Van offerte-aanvraag naar nieuwe klant; verdubbel je conversie

Waar voor de meeste ondernemers het bijwerken van de administratie een tijdrovende en ingewikkelde klus is, is dat voor boekhouders natuurlijk niet het geval. Jullie zitten de hele dag in de cijfers en administratief werk is iets “waar je energie van krijgt”.

Wij spreken een hoop boekhouders en wij zien dat zij minder energie halen uit het scoren van nieuwe klanten. Offerte-aanvragen opvolgen is een spel. Er zijn een aantal stappen die je conversie-percentage sterk zullen verhogen.

Stap 1. Reageer snel
Wanneer je een offerte-aanvraag binnen krijgt, zorg dan dat je meteen contact zoekt. Je hebt misschien het idee dat dat opdringerig is, maar wij hebben het onderzocht, dat is niet zo. Degene die op zoek is is dan in de markt. De kans op conversie is 80% hoger als je binnen het eerste uur “iets” van je laat horen.

Stap 2. Vraag naar de behoeftes
Voor je je offerte opstuurt zorg je dat je alles hebt gevraagd om een goede offerte te kunnen opmaken. Lees hier meer over waar een goede offerte uit bestaat.

Stap 3. Stuur de juiste informatie en schep verwachtingen
Als je de juiste vragen hebt gesteld weet je wat de problemen van de aanvrager zijn. Op die manier kun jij hierop inspelen met je voorstel. Hoe beter je voorstel aansluit bij de klantbehoefte, hoe groter de kans is dat jij de klant scoort.

Wanneer je een offerte opstuurt wil je in de mail al gelijk aangeven wanneer je ze terug zal bellen om het voorstel te bespreken. Wanneer een potentiële klant weet dat hij over 2 of 3 dagen wordt gebeld, zal hij de offerte in de meeste gevallen direct doornemen. Ook heb je dan tijdens de opvolging direct de mogelijkheid om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden weg te nemen.

Stap 4. Opvolging fouten
Heel logisch maar veel mensen vallen terug op onderwerpen of vragen die niet bevorderend zijn voor het resultaat. Het resultaat is in dit geval uiteraard de klant aan je binden. Verval dus niet in cliché vragen zoals ‘heeft u de offerte ontvangen?’. Je hebt de offerte tenslotte zelf verstuurd, dus deze vraag is onnodig.

Ook de vraag ‘of het gelegen komt’ is een vaak voorkomende misser. Het is inderdaad heel beleefd om te vragen maar je geeft de potentiële klant een open kans om het gesprek uit te stellen, terwijl de klant aan je binden jouw doel is. Als het echt niet uitkomt zal de persoon aan de telefoon dit zelf aangeven en kan je alsnog een vervolgafspraak inplannen.

Stap 5. Ja / Nee forceren
Snel naar een ja of nee gaan is cruciaal. Het grootste deel van de aanvragers die klant worden maken snel een keuze, mits je je opvolging goed op orde hebt.

Een veel voorkomende fout is een overschatting van “de pijplijn”, ofwel het aantal klanten die nog aan het twijfelen zijn. Als een klant niet binnen twee weken een keuze heeft gemaakt, is het 95% van de tijd een nee. Dat is niet erg, want dan kun je naar de volgende gaan. Veel organisaties hebben een grote pijplijn met twijfelaars die eigenlijk geen interesse hebben of niet goed zijn opgevolgd. Zorg er dus voor dat je een ja of nee krijgt binnen twee weken, het zal je verbazen hoeveel bedrijven toezeggen omdat je ze voor het blok zet.

Stap 6. Afgewezen? Vraag naar de reden
Hoeveel werk je ook op de plank hebt liggen, een afwijzing is niet prettig. Hoewel je misschien geneigd bent om er niet op terug te komen raden wij aan om het wel te doen.

Niet omdat je de potentiële klant wil overhalen om toch voor jou te kiezen maar wel om na te gaan waarom hij voor een ander heeft gekozen. Een ZZP’er kan bijvoorbeeld aangeven dat hij bij een ander zijn administratie ook fysiek kon inleveren, niet wetende dat dit bij jou ook kon omdat dit niet in de offerte stond gespecificeerd. Kortom; je leert ontzettend veel van offertes die je niet hebt weten te converteren.

Extra tip. Vul de pijplijn
Je zult nooit uit elke offerte een nieuwe klant scoren. Daarom is het belangrijk om veel offertes uit te sturen. Hier is een goedgevulde pijplijn voor nodig, dan kun je gemakkelijk gaan uitrekenen hoeveel offertes je moet uitsturen voor een nieuwe klant.

Om die pijplijn te vullen zijn er verschillende mogelijkheden en platformen. Je hebt natuurlijk je eigen website en netwerk die je kan gebruiken maar ook externe platformen zoals LinkedIn, Freelancer.nl (vooral voor de boekhouder gericht op ZZP’ers en MKB) en Offerte.nl kunnen helpen met het vullen van je pijplijn.

Freek Bos is marketing manager bij Offerte.nl