Scherper op frauderisico’s met meer aandacht voor soft controls

De boodschap van de AFM in juni was duidelijk: accountants moeten scherper zijn op frauderisico’s. Hoewel accountants een kritische instelling om fraude te signaleren belangrijk vinden, moeten ze dit in de praktijk veel scherper toepassen. Dat vindt de NBA overigens ook. Scherper betekent in dit geval professioneel kritischer en diepgaander.

Terughoudendheid omwille van de klantrelatie en het bezitten van onvoldoende communicatievaardigheden blijken evenwel oorzaken te zijn voor een te oppervlakkige aanpak van het thema fraude in de controle. Het bespreken van fraude is nog weleens taboe. Volgens sommige accountants wordt met het aansnijden van het onderwerp fraude mogelijk iemand ten onrechte beschuldigd.

Meer aandacht voor soft controls (cultuur en gedrag) kan dan helpen. In Standaard 240 staat wat de verantwoordelijkheid van de accountant in de controle is, op het gebied van fraude. Hierin is opgenomen dat je ook goed naar cultuur moet kijken. Hoe je dat kan doen is toegelicht in de praktijkhandreiking van de NBA (1148) “Het verkrijgen van inzicht in soft controls in het kader van de jaarrekeningcontrole”, die dieper ingaat op Standaard 315 en helpt de klant nog beter te kennen.

Drie punten ter aanscherping
Het soft controls-perspectief kan op ten minste drie punten de fraudeaanpak verder aanscherpen.

1. Ga het gesprek over cultuur aan met je klant
   Naast een interne frauderisicoanalyse is de klant verantwoordelijk voor een cultuur die bijdraagt aan de doelstellingen van frauderisicomanagement: preventie, detectie en respons. Het is dus de vraag wat de klant doet aan cultuur en hoe dit wordt gemeten en gemonitored. Opstellen van bedrijfswaarden en competentieprofielen liggen hierbij voor de hand. Of deze waarden worden nageleefd kan worden gemeten aan de hand van medewerkersbetrokkenheid onderzoeken, beoordelingsgesprekken en tijdens exitgesprekken. Het is aan de klant om de gewenste cultuur te bewaken. Als er geen inzicht is in de mate waarin de cultuur ondersteunend is aan frauderisicomanagement is dit in feite een tekortkoming in de interne beheersing. En dit betekent een groter risico op fraude en dit vergt meer werk voor de accountant. Het is de taak van de accountant  om daar vroegtijdig met de klant over in gesprek te gaan.
    
2. Verdiep de blik door onderzoek naar percepties van medewerkers
   Als fraude aan het licht komt, blijkt vaak dat signalen langer bekend zijn maar niet worden uitgesproken of in samenhang worden geanalyseerd. In Standaard 315 staat dat de accountant evalueert of een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag is gecreëerd en in stand wordt gehouden. Alleen kijken naar de opzet en het bestaan van een gedragscode en een meldregeling is dan te oppervlakkig, ook als dit wordt aangevuld met slechts een interview over fraude met management en de RvC. Professioneel-kritische houding vraagt verdiepend onderzoek naar hoe medewerkers, bijvoorbeeld op de financiële administratie, de cultuur ervaren. Overtreffen leidinggevenden de verwachtingen op het gebied van eerlijk en ethisch handelen? Wordt tegenspraak georganiseerd in de ogen van medewerkers? En voelen medewerkers zich veilig om incidenten te melden? Deze soft controls-aspecten dragen bij aan de weerbaarheid tegen fraude. De accountant doet er goed aan om hier een scherp beeld bij te hebben. De inzet van bijvoorbeeld een (mini) enquête, groepsinterviews of gedragsobservaties helpen hierbij. In de NBA praktijkhandreiking 1148 staan meer voorbeelden en is een model opgenomen dat taal biedt om met de klant in gesprek te gaan over cultuuraspecten en soft controls.  
    
3. Analyseer meldingen van misstanden
   Het is voor het bestuur van een organisatie belangrijk om een omgeving te creëren waarin werknemers zich niet geremd voelen om fraude, fouten en misstanden te melden. De accountant kan zijn werk verder verdiepen door niet alleen naar de opzet en het bestaan van een meldregeling te kijken maar ook de werking te toetsen. De accountant neemt hierbij kennis van de ontvangen meldingen (aard en omvang) en de afwikkeling hiervan, inclusief de geleerde lessen. Het is hierbij de vraag in hoeverre de soft controls, zoals helderheid, voorbeeld gedrag en bespreekbaarheid bijdragen aan de werking van een meldregeling. En of de uitkomsten van de werkzaamheden een aanpassing in de verdere controleaanpak noodzakelijk maken.

[avg-advertorial slug=”vul-je-kennis-aan-over-fraude”]

Gerichter inspelen op frauderisico’s
Een te weinig professioneel-kritische houding, behoud van een goede klantrelatie en het bezitten van onvoldoende communicatievaardigheden blijken oorzaken te zijn voor een te oppervlakkige controle fraudeaanpak in de controle. Wanneer er naast de harde controls meer focus wordt gelegd op de soft controls worden meerdere perspectieven belicht. Dit verkleint de kans op biases en draagt bij aan de diepgaande kennis over de klant.

Het is aan de accountant om scherper te kijken naar frauderisico’s en op te merken als soft controls belemmerend werken in de beheersing van het frauderisico. Klant en maatschappij zijn hiermee geholpen.

Drs Erik van Bekkum RA, Director KPMG en Marianne van Kimmenade (NBA-themaregisseur fraude). NBA Werkgroep praktijkhandreiking 1148  ‘Het verkrijgen van inzicht in soft controls in het kader van de jaarrekeningcontrole’