Van een hybride naar een 100% digitaal facturatiemodel

Aan het door Kantar TNS uitgevoerde onderzoek werkten ruim 200 ceo’s, cfo’s en eindverantwoordelijken voor de financiële administratie bij mkb en grootbedrijf mee.

Een van de hotste topics van het onderzoek was digitale facturering. Respondenten kregen vragen over het ontvangen, versturen, verwerken én goedkeuren van (digitale) facturen. Wat bleek? Slechts ongeveer de helft van de facturatie in Nederland gebeurt op dit moment digitaal.

Iemand moet ermee beginnen
Zo’n percentage is interessant, maar minstens zo nuttig zijn de individuele antwoorden op de onderzoeksvragen. Laten we eens inzoomen op wat de financiële professionals antwoordden op vragen over digitale facturatie:

‘Niet iedereen levert de facturen digitaal aan.’
“Mijn afnemers (particulieren) zijn nog niet ingesteld op digitale facturen.”
“De digitaal ontvangen facturen worden ook digitaal verder verwerkt, maar de papieren facturen moeten (met de hand) eerst worden gedigitaliseerd voor verdere verwerking.”
“Gedeeltelijk gedigitaliseerd, niet iedereen wil factuur per mail.”

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]

Wat we uit deze antwoorden kunnen concluderen? We zitten op elkaar te wachten! Natuurlijk hebben niet alle bedrijven in Nederland tegelijkertijd hun administratie zo ingericht dat men digitaal kan gaan factureren. En natuurlijk zijn er voorlopig nog particulieren die digitaal factureren ingewikkeld vinden. Dat is niet meer dan logisch, we rijden immers ook nog niet allemaal in elektrische auto’s. Het is met digitaal factureren precies zoals met innovatieve auto’s: iemand moet ermee beginnen. Alleen dan kan de revolutie in duurzaamheid, tijd en geld op gang worden gebracht.

Hybride mogelijkheden
Het goede nieuws voor ondernemend Nederland is dat hybride factureren inmiddels net zo ingeburgerd is als de hybride auto. Van het per e-mail verzenden van pdf’s tot het inlezen van xml-bestanden en het per post versturen van facturen: de mogelijkheden voor facturatie zijn divers en worden in veel bedrijven al door elkaar gebruikt. Veel bedrijven zijn zo al op weg naar een hybride facturatiemodel maar er is altijd ruimte voor verbetering en versnelling.

Slimme softwareoplossingen kunnen helpen bij die versnelling. Zo kan bijvoorbeeld boekhoudoplossing AccountView gekoppeld worden aan Visma.net AutoInvoice en gebruikmaken van een zogenaamde printservice. Hoe dit werkt? De software herkent de relaties waarvan alleen een postadres bekend is en zorgt ervoor dat, in dat geval, de factuur 'geprint en wel' per post wordt bezorgd bij de betreffende relatie. Alle andere facturen worden digitaal verstuurd en een van de grootste bottlenecks voor de implementatie van digitale facturatie is ondervangen. Een mooi voorbeeld van een hybride facturatiemodel.

Op naar de 100%
Het is wat Visma betreft de hoogste tijd voor dit soort stappen in het mkb en grootbedrijf. Want wij hopen natuurlijk bij publicatie van de volgende Digitaliseringsindex dat minstens 75% van de Nederlandse bedrijven het facturatieproces heeft gedigitaliseerd.