Succesfactoren van management reports en dashboards

Managementinformatie is er volop en met data-analyses als onderdeel van Business Intelligence (BI) kunnen talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. Maar door vaak lijvige rapporten heen worstelen is niet efficiënt. Daarom hebben management dashboards, eveneens als onderdeel van BI, veel belangstelling. Tot slot maakt cloud computing de informatie eenvoudiger toegankelijk.

Als kenmerk van effectieve management accounting is ‘de juiste frequentie’ belangrijk. Hierbij zijn ook de begrippen continuous monitoring en continuous auditing van toepassing. Het begrip ‘continuous’ geeft aan dat het telkens gaat om actuele informatie.

Continuous monitoring is het automatisch volgen van het verloop van de bedrijfsprocessen, aan de hand van kritische indicatoren. Meestal gebeurt dit door de onderneming zelf of door de interne auditafdeling. Continuous auditing is het regelmatig (continu) de uitkomsten van een proces (die worden immers gemonitord) vergelijken met een norm. Omdat deze vergelijking continu gebeurt, kan het alleen maar door software.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]

De huidige IT-oplossingen en werkwijze door ondernemingen en accountants maken het mogelijk om over een continue informatievoorziening te beschikken. Veel data is dus actueler beschikbaar. Er is ook een relatie met de omschakeling naar nieuwe vormen van dienstverlening: E factureren, ketenintegratie en verdere digitalisering. Dit alles vertaalt zich ook in continue en actuele informatievoorziening. En dit laatste verklaart bijvoorbeeld de toenemende behoefte aan dashboards.

Bij de inleiding is al genoemd dat data-analyses en management dashboards als onderdeel worden beschouwd van ‘Business Intelligence’ (BI).

Volgens Wikipedia staat BI staat voor: “Het verzamelen van gegevens binnen de eigen handelsactiviteit. Het kan omschreven worden als het proces van gegevens omzetten in informatie, dat vervolgens zou moeten leiden tot kennis en aanzetten tot adequate actie. Business intelligence heeft als doel competitief voordeel te creëren en organisaties slimmer te kunnen laten werken. Het wordt als een waardevolle kerncompetentie beschouwd.”

BI wordt voor dit rapport aangeduid als “Het opvragen van informatie uit gegevenspakhuizen via specifieke applicaties”. Waarbij we nader zullen ingaan op management dashboards en data-analyses als onderdeel van BI.

Bij BI komt ook de term Big Data om de hoek kijken. De term Big Data illustreert dat de omvang van data exponentieel toeneemt. Daartegenover neemt computercapaciteit ook toe en lijken de mogelijkheden om data te analyseren onbegrensd. Zowel zakelijk als privé slaan we steeds meer data op. Vaak zonder dat we ons daar echt van bewust zijn. De komst van ‘cloud computing’ is daar ook debet aan.

Een dashboard kan beschouwd worden als een manier om big data, als onderdeel van BI, om een overzichtelijke en compacte manier weer te geven aan de gebruiker.

Grofweg kan dashboardinformatie als volgt onderverdeeld worden:
1. Financiële informatie.
2. Operationele informatie;

Het gaat hierbij in beide gevallen om:
– analyseren; tijdvakken vergelijken, trends, branche vergelijking.
– monitoren; bijvoorbeeld budgetbewaking.
– simuleren (what-if); wat betekent bijvoorbeeld een bepaalde investering voor de liquiditeitspositie.

De informatie wordt vaak weergegeven in de vorm van KPI’s (Kritische prestatie indicatoren).

Hoewel financiële informatie als eerste wordt genoemd en het meest wordt gebruikt binnen dashboards is operationele informatie voor de gebruiker vaak meer relevant. Voorbeelden van dit laatste zijn: aantal eindproducten per tijdseenheid, omloopsnelheid per artikel en verkopen per M2 verkoopoppervlakte.

Een effectief dashboard presenteert relevante informatie voor de gebruiker:
1. Uit verschillende databronnen;
2. Op een eenvoudig te begrijpen manier;
3. Op een compacte wijze;
4. Met de juiste frequentie;
5. Zoveel mogelijk interactief;
6. Met behulp van een grafische interface;
7. Met de mogelijk tot het maken een ‘hard copy’.

Uit bovenstaande valt af te leiden dat een dashboard kenmerken heeft van data-analyse, maar dat daarnaast de essentie is om de informatie zo compact mogelijk weer te geven.

In het rapport vindt u alle bekende leveranciers die software leveren voor management reports en dashboards en de specificaties en mogelijkheden van hun beschikbare tools. U kunt het rapport hier gratis downloaden.