6 tips voor een succesvolle cloud migratie

Door Corné van Hoof 

De wereld digitaliseert richting de cloud. Gartner verwacht dat 90 procent van alle ondernemingen in 2020 een vorm van cloud architectuur heeft omarmd!

NIST cloud service model
Het amerikaanse National Institute of Standards (NIST) heeft de cloud verdeeld op basis van vier service modellen. Gebaseerd op verantwoordelijkheid  klant (user) en leverancier (cloud provider).

Private cloud
De meeste accountantskantoren beheren hun eigen datacenter niet meer en maken gebruik van een hosting/housing constructie. Waarbij een gedeelte van de ICT dienstverlening is uitbesteed  aan een outsourcer of datacenter provider, dit servicemodel valt onder ‘private cloud’.

De ‘echte’ cloud transitie
De ‘echte’ cloud beleving begint voor de meeste accountantskantoren bij de invoering van IaaS/SaaS/PaaS service modellen van de grote cloud providers, zoals Amazon (AWS), Microsoft (Azure), Salesforce (Sales Cloud). Hieronder volgen een zestal tips voor een succesvolle cloud migratie.

TIP 1:  Inventarisatie  ICT landschap
Zorg ervoor dat het huidige ICT landschap inzichtelijk is gedocumenteerd, voordat je start met een Cloud migratie project.  Focus op data uitwisseling/opslag en afhankelijkheden in het applicatie-landschap.

Breng het ICT landschap op component niveau, servers, netwerken, applicaties, etc in kaart.  Inventariseer de processen en data stromen eventueel via inzet van Business Process Management tools.  

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-16-juni-2020″]
TIP 2:  Samenstellen Cloud roadmap
Een 1-op-1 migratie vanuit eigen datacenter of private cloud naar een volledig  IaaS service model is niet aan te raden.  Bepaal op basis van je inventarisatie hoe de Cloud optimaal kan worden ingezet (IAAS/SAAS/PAAS).

Maak een classificatie voor het totale applicatielandschap:
– Applicatie beschikbaar in SaaS variant, wanneer stappen we over?
– Applicatie niet beschikbaar als  SaaS variant,  zijn er alternatieve voor deze applicatie in de cloud SaaS/PaaS markt*?
– Strategisch belangrijke applicatie voorlopig niet als SaaS leverbaar of vervangbaar, invoeren als IaaS applicatie of lokaal (private cloud) blijven aanbieden? 

*Stel intern voor de selectie van nieuwe cloud SaaS applicaties ICT richtlijnen op, waar moet de applicatie aan voldoen qua, data-opslag (import/export), API support, security/identity management.

TIP 3:  Gefaseerde aanpak
Bouw ervaring op met Cloud services door een gefaseerde aanpak.  Op basis van de inventarisatie kan één (simpel)  businessproces al in de cloud worden gezet. Door de invoering van een hybrid cloud architectuur wordt de lokale omgeving (datacenter/private cloud) gekoppeld aan de public cloud providers / SaaS leveranciers.

Het cloud model is vaak gebaseerd op ‘pay as you use’ model,  dit maakt het uitermate interessant om een test opzet uit te werken in de cloud. Mocht deze test niet succesvol zijn, dan blijven de kosten beperkt tot het ‘experiment’!

TIP 4:  Optimaliseer cloudmodel
Een public cloud provider zoals bijvoorbeeld Microsoft Azure, biedt naast standaard IaaS diensten ook een heel scala aan cloud services.
Kijken naar mogelijke ‘quicks wins’ voor je organisatie om deze te integreren in je Cloud Infrastructuur:
– Cloud backup services
– Cloud data services  (ipv standaard SQL server)
– Identity & Access Management  (Azure Active directory /MFA)

TIP 5:  FinOps model
Neem vanaf dag 1 de CFO of inkoper mee in de voorbereiding van de cloud migratie. Zorg dat finance (FIN) en ICT operational  (OPS) samen de inzichten opbouwen in het nieuwe kostenmodel.
In een klassieke ICT infrastructuur ligt de nadruk op investeringen (CAPEX) aangevuld met terugkerende support kosten (OPEX).  In het cloud model is CAPEX te verwaarlozen en zitten de kosten in het maandelijkse servicemodel (OPEX).

Zet een  ‘cloud cost management’ tool in voor operationeel beheer, zodat je kosten kunt budgetteren en bewaken.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-16-juni-2020″] 
TIP 6:  Focus op eindgebruikers
Als laatst genoemd maar een van de belangrijkste, zorg voor de juiste interne communicatie!
Dit creëert draagvlak binnen de organisatie. Leg de beweegreden uit om richting de cloud te gaan, begeleid eindgebruikers tijdens de implementatie, richt een klankbord groep op tijdens de ‘design/bouw’ fase.

Corné van Hoof is business consultant bij Techdocs en begeleid o.a. accountantkantoren bij het uitwerken van de cloudstrategie, waaronder ook inkoop en projectmanagement.