Lessen uit het tuchtrecht: waarschuwing voor fout medewerkster

Door Jan Smit

AccountantWeek doet wekelijks verslag van zittingen en vonnissen van de Accountantskamer. In ‘Lessen uit het tuchtrecht’ leggen we periodiek een markante uitspraak voor aan een (ervarings)deskundige. Waarom is dit vonnis bijzonder? En, wat kunnen accountants ervan opsteken? Dit keer een waarschuwing voor een RA van wie een medewerksters een bijna ‘catastrofale fout’ – dixit: klager – maakte. Expert Alex Boxum licht toe.

De casus – zaaknr. 19/1097 

Het zittingsverslag: Schildersbedrijf wankelt door 'catastrofale fout' RA
 
De uitspraak: Waarschuwing voor RA wegens fout medewerkster
 
De medewerkster verzorgde de administratie van een schildersbedrijf. Zij vergat in de maandrapportage januari 2018 de post onderhanden werk per ultimo 2017 ter grootte van 96.000 euro terug te boeken. Pas in januari 2019, een jaar later, werd dit ontdekt. Gevolg: in plaats van op ‘een bescheiden winst’ eindigde het schildersbedrijf in 2018 in de rode cijfers. “Een catastrofale fout met grote gevolgen,” aldus de directeur, tevens klager, november vorig jaar tijdens de zitting. “Als we dit hadden geweten, hadden we bepaalde investeringen achterwege gelaten.” 

Zowel vakinhoudelijk als op basis van de gemaakte afspraken houdt het schildersbedrijf de RA voor de fout verantwoordelijk. “Hij – de RA, red. – zou de maandrapportages bekijken. Dit staat in de opdrachtbevestiging,” aldus klager.

Volgens de advocaat van de RA treft zijn cliënt geen blaam. “Een maandrapportage is managementinfo. Dat zijn geen externe stukken, ze vallen dus ook niet onder de verantwoordelijkheid van een accountant,” stelde de raadsman destijds.

Bovendien was volgens de advocaat niet afgesproken dat, zoals klager beweerde, de accountant de maandrapportages zou bekijken voordat deze naar het schildersbedrijf zouden worden gestuurd. 

Dat laatste doet volgens de Accountantskamer niet ter zake. Op grond van de VGBA (artikel 14) geldt volgens het tuchtcollege dat ‘een accountant ervoor zorgt dat degene die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaamheden verricht, hiervoor adequaat is toegerust en dat er toereikende begeleiding van, toezicht op en beoordeling van deze werkzaamheden plaatsvindt’. Door dit na te laten heeft de RA volgens de raadskamer gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en deskundigheid. Voor de tuchtrechters aanleiding hem een waarschuwing op te leggen.

Wat vind je van de uitspraak?
Boxum: “Vakinhoudelijk kan ik de uitspraak goed volgen. Op basis van artikel 14 VGBA en de toelichting op dit artikel geldt inderdaad dat de accountant verantwoordelijk is voor medewerkers die onder zijn of haar leiding werkzaamheden voor cliënten verrichten. Ik denk dat ook andere artikelen in de VGBA zoals artikel 2, 20 en 21 een rol spelen. In deze zaak gaat het om een post onderhanden werk (een doorgaans lastige post) en een cliënt die beslissingen gaat nemen op basis van deze cijfers. Kortom, er is sprake van een bepaald risicoprofiel, de foute cijfers kunnen gevolgen hebben. De bedreiging was weg te nemen door een zorgvuldige review van deze post of bijvoorbeeld een consultatie.”
“Los van de inhoud vind ik dit een uitspraak die best vergaande gevolgen kan hebben. De praktijk bij accountantskantoren is nog regelmatig dat dergelijke werkzaamheden door medewerkers zelfstandig worden uitgevoerd. Het vraagt dus mogelijk een ander aansturingsmodel. Tegelijkertijd: meer betrokkenheid van accountants maakt dat de kostprijs van dit type dienstverlening zou kunnen stijgen, terwijl kantoren met deze dienstverlening bij uitstek concurreren met administratiekantoren die lagere tarieven hebben.”

