Verplichte elektronische facturatie: 5 vragen en antwoorden

Een bijdrage van Storecove

1. Waarom verplicht elektronische facturen sturen naar de overheid?
Ieder jaar worden miljoenen facturen naar de overheid gestuurd. Deze facturen worden grotendeels handmatig verwerkt, wat veel tijd en geld kost. Daarnaast worden er geregeld (tik)fouten gemaakt. Het Ministerie van Economische Zaken stimuleert daarom het gebruik van elektronische facturatie.

Om dat voor elkaar te krijgen zorgt het kabinet al vanaf 1 januari 2018 dat leveranciers van de Rijksoverheid hun facturen elektronisch moeten aanleveren. Vanaf april 2019 geldt dat voor alle facturen richting de overheid.

Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat, als Nederland versneld overstapt op e-invoicing, bedrijven jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.

2. Wat is een elektronische factuur?
Elektronische facturen zijn XML-bestanden die direct van het ene systeem naar het andere systeem worden gestuurd. Het is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij gegevens (zoals bedrijfsnaam en KvK-nummer) altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben. Een elektronische factuur is géén PDF-bestand.

Dankzij de mogelijkheid om van het ene systeem naar het andere systeem te factureren, is handmatige factuurverweking niet meer nodig. Zo belandt een e-factuur direct in de boekhoudsoftware van de ontvanger. De factuur hoeft zelfs niet meer handmatig ingeboekt te worden. Zowel op de lange als op de korte termijn levert dit veel efficiency op.

3. Hoe kan ik elektronisch factureren naar de overheid?
Het versturen van elektronische facturen kan – bij de meeste boekhoudsoftware – eenvoudig vanuit het eigen pakket. Vooraf dien je echter wel met een aantal zaken rekening houden:

Om e-facturen over het beveiligde Europese netwerk te sturen, moet je eerst een Peppol-ID aanvragen. Je kunt alleen UBL facturen sturen over het beveiligde Europese PEPPOL netwerk (het versturen van alleen PDF-facturen is slechts mogelijk als onderdeel van de UBL factuur). Je kunt je aanmelden bij een access point om toegang te krijgen tot dit netwerk. Voor het verkrijgen van een verzendend Peppol ID hoef je enkel in Storecove het onderstaande formulier in te vullen. De gegevens worden binnen één dag gevalideerd.

Heb je al toegang tot het Peppol netwerk? Dan kun je direct starten met het sturen van e-facturen. Hoe dit moet kun je lezen in deze stap-voor-stap uitleg.

4. Hoe zit het met gemeenten, provincies en waterschappen?
Gemeenten, provincies en waterschappen moeten volgen met het implementeren van deze nieuwe facturatietechnieken.

Zo moeten zij vanaf april 2019 verplicht elektronische facturen kunnen ontvangen:
“Alle aanbestedende diensten moeten uiterlijk 18 april 2019 de benodigde voorzieningen treffen om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken (EU-richtlijn 2014/55/EU en implementatie daarvan in de Aanbestedingswetgeving). Veel medeoverheden zullen naar verwachting al veel eerder gereed zijn en overgaan tot de verplichting aan hun leveranciers om e-facturen te sturen.”

In deze status implementatie map kun je zien welke gemeenten, provinces en waterschappen e-facturatie al geïnplementeerd hebben.

5. Wat zijn de voordelen van elektronische facturen sturen?
Elektronische facturatie biedt veel voordelen voor bedrijven. Zeker op het gebied van tijd, gemak, veiligheid en snelheid bij het verwerken van facturen.

Hieronder enkele specifieke voorbeelden:
– Je bespaart veel tijd bij de boekhouding (zelf facturen inboeken hoeft niet meer).
– De papierstroom blijft achterwege.
– Facturen hoeven niet meer gescand te worden.
– De verwerking verloopt automatisch.
– Geen factuur fouten meer.
– Geen print- en portokosten.
– Snellere financiële rapportages.
– Wanneer een bedrijf overstapt elektronische facturen verdwijnt het volledig handmatige proces. Denk aan het downloaden, inloggen en uploaden van een PDF-factuur (géén e-factuur) in het boekhoudpakket. Een elektronische factuur hoeft daarnaast ook niet gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant.

Doordat de facturen ook direct klaar staat als boekingsvoorstel, zijn bedrijven sneller geneigd om de factuur te betalen. Zelfs als de ontvanger pas na drie dagen zijn boekhoudpakket opent, is de betaling nog altijd sneller dan wat nu gebruikelijk is. Daarnaast heeft een bedrijf realtime inzicht in de administratie.

Tot slot weet de ontvanger dat de factuur foutloos is, omdat deze automatisch – als XML-bestand – ingelezen wordt. Hierdoor zijn tikfouten niet langer mogelijk. Ook spookfacturen behoren tot het verleden, omdat het netwerk enkel uit gevalideerde verzenders en ontvangers bestaat.