Verslaggeving – aandachtsgebied voor compliance?!

Door Marc-Jan Zwaneveld RA

In een eerdere blog heb ik al eens mijn zorgen geuit over het – naar mijn stellige overtuiging – tekort aan aandacht voor verslaggeving tijdens controles. Deze zorgen heb ik nog altijd. Niet dat ik verwacht dat één blog van mij ineens tot grote wijzigingen zou leiden. Nee, als ik kijk naar wat de aandacht krijgt bij toezichthouders, onderzoekscommissies, de NBA, in het nieuws en op accountantskantoren, dan is dat toch vooral de kwaliteit van controles. 

Mocht u denken ‘het controleren van de juistheid van de verslaggeving is toch onderdeel van de controle?’, dan heeft u daar natuurlijk helemaal gelijk in. Mijn punt is: ik zie weinig of geen aandacht besteed worden aan de vraag of accountants de verslaggeving wel toereikend controleren. Wat ik wel zie in mijn dagelijkse praktijk is veel tekortkomingen in de verslaggeving. En op één of andere manier lijken we dat minder belangrijk te vinden dan tekortkomingen in de controle, zoals ontoereikende cijferanalyses, onjuist uitgevoerde deelwaarnemingen of fouten in systeemgerichte werkzaamheden. Of mijn zorgen en observaties breder herkend worden en wat we hier dan verder mee moeten of kunnen, waren mooie vragen om tijdens onze Compliance Community op 23 januari aan de orde stellen.

Met dank aan alle deelnemers aan de Compliance Community – compliance officers, medewerkers en adviseurs op het gebied van compliance, heb ik een interessant verkennend onderzoek gedaan naar hoe kantoren in hun stelsel van kwaliteitsbeheersing omgaan met het onderwerp ‘verslaggeving’. Een verkennend onderzoek dus. Niet wetenschappelijk onderbouwd, dus geen formele conclusies uit te trekken. Wel op zijn minst interessant als je het mij vraagt. Al was het maar doordat toch een groot aantal middelgrote en kleine kantoren vertegenwoordigd was.

Allereerst was ik natuurlijk benieuwd of de zorgen die ik heb, gedeeld worden. Met de stelling ‘ik maak mij ook zorgen over de gebrekkige aandacht voor de controle van de verslaggeving’ waren álle deelnemers het eens. Ok, toegegeven, de stelling is enigszins tendentieus. En ja, ik had eerst enkele flinke fouten in de verslaggeving uit OKB’s en reviews uit mijn praktijk laten zien. Maar toch, ik acht de deelnemers voldoende in staat om onafhankelijk tot een antwoord op deze stelling te komen. Unaniem gedeelde zorgen dus! Een goed vertrekpunt om de vraag wat we als accountants en accountantsorganisaties hiermee moeten verder te verkennen. 

Voorafgaand aan deze vraag heb ik eerst verkend hoe op de kantoren met enkele veel voorkomende maatregelen, op het gebied van verslaggeving, in het stelsel van kwaliteitsbeheersing wordt omgegaan. Allereerst was ik benieuwd of teams bij alle kantoren verplicht zijn om een checklist verslaggeving te gebruiken. Uit onderstaande grafiek blijkt dat bij het merendeel van de kantoren het gebruik een checklist minimaal eens per drie jaar verplicht is. Tegelijk is dit bij ruim één derde van de kantoren van niet verplicht. Wat dit betekent is natuurlijk lastig te duiden. Wel komt de vraag op of en zo ja welke andere maatregelen zijn getroffen door de kantoren die een checklist niet voorschrijven.

Vanzelfsprekend ben je er nog niet met alleen het voorschrijven van een checklist. Veel kantoren hebben als eis dat deze checklists pas vanaf een bepaald functieniveau ingevuld mogen worden. Althans, dat dacht ik:

Slechts iets meer dan één op de vijf kantoren heeft als eis dat een checklist pas vanaf een bepaald minimaal functieniveau ingevuld mag worden. Dit geeft kantoren wat mij betreft stof tot nadenken. Immers, iedereen die een dergelijke checklist weleens heeft ingevuld weet hoe uitgebreid deze zijn dat hierin ook heel specifieke onderwerpen aan de orde komen. Kan een assistent die het vak Externe Verslaggeving nog niet in de opleiding gehad heeft, of een assistent met weinig ervaring, een checklist goed invullen? Ik heb mijn twijfels. Maar misschien zijn mijn twijfels onterecht, en weten kantoren uit eigen ervaring of onderzoek dat checklists goed worden ingevuld. Dat bracht mij bij de vraag of kantoren de kwaliteit van ingevuld checklists beoordelen of niet:

De kwaliteit van ingevuld checklists wordt dus slechts op enkele kantoren beoordeeld. Food for thought op de kantoren als je het mij vraagt.