De advocaat van de RA zei er dit over: “Een maandrapportage is managementinfo. Dat zijn geen externe stukken, ze vallen dus ook niet onder de verantwoordelijkheid van een accountant.” Heeft hij een punt?
“Nee. Hij ziet over het hoofd dat voor alle dienstverlening door een accountant de VGBA geldt, dus ook artikel 14 en de eerder aangehaalde artikelen. Sterker nog: dat is zelfs zo als je als accountant een nevenfunctie vervult die te typeren is als een professionele dienst, dus iets waar je je kennis en ervaring als accountant voor gebruikt.” 
“De vraag is hoe de managementrapportage eruit ziet. Stel het is een balans met een winst- en verliesrekening en een toelichting (‘financieel overzicht’) dan is zelfs standaard 4410 van toepassing en dus alle eisen (waaronder betrokkenheid van de accountant) die gelden bij samenstelopdrachten. Bestaat de maandrapportage uit alleen een overzicht zonder verdere toelichtingen dan waarschuwt praktijkhandreiking 1136 dat de accountant goed moet nadenken of de betrokkenheid kan worden verondersteld. Immers het stuk komt van een accountantskantoor. Dan mag de client er waarschijnlijk vanuit gaan dat de accountant betrokkenheid heeft gehad. Deze bedreiging moet de accountant identificeren en er maatregelen op treffen.” 

Hoe ver strekt de verantwoordelijkheid van een accountant voor zijn medewerkers volgens jou?
“Ik denk dat hier geldt – net als bij heel veel andere vraagstukken – dat het er om gaat dat de accountant zich bewust is van de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer en van zijn opdrachtgever. Kortgezegd: van de gebruikers. Veronderstellen zij dat de accountant betrokkenheid heeft voordat het stuk wordt verstrekt? Waarschijnlijk ja. Immers: ze huren het accountantskantoor in voor de kennis en kwaliteit. De betrokkenheid van de accountant moet voldoende zijn, zegt artikel 14. Wat voldoende is hangt af van de specifieke situatie: het opleidingsniveau en de ervaring van de medewerker, de risico’s van de opdracht. Zijn er bijvoorbeeld complexere posten? En, waarvoor wordt het document gebruikt? Dit vraagt een casus-specifieke afweging.” 

Hoe gaan accountantskantoren hier intern mee om? Zijn er vaste procedures?
“Dat verschilt per accountantskantoor. Er zijn kantoren waarbij accountants alleen betrokken zijn bij jaarrekeningen en alle andere dienstverlening door niet accountants wordt aangestuurd en uitgevoerd. Er zijn ook kantoren die per opdracht en client een risicoprofiel maken en hier gericht maatregelen op definiëren, zoals: wel of geen kwaliteitsbeoordeling?, hoe ‘zwaar’ moet het team zijn?, en op accountantsniveau: waar richt ik mijn betrokkenheid op binnen het dossier? Accountants kiezen er vaak voor om tenminste betrokkenheid te hebben bij de significante aangelegenheden in een jaarrekening of een andere opstelling.” 

Welke lessen kunnen accountants/accountantskantoren trekken uit deze uitspraak?
“In algemene zin denk ik dat deze accountant niet de enige accountant is die een dergelijke opdracht overlaat aan een medewerker. Zoals gezegd: dit is een uitspraak die best gevolgen kan hebben voor het aansturingsmodel bij dit type dienstverlening. Dus het is zaak nog eens goed naar de eigen praktijk te kijken en na te gaan of dit jou ook zou kunnen overkomen. En: in deze casus neemt de ondernemer een investeringsbeslissing op basis van de informatie terwijl de accountant bij monde van diens advocaat stelt ‘het is maar een maandrapportage’. Het is dus belangrijk je als accountant te beseffen dat er soms meer ‘zekerheid’ wordt ontleend aan de betrokkenheid van een accountant dan de accountant beoogde te verstrekken.”

Drs. Alex Boxum RA EMITA is hoofd Training en Compliance bij V&A accountants-adviseurs. Hij heeft veel ervaring met wet- en regelgeving en compliance binnen de accountancy. Boxum werkt aan deze rubriek mee op persoonlijke titel.