Van schoenendoos tot aangifte. Deel 2

Hij bleek nog old school handmatig in te boeken waarop hij zei ‘Mijn klanten zijn al jaren gewend dat ik de gehele administratie invoer en die malen daar niet om en bovendien is het  grootste deel van mijn omzet dus ik blijf dat gewoon zo doen’. Het verbaasde me wel dat deze man ondanks alle goede initiatieven in zijn branche om meer te gaan adviseren en gebruik te maken van nieuwe technologieën toch nog op deze manier blijft werken. Gek genoeg werd hij wel alert toen ik begon over het digitaliseren van zijn totale archief. Toen ik vervolgens vertelde dat als hij zijn cliënten dan gaat opvoeden en leert anders te gaan samenwerken met hem als accountant via zo’n digitaal archiefsysteem, zag hij wel in dat hij zich toch eens nader moet verdiepen in deze materie.

Het digitale archief als spin in het web

Waar veruit de meeste accountants goed aan doen, is om bij de bron te beginnen met digitaliseren. Het complete archief (alle brondocumenten) moet worden gedigitaliseerd zodat er een systeem ontstaat van waaruit alle informatiebehoeften kunnen worden gevoed. Of het nu gaat om de medewerker die makkelijk bij zijn personeelsdossier inclusief loonstroken en jaaropgaven moet kunnen, of het gaat om de belastinginspecteur die een boekenonderzoek (op afstand) moet doen, of een accountant die allerlei documenten ter beschikking moet hebben voor de fiscale (IB-)aangifte en zijn wettelijke dossiervorming, dat moet allemaal worden gefaciliteerd vanuit 1 centraal systeem.

Wat opmerkelijk is, is dat er veel wordt geroepen door bijvoorbeeld boekhoudsoftwareleveranciers die menen in een digitaal archiefsysteem te voorzien. Als je dan goed kijkt, blijkt het veelal op te houden bij het opslaan van een inkoopfactuur bij de boeking in het dagboek inkoop. Mensen, dat is slechts een minuscuul stukje van wat compleet centraal digitaal archiveren mag heten. In mijn zoektocht naar digitale archiefsystemen kom ik een gering aantal serieuze oplossingen tegen en slechts een handvol betaalbare oplossingen die ook voor elke mkb’er en zzp’er acceptabel zijn. Een die op meerdere fronten boven  de markt uitsteekt is Mijndata. Uit eigen ervaringen met de inrichting van mijn demo-omgeving in Mijndata, kan ik dit beamen. Ofschoon de website mij eigenlijk in eerste instantie op het verkeerde been zette, ik bedoel dat de oplossing Mijndata vele malen intelligenter, completer, beter beveiligd bleek dan de website doet overkomen. Daar kan men nog wel enkele stappen maken.

Even terug naar de oplossing. Dit systeem voorziet in digitalisering van alle onderdelen van de totale bedrijfsadministratie en is voorbereid op het al dan niet tijdelijk toegang verschaffen aan ‘externen’ zoals accountants, notarissen, belastinginspecteurs. Het voldoet aan artikel 52 (Algemene Wet Rijksbelasting) en kan dus zelfs worden ingezet voor horizontaal toezicht. Bovendien is alle data in het systeem uitsluitend voor de ‘eigenaar van de data’ inzichtelijk en voor de boze buitenwereld volledig beveiligd door een slimme encryptie. De moderne accountant kan met dit geheel op zich staande systeem een aantal belangrijke doelen bereiken:

• Een systeem dat onafhankelijk is van het boekhoudsysteem waardoor men op dat vlak flexibel en onafhankelijk blijft; én
• Er is meteen een adequaat systeem waarmee accountant en cliënt veilig en volledig digitaal met elkaar kunnen samenwerken; én
• Als de accountant zijn cliënt goed opvoedt, scheelt dat weer substantieel tijd die de accountant kan benutten in het adviseren van zijn cliënt!

Beste accountants, doe er uw voordeel mee en kijk er eens naar. Bedankt voor de belangstelling en tot deel 3!

[Door: Eric Vermeulen, oprichter/eigenaar Osirius]