Unit4 maakt indienen reis- en onkostendeclaraties self-driving

Unit4 ontwikkelde de vernieuwde oplossing op basis van een onderzoek dat het bedrijf afgelopen december publiceerde. Uit dit onderzoek bleek dat veel medewerkers de door hun gemaakte kosten soms helemaal niet indienen, omdat ze het declaratieproces van hun werkgevers te ingewikkeld vinden. Hierdoor laten medewerkers in totaal 14 miljard euro per jaar liggen (gebaseerd op data uit negen landen).

Het vernieuwde systeem is zelfsturend door een combinatie van predictive analytics met een op context gebaseerde gebruikerservaring en procesautomatiseringselementen. Het enige wat medewerkers nu nog hoeven te doen, is hun bonnetjes fotograferen of e-mailen en het systeem doet de rest.

• Declaraties worden met een klik op de knop geüpload en gecategoriseerd in het systeem, waarna ze klaarstaan voor goedkeuring.
• Relevante informatie die op de bonnetjes staat, wordt geïdentificeerd door de Unit4 Receipt Recognition Service. Vervolgens worden bonnetjes automatisch gecategoriseerd en toegevoegd aan het juiste declaratieoverzicht.
• De integratie met Google Maps zorgt ervoor dat het eenvoudig is om kilometerdeclaraties toe te voegen. Zodra de gemaakte kilometers zijn uitgerekend, wordt het bedrag dat de medewerker terugkrijgt automatisch berekend. 
• Nieuwe machine learning-functionaliteit zorgt ervoor dat het systeem de reisvoorkeuren van de gebruiker leert kennen. Hierdoor kan het systeem na verloop van tijd de kilometerdeclaraties van de gebruiker automatisch berekenen, zodat de medewerker de declaraties na een check direct kan indienen.
• CFO’s hebben realtime inzicht in data, de te verwachte geldstromen en volledige transparantie van de openstaande declaraties en kosten, terwijl medewerkers kunnen genieten van een eenvoudig proces en snelle terugbetaling.

“Slechte afhandeling van reis- en onkostendeclaraties is een groot probleem, blijkt uit ons onderzoek”, zegt Erik Tiden, Chief Technology Officer bij Unit4. “Onze systemen zijn gebouwd vanuit de wensen van de gebruiker. Gebruikers willen eenvoudige, intuïtieve technologie die hun werk makkelijker maakt en dat is precies wat ons nieuwe Travel & Expenses-systeem doet. Met deze technologie stellen onze klanten hun medewerkers in staat om geld en tijd te besparen, Dankzij dit systeem kunnen ze zowel het declaratieproces voor hun medewerkers als voor hun financiële administratie enorm verbeteren.”