Van boekhouder naar winstadviseur: 3 stappen

Dat betoogt Femke Hogema is haar nieuwe boek De winstadviseur: de nieuwe rol van boekhouders en accountants. 

Lees ook: Bepaal je ideale klant met een klantenassessment

Wanneer je als financial van meerwaarde wilt blijven voor je klanten, zul je meer dan administratie moeten doen. Slimme online boekhoudprogramma’s worden steeds intuïtiever en zijn steeds beter afgestemd op de behoefte van de ondernemers. Hier kunnen accountants en boekhouders steeds minder waarde toevoegen. 

Ondernemers zijn bijna altijd passievol voor wat ze doen; producten ontwikkelen, innoveren, klanten blij maken, marketing, verkoop, et cetera. Financiën vinden ze vaak lastig en ze denken er weinig voordeel uit te kunnen halen. De gemiddelde ondernemer heeft geen idee hoeveel waardevolle informatie er besloten ligt in de cijfers, schrijft Hogema. Cijfers bevatten de enige waarheid over hun bedrijf. En het kennen en begrijpen van deze waarheid geeft hen de tools in handen om meer te verdienen, beter te slapen en minder hard te werken.  

De winstadviseur helpt de ondernemer met behulp van deze informatie te bepalen waar hij staat, waar hij heen wilt, en aan welke knoppen hij kan draaien om daar te komen. De winstadviseur helpt ondernemers hun geld te managen, winst te plannen en financieel onderbouwde keuzes te maken. Zodat zij kunnen bouwen aan financieel gezonde en winstgevende bedrijven. 

De transformatie van traditionele administrateur/accountant tot winstadviseur gaat in drie stappen: 

Stap 1: Je helpt je klant zijn boekhouding in 30 minuten per week te doen
Boekhouders zijn doorgaans niet blij met hun boekhouding. Het kost ze te veel tijd, geld en energie. Gevolg is dat veel ondernemers maandenlang hun kop in het zand steken en de boekhouding zo goed en zo kwaad als dat gaat, negeren. De oplossing is even simpel als complex. De klant heeft boekhoudgewoonten, processen en systemen nodig. Als de boekhouding een dagelijkse gewoonte is, vraagt deze amper nog tijd en energie en dan is deze altijd up-to-date. 

Het is jouw taak om je klant te begeleiden bij het implementeren van de processen en gewoonten om zijn/haar boekhouding in 1 minuut per dag en 30 minuten per week te doen. Drie basisvoorwaarden om dit te doen zijn:
1. De boekhouding moet volledig online gevoerd worden;
2. Er moet optimaal gebruik worden gemaakt van technologische ontwikkelingen;
3. De processen moeten worden vastgesteld, ingericht en consistent uitgevoerd. 

Wanneer je dit voor elkaar krijgt staat de basis. De boekhouding is nu altijd, zonder al te veel tijd, geld en energie, op orde. Nu ga je de ondernemer helpen winst te maken. Antoine de Saint-Exupéry zei het mooi: ‘A goal without a plan is just a wish’. Oftewel: een goed resultaat neerzetten vereist allereerst dat er er een stevig plan ligt. 

[avg-advertorial slug=”word-een-sterke-business-partner-als-controller”]

Stap 2. Je begeleidt je klant bij het maken van een winstplan 
Als het fundament staat (de boekhouding), begint het leukste en voor de klant meest waardevolle werk: je gaat hem helpen winst te maken. Geen fiscale winst, maar echt geld, dat echt overblijft. Een van de beste tools hiervoor is het winstplan: een vertaling van de doelen van de onderneming in omzet, kosten en winst. Een soort budget, maar winstplan heeft veel grotere aantrekkingskracht op ondernemers. Een winstplan laat zien of de ondernemer winst maakt: of hij geld verdient met wat hij doet.  

