Waarom e-facturatie veel efficiënter is dan wat je nu doet

Partnerbijdrage van:

Om het verschil in kaart te brengen, maken we in dit artikel gebruik van twee voorbeelden:

• Hoe het werkt met de oude factuurverwerking;
• Hoe het werkt met e-facturatie.

Hoe het werkt met de oude factuurverwerking:
We bekijken het eerst vanuit het perspectief van de verzender. Het gaat hierbij dus om een bedrijf dat een factuur stuurt naar zijn klant:

1. De verzender voert eerst handmatig de factuurdata in. Denk hierbij aan alles wat handmatig overgetikt moet worden.

2. Hij slaat de factuur op als PDF en verstuurt deze naar het e-mailadres van de klant.

3. De verzender wacht uiteindelijk gemiddeld 16 dagen totdat de factuur betaald is.

Nu kijken we naar een veelvoorkomende situatie bij de ontvanger. Dit is de klant die de factuur ontvangt van de bovengenoemde verzender.

3. De klant checkt drie dagen later zijn inbox. Hij opent de e-mail met daarin de factuur, checkt de totale kosten, en parkeert de factuurverwerking voor later.

4. Een week later maakt de klant tijd om de factuur te verwerken. Hij download de PDF-factuur, logt in bij zijn boekhoudpakket en plaatst de factuur onder 'Inkoopfacturen'.

5. Pas 6 dagen later betaalt hij daadwerkelijk de factuur.

Oftewel: veel handmatige invoering, een scala aan tijdrovende werkzaamheden en pas na 16 dagen betaald.

Hoe het werkt met e-facturatie (via Storecove):
Met e-facturatie stuur je facturen naar KvK-nummers (bedrijven) en OIN-nummers (overheidsinstanties). De Rijksoverheid stelt dit zelfs verplicht.

Voor dit voorbeeld nemen we een bedrijf dat een e-factuur wil sturen naar het KvK-nummer '34274277'. We beginnen weer met de verzender:

1. De verzender maakt een UBL factuur in zijn boekhoudpakket (of eventueel via Factuursturen.nl).

2. Vanuit zijn boekhoudpakket stuurt hij de e-factuur naar het volgende e-mailadres: nl_kvk.34274277@peppol.storecove.com.

Wat gebeurt er nu bij de ontvanger?

1. Het ontvangende bedrijf checkt zijn boekhoudpakket. Hij ziet de factuur direct klaar staan als boekingsvoorstel.

2. Het bedrijf betaalt de factuur.

Wat is er precies gebeurd?
Het hele handmatige proces valt weg. Denk aan downloaden, inloggen en uploaden in het boekhoudpakket. De factuur hoeft niet gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant.

Doordat de factuur ook direct klaar staat als boekingsvoorstel, zijn bedrijven sneller geneigd om te betalen. Zelfs als de ontvanger pas na 3 dagen zijn boekhoudpakket opent, is de betaling nog altijd sneller dan wat nu gebruikelijk is.

Daarnaast hebben jullie beiden realtime inzicht in jullie administratie. Dit wordt namelijk niet meer vertraagd door late betaling, waar nu nog gemiddeld 16 dagen nodig zijn voor het handmatig inboeken van een factuur.

Tot slot weet de ontvanger dat de factuur foutloos is. Deze wordt namelijk automatisch ingelezen, waardoor geen tikfouten zijn gemaakt. Ook spookfacturen zijn niet meer mogelijk, omdat de ontvanger de verzender herkent.

Oftewel: het versturen en ontvangen van e-facturen biedt veel interessante voordelen die de efficiency verhogen.

Wil je de overstap maken, maar weet je niet hoe? Lees dan deze stap-voor-stap uitleg