Software en tool-koppelingen: “Verantwoordelijkheid grootste issue”

In een werkoverleg op Accountancy Expo overleggen collega accountants, IT-managers en boekhouders in een relatief kleine setting (circa 8-10) over de grootste uitdagingen. Reindert Doorn (DOCCO) begeleidt de eerste sessie over software en tool-koppelingen. Het tweede werkoverleg schuift Wim Zoet aan, informatie analist en ontwikkelaar.

“Het gemiddelde kantoor gebruikt zo’n 30 applicaties”, begint Reindert. “Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van best-of-breed-oplossingen, zoals online oplossingen voor salarisverwerking, administratie en fiscaliteit. Daarom worden koppelingen steeds belangrijker. Je wilt zo weinig mogelijk data opnieuw invoeren; de applicaties moeten met elkaar praten. Tijd is geld.”

De belangrijkste focus bij procesefficiency binnen het kantoor ligt momenteel op een gestroomlijnd administratie- en samenstelproces met alle denkbare integraties, maar naast deze processen zijn er vele ondersteunende processen en integraties die voor het kantoor van waarde zijn. Bijvoorbeeld de verrijking van CRM-software met gegevens vanuit het marketing- en online mailingsysteem of de integratie van het CRM- en fiscale softwarepakket voor relevante adviesinformatie. Het koppelen van databronnen is wellicht dé goudmijn richting de toekomst.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]

De meeste leveranciers zijn tegenwoordig, als er genoeg animo voor is, bereid om te praten over koppelingen, maar een issue waar wel veel accountants tegenaan lopen is dat het onduidelijk is wie verantwoordelijk is als er iets mis gaat. Doorn: “Als er bijvoorbeeld een storing optreedt en er iets mis gaat met de data-overdracht, wijzen leveranciers soms naar elkaar en zit de accountant ondertussen met de gebakken peren. Dit kun je oplossen door heel goed in de contracten vast te leggen wie verantwoordelijk is voor welke functionaliteit. En natuurlijk door al bij de aanschaf voor te sorteren op software die op een goed gedocumenteerde en eenvoudige wijze te koppelen is. ” 

Indien leveranciers niet mee willen werken omdat dit (financieel) niet in hun belang is of de koppeling te specifiek is, zijn er een aantal andere opties. Zo kun je kijken naar nieuwe marktinitiatieven. “In de accountancysector zijn bijvoorbeeld enige tijd geleden partijen als Dapas Software en Mijn Kantoorapp opgestaan”, legt Reindert uit. “Deze initiatieven sluiten softwarepakketten aan en zorgen voor een gestandaardiseerde werkstroom rond bijvoorbeeld het samenstelproces.”

Een andere tip is kijken naar maatwerkkoppelingen, die voor specifieke integraties ontwikkeld worden. “Er zijn legio branchepartijen die hierbij van dienst kunnen zijn”, zegt de IT-expert van DOCCO. “Het is raadzaam om te ontdekken of er andere kantoren zijn met dezelfde behoefte om tot een lagere prijs te komen.”

Tot slot is het raadzaam de mogelijkheden te verkennen van handige tools voor het koppelen van allerlei ondersteunende datasets in je kantoor, naast de integraties rond primaire processen. “Kijk bijvoorbeeld eens naar Zapier of Microsoft Flow, welke onderdeel is van de Office365-suite.”

Op Accountancy Expo 2018 ontdek je welke partijen in de markt integraties hebben en kun je met collega’s in gesprek tijdens de werkoverleggen over dit onderwerp. Meld je gratis aan met de code ACC2018.