Expert: ‘Accountants zitten aan het stuur van verduurzaming personeelsmobiliteit’

Auteur: Circula

Bedrijven en organisaties moeten in toenemende mate verduurzamen maar vaak wordt het verduurzamen van de mobiliteit van het personeel daarin nog onvoldoende meegenomen: “Bedrijven vervangen plastic bekertjes voor kartonnen bekertjes bij de koffieautomaat en houden clean-up acties; zo’n beetje alles zien we voorbij komen. Maar vaak worden de mogelijkheden om het personeel duurzamer te vervoeren, over het hoofd gezien”, dat zegt Tim Haver Droeze, Expension Lead Nederland bij Circula. 

Accountant heeft beste zicht  
Het invoeren van het duurzaamheidsinitiatief ‘werkgebonden personenmobiliteit' is een van de doelen in het klimaatakkoord. Volgens de directeur van Circula zijn bedrijven over het algemeen voldoende op de hoogte van de kabinetsmaatregel maar kunnen ze dit niet realiseren zonder hulp van hun accountant: “De accountant heeft natuurlijk het beste zicht op declaraties van reiskosten en mobiliteitsbudgetten voor het personeel. Het is dan ook vanzelfsprekend dat accountants bedrijven en organisaties de komende maanden moeten ondersteunen bij hun werkgebonden personenmobiliteit.”, aldus Haver Droeze 

Verplichte invoering voor veel bedrijven 
De Expension Lead Nederland van Circula legt uit dat de nieuwe regelgeving geldt voor alle bedrijven vanaf 100 medewerkers en vanaf 1 januari 2024 in gaat. Volgens de topman wordt van deze bedrijven verwacht dat zij in het jaar daarna de gegevens rondom werkgebonden personenmobiliteit beschikbaar hebben en in kunnen dienen. “Overigens heeft de overheid een proeffase voor 2024 ingesteld voor bedrijven die alvast mee willen doen met hun gegevens over 2023. Maar in 2025 is het indienen van de gegevens over 2024 verplicht.”, zo waarschuwt hij. Het gaat onder meer om het aantal gereden kilometers in het jaar, het soort voertuig en het type brandstof.” Indien een bedrijf vervoer met het OV faciliteert, moet het totaalbedrag aan vervoerbewijzen getoond worden.  

Accountants moeten en kunnen klant helpen 
De kans is groot dat bedrijven en organisaties hun accountants aanwijzen om de gegevens te verzamelen en in te dienen. De sector wacht namelijk op een handreiking waarin een overzicht wordt gegeven van alle data die moet worden aangeleverd en op welke manier die data moet worden aangeleverd. Veel accountants sorteren daarop voor door nu al stappen te zetten voor hun klanten. “Wij merken dat sommige accountants al een inventarisatie maken van waar alle gegevens vandaan zullen moeten komen. Enkelen hebben zelfs al pilots gepland voor de tweede helft van dit jaar. Daarbij wordt per maand een overzicht gemaakt van alle gegevens die betrekking hebben op de werkgebonden personenmobiliteit.” Circula spreekt dan ook van een “dry-run” op het echte werk dat volgend jaar door alle bedrijven met meer dan 100 werknemers moet worden geïmplementeerd. Om accountants te helpen bij deze nieuwe taak, heeft Circula een overzicht gemaakt van de meest voor de hand liggende bronnen voor de benodigde gegevens;  

1. Lease en / of eigen wagenpark 
Voor grote ondernemingen is het zeer gebruikelijk om een wagenpark te hebben voor de buitendienst collega’s. Dit is de eerste vorm van werkgebonden personenmobiliteit waarvan de gegevens moeten worden verzameld, iets wat bij het gemiddelde wagenparkbeheer reeds wordt gedaan. Deze gegevens zijn dan ook relatief eenvoudig te achterhalen. 

2. Mobiliteitsdiensten 
Buiten auto’s uit het wagenpark komt het tegenwoordig ook voor dat er deelauto’s worden gebruikt door medewerkers, voor zakelijke doeleinden. Ook hiervan zijn per voertuig en brandstofsoort de jaarkilometers vereist. Afhankelijk van de diensten die worden gebruikt, zijn bedrijven hierin afhankelijk van de aanbieders van deze diensten. In het beste geval kun je een rittenoverzicht downloaden met daarop het aantal gereden kilometers. In het minste geval zul je per rit het aantal kilometers moeten bijhouden en verzamelen, een ondankbare taak die op het bord van de medewerkers én de accountant valt. 

3. Declaraties 
Een andere vereiste is het aantal gereden jaarkilometers dat wordt gedeclareerd. In de meeste gevallen gaat dit om vervoerbewijzen voor het OV en voor kilometervergoedingen die worden ingediend. Hierbij speelt het declaratiesysteem een belangrijke rol. Anticiperend op de nieuwe regelgeving hebben een aantal declaratiesystemen al aanpassingen gemaakt in hun software, waarmee de benodigde gegevens automatisch worden verzameld en eenvoudig uit te draaien zijn. 

4. Woon-werkmobiliteit 
De laatste gegevens die moeten worden ingediend hebben betrekking op woon-werk verkeer. Hier zijn meerdere bronnen te gebruiken om de gegevens te achterhalen. Hoewel ook hier, afhankelijk van hoe reiskostenvergoedingen zijn geregeld, informatie kan worden achterhaald middels het declaratiesysteem, gaat het hierbij niet om een totaalbedrag maar het aantal kilometers. Dit is ook het geval als er via het OV wordt gereisd. De beste manier is om simpelweg een inschatting te maken van het aantal dagen in het jaar dat een medewerker naar het werk gaat en met welk vervoermiddel. Op die manier kun je met het werkadres en thuisadres het juiste aantal kilometers noteren. 

‘Draai een pilot’ 
Tot slot wijst Tim Haver Droeze er op dat nog lang niet alles helemaal is uitgevogeld; “Het wachten is nog op de handreiking. Maar in de tussentijd is het wél zaak om je zo goed mogelijk voor te bereiden. Onderzoek daarom alvast wélke gegevens wéér beschikbaar zijn voor jouw klanten. En denk na over de voorbereiding. Door zelf een pilot op te zetten of deel te nemen aan een bestaande pilot, leer je veel en kun je jouw klanten van het beste advies en de beste ondersteuning voorzien.”