Reserveer een dagdeel om samen met je klant het winstplan te maken. Die tijd heb je echt nodig. Kijk ook of je hier een memorabel moment van kunt maken. Ga niet in een saai kantoor zitten, maar nodig je klant uit op mooie locatie in de natuur, met goede koffie en een lekkere lunch. Geef je klant echt een vipbehandeling. Je neemt daarmee hem, jezelf en zijn plannen serieus. Dikke kans dat het werken in een inspirerende omgeving ook positieve effecten heeft op de resultaten die jullie gaan behalen. Tot slot gaat je klant jou ook meer zien als winstadviseur in plaats van boekhouder. 

Tijdens de bijeenkomst stel je de volgende vragen:
– Waarom doe je wat je doet en wat wil je ermee bereiken? 
– Wat ga je de komende 12 maanden verkopen?
– Wat is de prijs van je diensten / producten producten?
– Welke kosten moet je maken om je doelen te realiseren? 
– Welk nettosalaris wil je iedere maand verdienen? 
– Aan welke knoppen moeten we draaien voor het juiste resultaat? 

Het plaatje aan het einde laat een positief of negatief beeld zien. De volgende stap is aan de knoppen draaien (omzet omhoog, hogere prijzen of lagere kosten) zodat er een haalbaar winstplan komt. Het eindproduct van de bijeenkomst is een uitgewerkt winstplan op één A4’tje. Draag tijdens of snel na de bijeenkomst het winstplan over aan de ondernemer zodat het echt zijn plan wordt. Nu de dromen, doelen en ideeën vertaald zijn in een haalbaar en winstgevend plan ga je de ondernemer helpen met de uitvoering. 

Stap 3. Je leert je klant hoe hij zijn financiën managet met behulp van Profit First 
Met de boekhouding en het winstplan is er een belangrijke basis gelegd. Toch is dit niet genoeg voor de ondernemer om de juiste (financiële) keuzes te maken en te sturen op winst. De oplossing is niet het verstrekken van meer informatie in de vorm van financiële rapportages. Ondernemers kijken er niet naar en als ze dat wel doen, baseren ze hun beslissingen niet op. Hoe wel? Met Proft First.

Profit First is een supereenvoudige en toegankelijke methode waarmee de ondernemer op basis van zijn bankrekeningen zijn cashflow managet. De methode is gebaseerd op het potjessysteem dat huishoudens gebruiken: ieder financieel doel heeft zijn eigen potje. 

Ondernemers die met Profit First werken, hebben minimaal vijf zakelijke bankrekeningen: één ontvangstrekening waar al het geld op binnenkomt en vier rekeningen voor de belangrijkste zakelijke doelen: kosten, winst, belasting en salaris. Het is een controversiële methode, omdat zij iets doet wat boekhoudkundig en fiscaal gezien geen enkele betekenis heeft. Het voelt voor financiële experts vaak onzinnig, maar het werkt enorm goed. 

De oude formule — omzet – kosten = winst — is wel wiskundig correct, maar werkt niet in de praktijk. Hij zet de ondernemer aan om meer te verkopen, maar hoeveel inkomsten hij ook genereert, hij vindt altijd wel een manier om dat geld weer uit te geven. Daarnaast laat de formule de ondernemer focussen op omzet en kosten, en niet op winst. De Proft First formule is: omzet – winst = kosten. Wiskundig verandert er niets, maar gevoelsmatig wel. De kosten moeten worden betaald van wat onderaan de streep overblijft. Als het bedrijf daar niet van kan leven, klopt er iets niet in het verdienmodel of de strategie en dan moet daaraan worden gewerkt. De winst eerst nemen is met Profit First niet alleen een theoretische omdraaiing van de formule: het is nu iets wat ondernemers nu letterlijk doen. Vaak kunnen ze niet wachten tot ze het geld weer mogen verdelen. Het is zeer motiverend om geld over te maken naar de winstrekening en dit bedrag te zien groeien! 

Wil je meer weten over Profit First? Download dan gratis de belangrijkste hoofdstukken van het boek op www.profitfirst.nl/boek.

Lees ook: Daan van der Poel (Vanhier Accountants): “Uurtje-factuurtje zeer gevaarlijk”