Van tijdelijke coronamaatregelen naar permanente verbeteringen

Dat blijkt uit onderzoek van adviesbureau The Up Company onder honderden medewerkers van accountantskantoren. De meeste van deze thuiswerkers zijn bovendien productiever dan voorheen. Moeten kantoren hun werknemers dus maar permanent thuis laten werken? Die conclusie zou te voorbarig zijn, zeggen Niek Sauter en Frank Steenhuizen van The Up Company.

The Up Company adviseert accountants en andere zakelijke dienstverleners hoe ze zich nog beter kunnen voorbereiden op de toekomst. Door bijvoorbeeld samen met klanten tot inzichten te komen die helpen om onderbouwde keuzes te maken in de anderhalve meter economie. Zo hebben zij onderzoeken uitgevoerd onder honderden medewerkers van accountskantoren en andere dienstverlenende organisaties naar hun ervaringen met thuiswerk tijdens de coronacrisis. Een onderzoek dat primair bestemd is voor eigen klanten, maar waarvan The Up Company wel enkele uitkomsten openbaar wil maken.

Uit het onderzoek blijkt dat thuiswerken de meeste medewerkers van accountantskantoren wonderwel goed is bevallen. Wonderwel, inderdaad: "Tenslotte moesten kantoren zich van het ene moment op het andere aanpassen toen de lockdown in maart werd aangekondigd. Toch vindt meer dan de helft – 56 procent – van de medewerkers het fijn om thuis te werken", zegt Steenhuizen (rechts op de foto). "Ze ervaren minder afleiding en ze vinden het prettig om rustig te kunnen werken en hun eigen tijd in te delen zonder tijd te verspillen door op- en neer naar hun werk te reizen." Dat niet alleen, diezelfde medewerkers zijn ook nog eens productiever dan toen ze hun dagelijks op en neer naar hun werk moesten. 

Onvoorzien experiment

"Naarmate de crisis langer duurt, staan accountantskantoren vaker voor de keuze: Gaan we mensen terughalen om de gewone gang van zaken weer op te pakken? Of gaan we ons beleid aanpassen zodat de collega’s nu en in de toekomst deels thuis kunnen werken?", vervolgt Steenhuizen. Gezien de uitkomsten van het onderzoek van The Up Company lijkt het een goed idee thuiswerken vooral te stimuleren. Zou je zeggen. De plotselinge toename van het thuiswerken mag dan een onvoorzien experiment zijn geweest, de uitkomsten zijn ondubbelzinnig: thuiswerken geeft uitzicht op een win-win situatie voor werknemer en werkgever.  

Maar dat is te simpel geredeneerd, aldus Sauter en Steenhuizen. Het gevaar bestaat de partners van accountantskantoren een bepaald beeld hebben bij thuiswerken zonder dat echt onderzocht te hebben. En daardoor mogelijk te snel tot een conclusie komen. 

Neem de toename van de productiviteit doordat meer mensen thuis werken. "Wellicht is iemand die erg productief is aan het overcompenseren", aldus Sauter. "Zo iemand werkt misschien te hard, en is wellicht op weg naar een burn out. Dat is een reëel gevaar. En omdat die persoon minder zichtbaar is, werk en privé thuis al snel in elkaar overlopen, en omdat het voor een leidinggevende lastig is om iemand die thuiswerkt tegen zichzelf in bescherming te nemen – lastiger in elk geval dan iemand die onder zijn ogen op kantoor werkt." In het onderzoek van The Up Company is daarom ook niet alleen gekeken naar de productiviteit van mensen, maar ook in hoeverre zij hun werk- en privéleven in balans hebben, aan de hand van vragen over hun leefstijl – denk aan vragen over hoe zich ontspannen, hoe vaak ze sporten en wat hun eetgedrag is. Met als doel: er achter te komen hoe de productiviteit en werknemerstevredenheid van de thuiswerker te waarborgen met behoud van zijn lichamelijke en geestelijke gezondheid.

Meer in het algemeen hopen Sauter en Steenhuizen ertoe bij te dragen dat accountantskantoren de tijdelijke coronamaatregelen in permanente verbeteringen weten om te zetten. Door alle mogelijke maatregelen in hun context te zien. Wanneer heeft thuiswerken zin? Voor wie? En onder welke voorwaarden? Wat is nodig om tot een gefundeerd beleid te komen? En hoe zorgen we dat iedereen -thuiswerkend of op kantoor- voldoening uit het werk haalt? 

Dan blijkt dat van die 56 procent die goed te spreken is over thuiswerken zo'n twee derde een goed ingerichte werkplek heeft. Dat mensen productiever en tevredener zijn naarmate ze een snellere internetverbinding hebben. Naarmate ze meer reistijd uitsparen doordat ze niet op- en neer hoeven te reizen naar werk. Dat mensen met kinderen thuiswerken vooral prettig vinden als ze af en toe in alle rust kunnen werken. Dat collega’s en leidinggevenden goed bereikbaar zijn en mensen ervaren dat ze onderdeel van het kantoor zijn. 
Ook de rol van de leidinggevende veranderd. Met meerdere mensen werkend op afstand is het van belang om aansluiting bij de collega’s te houden en dan met name de jongere medewerkers die in ontwikkeling en minder ervaren zijn niet te veel te laten ‘zwemmen’.  

Nog beter inregelen

Om maar enkele uitkomsten uit het onderzoek te noemen. Op basis van dit soort inzichten is het mogelijk om goed doordachte en genuanceerde beslissingen te nemen ten aanzien van thuiswerk, hopen Sauter en Steenhuizen. "En om zaken te formaliseren. Iets waar veel kantoren nog niet aan toe zijn gekomen doordat ze allerlei maatregelen om thuiswerken mogelijk te maken behoorlijk snel hebben moeten nemen. Hierdoor zijn allerlei zaken nog niet helemaal goed geregeld", zegt Sauter. 

"Denk aan veiligheids- of communicatieprotocollen. Leidinggevenden kunnen er geen redelijk bezwaar tegen hebben als sommige medewerkers soms even onbereikbaar op het strand liggen en 's avonds hun werk uitvoeren, zolang ze maar productief genoeg zijn. Maar met andere medewerkers moeten ze juist geregeld overleg plegen; die moeten dus overdag goed bereikbaar zijn. Wie wanneer bereikbaar is, kan in zo'n communicatieprotocol worden vastgelegd." Een soortgelijke redenering gaat op voor het online vergaderen. "Dat wordt als vermoeiend ervaren. Dat kun je ondervangen door te zorgen dat mensen zich goed voorbereiden op zo'n vergadering, en door niet toe te staan dat vergaderingen langer dan een uur duren."

Kortom, ook hier: niet door een 'emotionele' beslissing te nemen pro of contra online vergaderen, maar door na te gaan hoe digivergaderen in goede banen kan worden geleid, met behoud van de voordelen die het biedt. En door vervolgens op basis daarvan maatregelen te nemen. Dan krijg je de best mogelijke uitkomsten. "Temeer daar het vertrouwen van de medewerkers in de organisatie groter is naarmate ze er sterker van overtuigd zijn dat het management doordacht en goed onderbouwd beslissingen neemt."

Meer informatie: www.the-upcompany.nl