Er kunnen natuurlijk veel meer maatregelen op het gebied van verslaggeving worden ingezet op kantoren. De uitvraag naar de inzet van enkele veelvorkomende maatregelen levert onderstaand beeld op:

Het merendeel van de kantoren kent maatregelen als OKB’s en reviews en gerichte trainingen. Andere maatregelen worden wisselend ingezet.

Tot zover de verkenning van hoe en welke maatregelen op het gebied van verslaggeving op kantoren worden ingezet. Blijkt hier een rode draad uit? Wellicht. Mede gebaseerd op de toelichtingen en discussies over de maatregelen op de Compliance Community, is mijn indruk vooral dat kantoren wel maatregelen inzetten en veelal enkele bekende vaste maatregelen, echter in wisselend verband en niet of nauwelijks op basis van een integrale benadering. 

Zo blijkt uit bovenstaande dat het gebruik van verslaggevings-checklists een veelvoorkomende kwaliteitsmaatregel is op kantoren. Tegelijk kan de vraag gesteld worden of deze maatregel op een weloverwogen wijze wordt ingezet als iedereen deze mag invullen en niet bekend is of dit goed gebeurt. Interessant perspectief daarbij: als controleklanten een beheersingsmaatregel hebben die door iedereen binnen de organisatie mag worden uitgevoerd en waarvan nooit wordt vastgesteld of hij werkt of niet, dan leidt dat onherroepelijk tot de conclusie ‘niet effectief’! Food for thought andermaal.

Terug naar de vraag wat we als accountants en accountantskantoren moeten met de zorgen over de gebrekkige aandacht voor verslaggeving bij controles. Hierover ontstond tijdens de Compliance Community niet direct een verhit debat. En ook dat is opvallend te noemen. Ja, er werden inzichten gedeeld, maatregelen bediscussieerd, nieuwe maatregelen verkend (erg interessant ook!). Maar een oplossing voor het probleem? Die kwam niet duidelijk naar voren. De mening werd gedeeld dat er meer aandacht voor verslaggeving moet komen in de stelsels van kwaliteitsbeheersing op de kantoren. Maar hoe en wat?

‘Meten is weten’, bracht één deelnemer in. En ik denk inderdaad dat daar de oplossingsrichting gezocht moet worden. Ons allemaal zorgen blijven maken, lijkt mij in ieder geval niet de bedoeling. Allereerst is het goed om te beoordelen hoe groot het probleem eigenlijk is. Meten van aard en omvang van de geconstateerde tekortkomingen op het gebied van verslaggeving derhalve. Vervolgens kunnen deze tekortkomingen in oorzaakanalyses betrokken worden, waaruit input verkregen kan worden wélke maatregelen mogelijk het meest passend zijn om fouten te voorkomen. 

Hierop aansluitend moet de kwaliteit van de getroffen maatregel beoordeeld worden en als laatste moet dan het effect van de maatregel gemeten worden. Een integrale benadering binnen het stelsel van kwaliteitsbeheersing dus! Is dit gemakkelijk en snel te regelen? Nee. Dat is wellicht ook de reden dat er niet één duidelijk antwoord kwam bij de Compliance Community op hoe omgegaan moet worden met de zorgen ten aanzien van verslaggeving. Neemt niet weg dat de verkenning van het probleem en van de oplossingen én de discussie daarover zeer interessant was tijdens de Compliance Community. En genoeg food for thought als uitkomst uit de sessie zie ik zeker als een goede uitkomst!

Marc-Jan Zwaneveld RA is senior consultant en trainer bij V&A accountant-adviseurs & parttime docent Financial Accounting bij Nyenrode