Slimme documentatie helpt accountants aan grip op compliance en toezicht

De druk op compliance groeit
Wet- en regelgeving verandert om de haverklap. ISQM1, CSRD en ESG zijn voorbeelden van nieuwe regelgeving die steeds hogere eisen aan organisaties stellen, en dan met name aan hun vermogen om processen aantoonbaar op orde te hebben. Voor veel accountantsorganisaties brengt dit een grote administratieve last met zich mee – zeker als cruciale informatie verspreid is over Excel-bestanden, oude handleidingen of mappen die niemand bijhoudt. De vraag rijst: hoe krijg je grip op deze interne informatiechaos?

Interne beheersing vraagt om structuur én eigenaarschap
In de praktijk zien we dat procesdocumentatie vaak versnipperd is. Belangrijke werkwijzen zitten in het hoofd van medewerkers, eigenaarschap is niet vastgelegd en audittrails ontbreken. Dat maakt organisaties kwetsbaar – zeker als er controles of kwaliteitsonderzoeken op de agenda staan. Vooral binnen het kader van ISQM1 brengt dat risico’s met zich mee: processen moeten niet alleen bestaan, ze moeten ook te controleren zijn. Dat begint bij slimme, centrale documentatie.

Versnipperde informatie ondermijnt controle
Veel organisaties werken met een grote hoeveelheid los van elkaar functionerende tools: Daarnaast vormen Excel-lijsten, losse Word-documenten en gedeelde netwerkschijven vaak de basis van hun interne processen. Dat lijkt werkbaar, tot er (meer) controle nodig is. Dan blijkt informatie verouderd, niet volledig of onvindbaar. Verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk vastgelegd, en elke afdeling houdt er zijn eigen werkwijze(n) op na.

Deze versnippering is meer dan ‘onhandig’ – het vormt een concreet risico. Niet alleen bij externe audits, maar ook voor de interne kwaliteitsborging . Het is dan ook niet vreemd dat veel compliance officers en accountants aangeven dat ze moeite hebben met het aantoonbaar maken van interne beheersmaatregelen.

ISQM1, CSRD en ESG dwingen tot procestransparantie
Nieuwe wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld ISQM1, leggen expliciete eisen op aan het beheersen van processen en kwaliteitsrisico’s. Zo moet een accountantsorganisatie kunnen aantonen hoe risico’s worden beheerst, wie waarvoor verantwoordelijk is, en welke procedures wanneer zijn gevolgd. En dat niet één keer, maar continu – en het liefst ook nog realtime.

Ook in het kader van CSRD en ESG-rapportage geldt: procesinrichting is geen interne aangelegenheid meer, maar een strategische verplichting. Transparantie over hoe besluiten tot stand komen, hoe duurzaamheidsdata wordt verzameld en gecontroleerd – het vereist grip op processen én onderliggende documentatie.

De oplossing: digitale borging van processen en kennis
WoodWing Scienta biedt gebruikers precies wat ze nodig hebben: één centrale omgeving waarin processen, verantwoordelijkheden, documenten en verbeteracties samenkomen. Daarmee vervang je de versnipperde Excel- en Word-structuren door een digitaal platform dat je overzicht, eigenaarschap en controle biedt.

Bekijk hoe dat er in de praktijk uitziet: WoodWing Scienta voor procesmanagement

Met Scienta kun je:

• Processen stap voor stap vastleggen (inclusief toelichting, bijlagen en instructies)
• Direct verantwoordelijkheden toewijzen (met naam en functie)
• Wijzigingen en goedkeuringen registreren (voor een volledige audittrail)
• Linken naar relevante beleidsdocumenten, formats en checklists
• Medewerkers vragen om feedback en het doorvoeren van verbeteringen

Het resultaat? Een actueel, breed gedragen en controleerbaar proceslandschap.