‘Gemak en inzicht zijn de sleutelwoorden voor SB+’

Partnerbijdrage van:

Stemerdink & Verhoek in het kort
Branche: Boekhoudkantoren
Aantal medewerkers: 20
Gevestigd in: De Kwakel
Klant van AFAS sinds: Augustus 2008
Softwaregebruik: ERP met SB+ voor de klanten

Interview met: Dante van Scheppingen (Managing partner)

Dante van Scheppingen is sinds ruim drie jaar actief als managing partner bij Stemerdink & Verhoek. Midden jaren negentig werkte hij er ook al een periode van vijf jaar, waarna hij overstapte naar Rabobank en daar gedurende 23 jaar verschillende functies bekleedde. Ongeveer gelijktijdig met zijn terugkeer op het oude nest verhuisde Stemerdink & Verhoek van Aalsmeer naar De Kwakel. In zekere zin leek het alsof de tijd even had stilgestaan, herinnert Dante zich. “Bij mijn indiensttreding trof ik nog allerlei papieren dossiers aan. Keurige dossiers, maar wel van papier. Best vreemd, want ongeveer vijftien jaar geleden had het kantoor AFAS Profit in huis gehaald. Dat is toen eenmalig ingericht en verder is er eigenlijk nooit veel aan veranderd.”

Toekomstbestendig
De overstap op Profit leidde dus in ieder geval niet meteen tot het verdwijnen van papieren dossiers. Dat veranderde toen door een tropische regenbui de archiefruimte van het administratiekantoor in Aalsmeer min of meer blank kwam te staan. “Dat was wel een wake-up call dat het echt anders moest”, aldus Dante, die constateerde dat zijn terugkeer samenviel met meer veranderingen. “Er leefde hier de uitdrukkelijke wens om het kantoor meer toekomstbestendig te maken. De vorige eigenaren had weliswaar dertig jaar voor continuïteit gezorgd, maar het besef was er dat er voor de toekomst nog wel het een en ander moest gebeuren. En daar was automatisering een belangrijk onderdeel van. De vraag was toen: is AFAS nog steeds het platform dat het best bij ons past? Of is een andere omgeving beter? In ieder geval was onze visie dat het onderscheidend vermogen van een administratie- en accountantskantoor niet zit in het handmatig boeken van factuurtjes. Dat kan een goed softwarepakket veel beter.” 

Dante herinnert zich nog levendig dat als er voor een klant een jaarrekening moest worden gemaakt, dit in het verleden een ingewikkelde logistieke operatie was. Gesjouw met mappen en een hoop getelefoneer, onder andere om ontbrekende facturen te achterhalen. Kortom: een paar maanden lang veel werk om uiteindelijk met de klant het gesprek aan te gaan over de cijfers van het voorbije jaar. Terwijl de ondernemer in kwestie al lang bezig is met de planning voor het volgende jaar.

Volledig inzicht
“Zo is het dertig jaar gegaan”, blikt Dante terug. “Toen hebben wij op een gegeven moment gezegd: we draaien het om. We zijn met de administratie bij tot en met de dag van gisteren om vooruit te kunnen kijken met de klant. Dan zit je veel meer op de bal en kun je toegevoegde waarde laten zien. We willen volledig inzicht geven hoe het bedrijf er voor staat. Sterker nog: we willen nog een stap verder gaan en met behulp van algoritmes prognoses opstellen op basis van de administratieve data. Op die manier is de kwaliteit van het gesprek met de klant vele malen hoger.”

Geïntegreerd klantportaal
De nieuwe strategie om de klant pro-actiever te willen ondersteunen, had de nodige consequenties op het gebied van personeel, hardware en software. Dante: “We hadden bijvoorbeeld geen klantportaal. Dan kun je een shortcut nemen en een softwarepakketje aanschaffen, maar dan heb je een klantportaal dat verder niet is geïntegreerd in de kantoorsoftware.” 

