Verandering in een MKB-bedrijf; onze eigen ervaring

Een bijdrage van:

Ons bestaansrecht zat hem in het begin in de adoptie van de PC in het bedrijfsleven. Een bedrijf wat administratieve software aan bedrijven verkoopt staat anders al snel met lege handen. Toen volgde het internet waarbij wij erin slaagden om de offline versie van onze software 1 op 1 door te vertalen naar een online variant, inclusief de complete functionaliteit zoals onze klanten gewend waren. Dat soort aanpassingen kun je niet maken zonder ook intern de boel op de schop te gooien, met alle uitdagingen die daarbij komen kijken.  

Automatiseren gaat niet zonder slag of stoot
En sinds een aantal jaar is het de beurt aan de automatisering van de administraties, of zoals wij het zelf gewoon noemen: automatisch boekhouden. Na het automatiseren van verschillende aparte processen in de administratie (o.a. de bankenkoppelingen, het automatisch boeken van inkoopfacturen, de lancering van de CASHapp), hebben wij twee jaar geleden alle processen aan elkaar geknoopt en één geautomatiseerde totaaloplossing gelanceerd: de Accountancyportal. Om tot dit product voor accountants- en administratiekantoren te komen hebben wij intern, zoals elke MKB onderneming die een verandering doormaakt, een zogenaamde “rommelfase” gehad. Veranderen gaat nu eenmaal niet zonder slag of stoot. 

In onze ervaring is het belangrijk dat men in het bedrijf (alle lagen van het bedrijf) de noodzaak voor de verandering inziet. Of deze noodzaak nu intern te vinden is (optimalisatie van processen) of extern (de concurrentie zit ons op de hielen). Ga daarvoor dus vooral ook het gesprek aan met mensen in de organisatie! Nadat de noodzaak in de organisatie is doordrongen, zullen sommige mensen met ideeën of een plan van aanpak komen. Andere mensen zullen die ideeën vervolgens bekritiseren of afschieten. Onze tip uit eigen ervaring: stel een groepje medewerkers samen dat de oriëntatie van verschillende oplossingen op zich neemt, en geef hen ook de tijd én de juiste verantwoordelijkheden om te slagen in hun missie. 

Ontwikkeling & service hand in hand
Wij zijn inmiddels een bedrijf van ruim 50 man, waaronder een flinke club gepassioneerde software- ontwikkelaars, maar minstens zoveel deskundige professionals op onze service afdeling. Na alle veranderingen die wij de afgelopen 35 jaar doorgemaakt hebben, weten we dat geen van de twee afdelingen belangrijker is dan de ander. Ze hebben ook precies hetzelfde doel: onze klanten het zo eenvoudig mogelijk maken om automatisering door te voeren op hun kantoor. De aanpak die ze hanteren is daarin natuurlijk wel verschillend. De service afdeling doet dit door niet alleen vragen van klanten te beantwoorden, maar door ook de tijd te nemen om zich in iedere klant te verdiepen, omdat in onze ogen geen kantoor hetzelfde is. Ze gaan dan ook graag bij onze klanten langs om te zorgen dat optimaal gebruik van onze software gemaakt wordt. 

Onze ontwikkelaars doen dit door zich steeds af te vragen welke behoeften er liggen bij de kantoren. En gaan nog een stap verder; welke behoeften er liggen bij de klanten van de kantoren? Zo is er het Administratie Dashboard ontwikkeld om de behoefte aan structuur én geautomatiseerde verwerking van de administraties te vervullen voor de kantoren. Het Administratie Dashboard geeft een overzicht van alle administraties verticaal én de openstaande acties per administratie horizontaal. Klikken op de actie, de actie direct uitvoeren (bijvoorbeeld het automatisch laten boeken van nieuwe inkoopfacturen), en door naar de volgende actie of administratie. Als alle acties weggewerkt zijn, zijn alle administraties ook écht bij. 

De CASHapp is ontwikkeld om het voor de klant van het kantoor makkelijker te maken om de administratie doorlopend aan te leveren (foto’s van bonnetjes en facturen die direct geboekt worden), eenvoudige administratieve functies uit te voeren (facturen versturen en fiatteren, uren registreren, etc), en real-time inzicht te geven in de bedrijfsstatus en maatwerkoverzichten. Al snel kwam de wens naar voren om deze simpele boekhoudfuncties ook op de desktop uit te voeren. Op appcash.nl zie je daarom alle functies van de CASHapp terug, maar dan op desktop formaat. Een simpele versie van CASH voor klanten met enkel behoefte aan de basis boekhoudfuncties. Dat is wat wij noemen meedenken met de klant. 

Het resultaat van verandering
Nu is het natuurlijk de vraag: Wat levert het meegaan in veranderingen op? Voor ons zelf zorgt het meegaan in veranderingen ervoor dat we, ondanks dat we een normaal MKB bedrijf zijn, onze klanten altijd tijdig kunnen voorzien van de beste functionaliteiten. We hoeven niet de grootste speler te zijn om toch voorop te lopen met ons product. En juist dankzij onze omvang zijn de lijnen kort en kunnen wij zorgen voor de beste service naar onze klanten toe. 

Anderzijds ondervinden onze klanten die gebruikmaken van onze geautomatiseerde totaaloplossing een stroomlijning in hun processen, een drastische verlaging in foutgevoeligheid en bovenal: een tijdbesparing van gemiddeld 50% over het hele kantoor genomen! En dat is precies waar wij het voor doen. 

Wij zijn klaar voor de volgende verandering, u ook? Bereken via onze quickscan hoeveel tijd uw kantoor kan besparen door gebruik te maken van de Accountancyportal: https://www.cash.nl/accountancy/quickscan/