Slimmer, beter en volledig digitaal samenwerken met je klanten

Partnerbijdrage van:

Ondernemers zien disruptieve technologische innovaties hun markt snel veranderen. Als moderne accountant is toegevoegde waarde leveren aan klanten op het gebied van digitalisering en automatisering daarom belangrijker dan ooit tevoren. Ook staat efficiënter werken bovenaan ieders actielijst. Maar waar begin je? Vaak wordt bij een toename in het aantal opdrachten toch weer extra personeel aangenomen, terwijl de mogelijkheden die digitale oplossingen bieden onderbelicht blijven. Een gemiste kans als je het ons vraagt.

In dit artikel leggen we uit hoe je volledig digitaal met je klanten kunt samenwerken, kosten kunt besparen én de klanttevredenheid kunt verhogen door te werken met door AI gedreven software en geautomatiseerde processen.

Hoe wordt er nu te werk gegaan?
We richten ons in dit artikel op de crediteurenadministratie, omdat dit een proces is waar veel winst te behalen is. Om te achterhalen wat je kunt verbeteren, is het verstandig eerst het huidige proces in kaart te brengen. Onderstaande manieren van samenwerken, al dan niet met elkaar gecombineerd, komen wij veel tegen in de markt:

Fysiek of per email aanleveren van de administratie
Het digitaal versturen van documenten wordt steeds meer de norm, maar er zijn nog altijd klanten die hun bonnen en inkoopfacturen op papier aanleveren bij hun accountant. Sommige accountants laten hun klanten alle inkoopdocumenten mailen naar een mailadres. Een stapje digitaler dan het fysiek aanleveren van de administratie, maar niet erg gestructureerd en overzichtelijk.

Aanleveren van de administratie in Excel en een gedeelde map
Er zijn ook ondernemers die hun financiële mutaties in een template Excel bijhouden en brondocumenten aanleveren via een gedeelde map in de cloud, zoals Google Drive. De boekhouder vult het Excel-bestand in met de benodigde gegevens en deelt deze aan het einde van het kwartaal met haar accountant. 

Aanleveren via het boekhoudpakket
Tot slot is er natuurlijk nog de optie van het digitaal aanleveren van inkoopdocumenten via een boekhoudpakket, al dan niet in combinatie met scan & herken software. Veel boekhoudpakketten maken gebruik van een e-mailadres waar klanten facturen & bonnen naartoe kunnen sturen. Wat wij zien is dat dit voor inkoopfacturen prima werkt, maar dat het aanleveren van kassabonnen soms nog een inefficiënt klusje blijft. Het effectief inregelen van een passende digitale workflow blijkt ook niet altijd mogelijk.

Zit jouw manier van samenwerken ertussen? Mooi, dan hebben we goed nieuws voor je. Er valt nog veel winst te behalen!

Digitaliseren & automatiseren anno 2021
Met Klippa SpendControl voor accountants worden alle handelingen in het crediteurenproces volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Middels de processtappen registreren, autoriseren en boeken zullen wij toelichten hoe jij en je klanten hier een tijdsbesparing van 70% kunnen realiseren. 

Registreren van bonnen en facturen
Het begint allemaal met de registratie van aankoopbewijzen. Via de Klippa scan & herken app scannen klanten bonnen snel en eenvoudig in. Het is zo simpel als het maken van een foto met je smartphone. Inkoopfacturen sturen klanten eenvoudig door naar een uniek e-mailadres. Resterende documenten kunnen handmatig worden geüpload in de web applicatie. Handmatig overtypen van informatie is in deze processtap verleden tijd door de Klippa Scan & Herken. 

Autoriseren van documenten
Afhankelijk van het financiële proces van een klant kan een autorisatie workflow van toepassing zijn. Onze klanten opereren in een complexe wereld, wat in sommige gevallen leidt tot complexe autorisatiematrices. Door gebruik te maken van geavanceerde bedrijfsregels wordt het mogelijk elke denkbare workflow te implementeren. Budgethouders keuren de bonnen en facturen vervolgens eenvoudig op de computer of de smartphone app. Als deze stap niet van toepassing is, kan deze uiteraard worden overgeslagen.

Boeken van de kosten
Digitaliseren van kop tot staart, dat is waar wij voor staan bij Klippa. Om dit te realiseren werken wij samen met alle toonaangevende boekhoudsoftware leveranciers van de Benelux en hebben wij een eigen API beschikbaar. Als eindgebruiker werk je hierdoor met een volledig geïntegreerd systeem. Tijdens het verwerken word je geholpen door AI gedreven boekingsvoorstellen, waardoor de kosten in een paar klikken geboekt zijn.

Waarom digitaliseren en automatiseren?
Nu je weet hoe het volledig gedigitaliseerde en geautomatiseerde proces eruit ziet, vraag je je waarschijnlijk af wat dit je concreet oplevert. De belangrijkste voordelen hebben we voor je op een rijtje gezet. 

Minder tijd, meer inzicht & overzicht
Door gebruik te maken van slimme technieken realiseren wij samen met onze klanten een tijds- en kostenbesparing van 70%. Met Klippa SpendControl voor accountants worden documenten tijdig geregistreerd en heb jij real-time inzicht in de actuele status van een aankoopbewijs. Niet van één klant, maar van al jouw klanten in één gebruiksvriendelijke omgeving. Klippa draait 100% in de cloud, dus jij en je klanten hebben altijd en overal toegang tot de software

Voorkomen van fouten en fraude
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Door te werken met preventieve controles, zoals automatische herkenning van een dubbele factuur en een IBAN, kunnen fouten echter wel voorkomen worden. Door AI gedreven boekingsvoorstellen zorgen we ervoor dat de kosten juist gerubriceerd worden.

Verhogen klanttevredenheid
Blije klanten; dat is waar wij het uiteindelijk allemaal voor doen en wat een softwareleverancier en een accountant verbindt. Luisteren, goed meedenken en een oplossing bieden die aansluit bij het proces van een klant. Dit is de Klippa manier van werken en wat in onze optiek leidt tot blije klanten! 

Hoe rol ik dit uit in mijn kantoor?
Ben je enthousiast geworden? Mooi, dan hebben we dit artikel niet voor niets geschreven! Maar hoe krijg je nu al je klanten aan boord en hoe ziet het implementatieproces er vervolgens uit? 

De ervaring leert dat samenwerken hier weer het sleutelwoord is. We laten je niet aan je lot over en voeren een aantal implementaties gezamenlijk uit. Hierdoor krijgen de eerste klanten een positieve ervaring en wordt relevante productkennis overgedragen aan je team. 

Onze productspecialisten blijven daarna voor je klaarstaan. Je feedback wordt serieus geanalyseerd en meegenomen in de verdere ontwikkeling. Op deze manier zorgen we samen voor een continue verbetering en blijven we onze klanten positief verrassen. Samen vooruit; want stilstand is achteruitgang!

‘Sinds wij onze samenwerking met Klippa zijn gestart, kunnen we onze klanten een totaaloplossing aanbieden waarin het verwerken en accorderen van facturen super snel & simpel is. Dit vertaalt zich direct in positieve feedback op onze dienstverlening. Wat daarbij erg helpt is dat Klippa ons het gevoel geeft dat we partners zijn in deze samenwerking en er geen sprake is van een traditionele klant-leverancier relatie’. Maarten van Koolwijk (Directeur Finance Matters)