Dus klopte het administratiekantoor aan bij AFAS. “Toen hoorden we ook van AFAS over de ontwikkeling van SB+. Dat is nu zo’n twee jaar geleden. AFAS daagde ons uit om mee te denken over de uiteindelijke vormgeving van het pakket. Dat was best pittig voor ons, maar inmiddels zijn we maar wat blij dat we hebben doorgezet. Want ik denk dat SB+ nu in veel opzichten verder is dan de concurrentie. En het tempo van de ontwikkeling van deze software blijft hoog. Ik merk bijvoorbeeld dat scan en herken steeds beter wordt. Overall kun je stellen dat er heel veel vooruitgang is en wordt gerealiseerd.” Daarbij wijst Dante op een in zijn ogen cruciale succesfactor. “Een pakket kan nog zo mooi zijn, maar als er in de organisatie geen sprake is van eigenaarschap bij het topmanagement, dan gaat het in de praktijk niet werken. Die vorm van eigenaarschap is een van de belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle implementatie.”

Dante: “SB+ is echt boekhouden 2.0. Want met SB+ houden wij tijd over voor extra advieswerk bij de klant.”
 

Kopgroep van klanten
Daarom “eist” Stemerdink & Verhoek van nieuwe klanten dat ze hun boekhouding in SB+ doen als ze hun administratie willen uitbesteden. Er zijn weleens uitzonderingen op die regel, bijvoorbeeld vanwege branche specifieke omstandigheden, legt Dante uit. “Maar dan nog vragen we ons af: willen wij deze klant eigenlijk wel bedienen? We zijn aan de voordeur echt strenger geworden. Ook omdat we niet een oneindige capaciteit in uren beschikbaar hebben, mede vanwege de bijzonder lastige situatie op de arbeidsmarkt. Wat dat betreft zien we SB+ als een extra medewerker.” 

Uiteraard probeert het administratiekantoor ook bestaande klanten warm te laten lopen voor SB+. “Dat maakt het werk gewoon sneller en overzichtelijker”, zegt Dante, en zo kunnen wij onze werkdruk bovendien beter dan in het verleden spreiden. Als we klanten uitnodigen op kantoor om te laten zien hoe we met SB+ werken, dan vindt de oude generatie dat soms best ingewikkeld. Die ontvangt een btw-aangifte bijvoorbeeld het liefst als pdf via de mail. Jongere klanten vinden de online samenwerking in SB+ en het klantportaal de normaalste zaak van de wereld. Wat ik graag als tip meegeef: creëer een kopgroep van klanten die het leuk vinden om met SB+ te werken. Vraag ze regelmatig om feedback, dan voelen ze zich betrokken. Dat schept echt een band.”

Gebruikersgemak en inzicht
Dante ziet bij veel klanten dat dankzij SB+ de administratie voor hen meer gaat leven. “Zeker de klanten die eruit proberen te halen wat erin zit. Ze zijn verrast dat we kort na het einde van het kwartaal de btw-aangifte al gereed hebben. Daarnaast hebben ze vaak een beter inzicht in openstaande debiteuren en crediteuren. En ervaren ze dat werken in SB+ veel veiliger is dan het via e-mail heen en weer sturen van allerlei bestanden.” Dante beschouwt de aan SB+ gekoppelde AFAS Link app als de sleutel voor toekomstig succes. “Zeker met het dashboard op je telefoon.” Volgens hem waarderen klanten van zijn administratiekantoor SB+ met name vanwege het gebruiksgemak en het inzicht in de cijfers.

Dante: “Gemak en inzicht zijn echt de sleutelwoorden.” 

Dante promoot SB+ niet alleen bij klanten, maar ook onder eigen medewerkers. “We hebben één keer in de maand een kantoorlunch en dan vertel ik over de laatste ontwikkelingen over SB+. Bij die gelegenheid bespreken we de laatste tips & tricks. Ik stimuleer ook iedereen op kantoor om de releasenotes te lezen.”

Boekhouden 2.0
Hoe ervaart Dante eigenlijk zelf de samenwerking met AFAS? “Wat ik heel prettig vind is dat als we een incident insturen er veelal nog dezelfde dag een reactie komt en het probleem in de meeste gevallen echt wordt opgelost. En dat suggesties voor productverbetering daadwerkelijk worden opgepakt.” Ik denk dat het pakket inmiddels zo volwassen is dat het nu ook prima de markt van grotere BV’s en fiscale eenheden voor de btw kan bedienen. Het pakket draagt serieus bij aan het verwezenlijken van onze visie op toekomstige klantbediening.”, aldus Dante