wet- en regelgeving. De toegevoegde waarde van een accountant zit in de ondersteuning van die financiële processen.

Op welke manier ontzorgen jullie je klanten?
Ten eerste door de administratie te automatiseren. Daar hebben zij geen omkijken meer naar. Al onze klanten werken met Yuki. Wij hebben bewust gekozen om met één pakket te werken. Zo voegen we financieel gezien slim waarde toe. De boekhoudsoftware van Yuki koppelt met de systemen die onze klanten al hebben, bijvoorbeeld met salarisadministratie, urenregistratie of CRM. Yuki is echt op de communicatie tussen boekhouder en ondernemer gericht. Dat werkt prettig, er zijn korte lijntjes en je kunt als accountant makkelijk communiceren met de klant op basis van alle documenten en transacties die er zijn. De klant hoeft niet meer in zijn papieren te zoeken als wij een vraag stellen. Hij of zij pakt gelijk het document erbij waar we een vraag over stellen.

Daarnaast heeft elke administratie zijn eigen e-mailadres voor het aanleveren van documenten. Digitale facturen worden op deze manier door de ondernemer of direct door de leverancier in de boekhouding aangeleverd. Een groot voordeel van Yuki is dat het gewoon een eenvoudig pakket is voor de ondernemer. Dat geeft hem of haar rust. Wij werken zelf volledig met Yuki en willen dat de klant dat ook gaat doen. Als je beide met hetzelfde pakket werkt, maak je optimaal gebruik van alle functies die in het pakket zitten. Waardoor je een volledige administratie krijgt, de klant optimaal inzicht heeft en ook snapt waar hij naar kijkt. Je ontzorgt de ondernemer, maar hij of zij is wel bewust met de financiën bezig.

We zien bovendien ook dat steeds meer MKB-bedrijven ons vragen om ad interim de gehele administratie over te nemen bijvoorbeeld in vakantieperioden, ziekte of omdat ze nog net te klein zijn om daarvoor iemand in dienst te nemen. Wij ondersteunen dan onder andere bij de facturatie, het debiteurenbeheer en het klaarzetten van betaal(advies)lijsten. We zitten er dan zo dicht op dat we vervolgens kunnen meedenken met vraagstukken over hoe zij bijvoorbeeld de cashflow kunnen verbeteren. Dit resulteert in een advies en/of het inrichtingstraject over het proces van offerte naar opdrachtaanvaarding naar facturatie.

Hoe leveren jullie toegevoegde waarde voor de ondernemer?
Dat doen wij door de hele boekhouding uit handen te nemen van de ondernemer en waar nodig te ondersteunen bij de administratieve handelingen. Voor veel MKB-bedrijven realiseren wij de automatiseringsslag. Daarnaast ondersteunen wij ze bij de financiële planning en het optimaliseren van financiële bedrijfsprocessen. Steeds meer klanten komen steeds meer de vraag om ze te helpen bij het efficiënt inrichten van de bedrijfsprocessen. Wij voegen waarde toe met ons advies over hoe processen binnen de onderneming beter kunnen.

Door het automatiseren van de administratie worden zaken zichtbaar die voorheen pas later naar buiten kwamen. Klanten vinden het heel prettig als wij ze hierop attenderen. Ook waarderen zij het als wij aan het eind van het jaar even bellen om te bespreken of het niet beter is nog dit jaar een bepaalde investering te doen in plaats van een jaar later. Veel MKB-bedrijven vragen ons ook steeds meer om mee te kijken bij bepaalde issues. Bijvoorbeeld of het verstandig is om nog iemand extra in dienst te nemen. Op basis van de administratie in Yuki, die geheel up-to-date, maken we dan een prognose. Vervolgens bespreken we samen met de ondernemer of het verstandig is die investering te doen.

Hoe houden jullie het contact met de ondernemer persoonlijk in deze digitale wereld?
Het communiceren via Yuki werkt heel fijn en dit doen we dan ook veel. Maar dan moet je inderdaad wel oppassen dat je niet te digitaal wordt. Een stukje persoonlijk contact vind ik heel belangrijk. We bellen maandelijks alle klanten, met de wat grotere klanten hebben we elke week wel contact. Ook kijken we vaak via TeamViewer mee met de administratie van een klant. Dan bied je weliswaar digitaal ondersteuning, maar je maakt gelijk even een praatje, vraagt hoe het ervoor staat. Voor veel ondernemers is de onderneming hun kindje. Daar mag je niets negatiefs over zeggen. Door de persoonlijke band die je opbouwt, haal je die drempel weg. Klanten delen makkelijker dingen over hun bedrijf, hun dromen of hun angsten als er een vertrouwen is. Een vertrouwensband opbouwen met je klant is heel belangrijk in deze digitale wereld.