Flexibel werken vergroot vraag naar gebruiksvriendelijke cloud-software

Auteur: Jorrit Vermeulen, business consultant bij Simplicate

Uit onderzoek van de SRA onder 85 accountants blijkt dat de meeste kantoren regels hebben opgesteld waardoor medewerkers maximaal 20 tot 40 procent van de tijd thuis mogen werken. Daardoor blijft de urgentie bestaan voor digitale samenwerking. Daarmee stijgt ook de vraag naar gebruiksvriendelijke cloud-software. Hiermee is het mogelijk om nieuwe informatie over klanten, lopende opdrachten en facturatie direct te verwerken vanuit iedere gewenste locatie.

Aandachtspunten bij ICT-innovatie
Accountantskantoren hebben ruime keuze uit cloud-oplossingen om inzicht te krijgen in klanten, lopende opdrachten en facturatie. Waar de focus eerder lag op functionaliteiten en beveiliging, is de aandacht voor gebruiksvriendelijkheid gegroeid. Medewerkers die eenvoudig en zonder hulp van IT-specialisten of externe consultants gebruik kunnen maken van de cloud, zijn veel productiever en maken minder fouten in de administratie van hun dagelijkse werkzaamheden. 

Soms betekent de voorkeur voor gebruiksvriendelijke software dat niet alle functionele wensen mogelijk zijn binnen één cloud-oplossing. Ben je bijvoorbeeld gewend om je urenregistratie en boekhouding in één pakket te onderbrengen, dan kom je al snel uit op complexe en dure ERP-systemen. Als oplossing biedt cloud-software mogelijkheden aan om de boekhouding, e-mail of andere diensten te koppelen, zodat twee verschillende cloud-diensten veilig met elkaar communiceren. Daardoor hoef je geen informatie handmatig over te nemen, maar maak je wel gebruik van de meest gebruiksvriendelijke oplossing voor specifieke vraagstukken.

Inzicht door eenvoud
Kijk bij de keuze voor nieuwe software niet alleen naar het einddoel, maar onderzoek ook hoe eenvoudig het voor medewerkers is om tot dat doel te komen. Wil je bijvoorbeeld inzicht in onderhanden werk en toekomstige omzet, dan is het noodzakelijk dat alle uren zijn bijgewerkt en duidelijk is welk deel al gefactureerd is. 

Een voorbeeld van gebruiksvriendelijke cloud-innovatie is de mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in uren. De relatiebeheerder of declarant stelt budgetten op en kent opdrachten toe aan medewerkers. Wanneer medewerkers uren schrijven en direct zien wat het effect van hun tijd is op het totale budget van de klant, overschrijden zij tot 85 procent minder vaak het budget. Door een actueel inzicht in de status van opdrachten zijn minder afboekingen nodig en worden uren sneller gefactureerd. Daardoor krijg je meer controle over je onderhanden werk positie.

Betrek medewerkers bij overstapproces
Voor een snelle adoptie van nieuwe software is het sterk aanbevolen om medewerkers tijdig te betrekken bij de overstap. Zorg ervoor dat eindgebruikers weten welke veranderingen er plaatsvinden, wat dit voor hun betekent en bekijk met de aanbieder van cloud-software of er eventueel een training nodig is in het gebruik van de nieuwe cloud-diensten. 

Overstaptermijn
Wil je snel overstappen, bijvoorbeeld omdat je huidige software verouderd is en niet geschikt voor flexibel werken, overleg dan met de aanbieder van clouddiensten op welke termijn dat mogelijk is. Aan het eind van het jaar zijn de wachtlijsten mogelijk langer, omdat veel accountants de voorkeur geven om het nieuwe kalenderjaar fris te starten. Overstappen is echter het gehele jaar mogelijk. Start bijvoorbeeld met lopende en nieuwe opdrachten in de cloud en zet je oude gegevens om naar een lees-account, zodat je niet de toegang verliest en met alle medewerkers het overzicht houdt op je gehele klantenbestand. Ook kan je zelf het overgangsproces versnellen door alvast te inventariseren welke data mee moet naar de nieuwe software.

Informeer bij de clouddienst van jouw voorkeur naar alle mogelijkheden voor begeleiding bij de transitie naar de cloud. Ben je benieuwd naar meer informatie, download dan ook deze casestudy van drie accountants die overstapten naar de cloud.