Uitkomst kwaliteitstoetsing: een onderschat communicatiemiddel

Sinds 2010 publiceert de AFM vrijwel jaarlijks een rapport over het toezicht op accountantsorganisaties die wettelijke controleopdrachten uitvoeren. Voor het rapport in 2010 over de kwaliteit van de uitvoering van wettelijke controles bij de Big-4-kantoren zijn in 2007 twee rapporten gepubliceerd over de uitkomsten van onderzoeken in het kader van vergunningaanvragen.

Gezien de uitkomsten van de toetsingen bij de Big-4-kantoren en de Next-9-kantoren zoals gepubliceerd in de rapportages die zijn verschenen in 2010 en 2013 waren de uitkomsten van de toetsingen bij de NBA- en SRA-kantoren eigenlijk niet verrassend te noemen. Het zou toch te mooi om waar te zijn dat deze (kleinere) kantoren aanzienlijk beter zouden scoren dan de Big-4- en Next-9-kantoren. In de verschillende rapporten van de AFM staan diverse uit de praktijk ontleende voorbeelden van ‘good practice’ en ‘bad practice’. Hier kunnen alle bij controleopdrachten betrokken medewerkers kennis van nemen en lering uit trekken.

Ook door organen belast met toezicht van de NBA en de SRA wordt regelmatig gerapporteerd over het totaalbeeld van de uitkomsten van kwaliteitstoetsingen. In vervolg op de verschillende rapportages over de uitkomst van kwaliteitstoetsingen zijn in het blad De Accountant gedurende het jaar 2014 verschillende artikelen gewijd aan kwaliteitstoetsingen. Het begon met het artikel “NBA-toetsing in 10 stappen” van John Weerdenburg in nummer 1/2, gevolgd door de 10-delige serie “Getoetst”, afgesloten met het artikel “Haalbaar voor iedereen die zijn vak serieus neemt” van Dirk ter Harmsel in december 2014. De titel van het artikel van Dirk ter Harmsel spreekt voor zich en geeft een duidelijk beeld over de gewenste attitude van de medewerkers van het controleteam.

Verrassing

Mijn persoonlijke ervaring als toetser leert dat de uitkomst van de kwaliteitstoetsing, waarbij sprake is van bevindingen die zeer herkenbaar zijn in verhouding tot de ‘bad practice’ voorbeelden in de AFM-rapporten, desondanks als verrassing komt. Blijkbaar hebben niet alle medewerkers betrokken bij controleopdrachten kennis genomen van de verschillende rapporten. Dit is vreemd te noemen, we streven als beroepsgroep toch naar een hoger kwaliteitsniveau, waarbij deze rapporten kunnen helpen.

Het voldoen aan kwaliteitseisen is de verantwoordelijkheid van het gehele controleteam. Het hele controleteam zou dan ook kennis moeten nemen van de verschillende rapporten en daar lering uit moeten trekken.

Werk aan de winkel

Regelgeving voor accountants is geen formaliteit, het is de basis voor het vereiste kwaliteitsniveau. Indien sprake is van een gebod of verbod hebben we ons daar als accountant aan te houden. Een kleine afwijking van een gebod kan grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van een controledossier. Deze afwijking moet dan niet worden gebagatelliseerd.

Kortom, werk aan de winkel.

Communiceer binnen de organisatie duidelijk over de uitkomsten van de kwaliteitstoetsing. Maak als eindverantwoordelijk (externe) accountant aan het controleteam duidelijk hoe je de communicatie over de uitkomst hebt ervaren en breng dat gevoel over op de leden van het team. Creëer zo bij de leden van het team hetzelfde (vervelende) gevoel over de uitkomst van de toetsing, zodat ook zij zich dit persoonlijk aantrekken.

Drs. Olivier Walravens RA is manager Audit/Vaktechniek bij ALH van Herwijnen & Co Accountants te Tiel (http://www.van-herwijnen.nl). Hij schrijft zijn bijdragen op persoonlijke titel.