Scheiding werkzaamheden biedt kantoren concurrentie- en personeelsvoordeel

Door automatisering kan een accountantskantoor steeds beter concurreren met een administratiekantoor inzake de administratieve dienstverlening. Punt hierbij is wel dat het accountantskantoor een hoge mate van automatisering nodig heeft dat een bepaald volume aan kan, zodat tegen aantrekkelijke tarieven kan worden gewerkt. Daarbij komt dat bij een klant met een eenvoudige onderneming het samenstellen van een jaarrekening – bij een goede ADV – niet veel tijd hoeft te kosten. Hierdoor kunt u goed concurreren met administratiekantoren en uw meerwaarde als accountant laten zien.

Oplossingen voor automatiseren

Een ondernemer kan in samenwerking met zijn accountant kiezen voor een scan- en herkenoplossing. Er zijn verschillende aanbieders die een oplossing aanbieden waarbij een uniek e-mailadres wordt aangemaakt. De ondernemer zorgt ervoor dat alle facturen, maar ook bonnetjes, hiernaar worden verstuurd. Daarnaast zijn er mogelijkheden om facturen en bonnetjes via een mobiele app aan te leveren. Dat kan overigens ook automatisch. De aanbieders van deze internetoplossingen hebben inmiddels stabiele koppelingen met een veelvoud van pakketten, ook pakketten die op een standalone computer draaien en pakketten in de cloud.

De slimme software van deze pakketten herkent de facturen en geeft boekingsvoorstellen. Na het accepteren hiervan komen de boekingen automatisch in het boekhoudpakket. Op het moment dat het accountantskantoor het aan de voorkant goed heeft ingeregeld kan een veelvoud van administraties gemakkelijk en snel verwerkt worden. Daarnaast bieden vrijwel alle boekhoudpakketten de automatische bankenkoppeling aan. Op dat moment is het cirkeltje rond voor de gemiddelde zzp’er, de grootste groep ondernemers in ons land.

Op het moment dat het accountantskantoor ieder kwartaal de administratie van de betreffende klant afsluit, is feitelijk bij de afsluiting van het vierde kwartaal de administratie ‘samenstel-proof’. Immers, alle benodigde journaalposten zoals lonen en afschrijvingen, zijn reeds ieder kwartaal geboekt. Bijkomend voordeel is dat bij iedere afsluiting u direct de vraagposten kunt stellen aan de cliënt, zodat er niet na lange tijd nog vragen gesteld moeten worden waar de cliënt ook geen antwoord meer op weet. U laat als accountant zien dat u kort op de administratie van de cliënt zit. Dat geeft vertrouwen. Dit levert tevens ook meteen adviespunten op voor de cliënt. Daarnaast is er regelmatig cliëntcontact waardoor de accountant zichtbaar is voor de cliënt.

Samenstellen van de jaarrekening

Traditioneel werken accountants en hun teams iedere post uit. De oude gedachte is dat de cijfers moeten kloppen. Het nieuwe denken en de daarbij aansluitende gedachte in de wet- en regelgeving omtrent samenstellen is dat de uiteindelijke jaarrekening geen fouten van materieel belang mag bevatten. De volgende vraag moet dus gesteld worden: maken de € 30 bankkosten nu het verschil voor de inzichten in de financiële resultaten en de stabiliteit van de onderneming? Vaak niet. Het uitwerken van alle posten in de jaarrekening is niet meer nodig. De accountant dient de significante aangelegenheden te identificeren, te beoordelen en uit te werken in het samenstelproces. Dus, moet een kopie van het financieel jaaroverzicht van de bank in het samensteldossier? Nee, eigenlijk niet. Feitelijk is het geen significante post. Een significante post is die post:

• waaraan significante oordeelsvorming ten grondslag ligt;
• die van invloed is op het inzicht in de jaarrekening en een afwijking heeft met een materiële impact;
• die schattingen bevat die met uw ondersteuning tot stand zijn gekomen.

Significant

Ook onderwerpen als dreigende discontinuïteit, vermoeden van fraude of complexe transacties kunnen een post significant maken. Het kan dus ook voorkomen dat in een standaard jaarrekening in het mkb geen significante posten te onderkennen zijn. Durf die keuze (onderbouwd) te maken! Los van het feit dat het u een hoop tijd scheelt, is het zonde om onnodig te verzuipen in werkzaamheden die niet nodig zijn en die u alleen doet omdat u het zo gewend bent. Absolute zekerheid kunnen wij niet geven in de samenstelpraktijk.

Feitelijk komt het erop neer dat de volgende posten significant kunnen zijn:

• (Im)materiele vaste activa. Let op, vele mutaties kunnen leiden tot het significant maken van de post. Er zit immers een schattingselement in (de restwaarde en het afschrijvingspercentage);
• Financiële vaste activa. Bij het uitgeven van leningen zal de ondernemer een inschatting moeten maken van de inbaarheid en mogelijke afwaardering van de vordering;
• Voorraden. Eventuele inschatting van incourantheid van de voorraad;
• Onderhanden projecten in opdracht van derden. Eventuele inschatting van toekomstige kosten en opbrengsten van de projecten en het percentage gereedheid;
• Debiteuren. Eventuele oninbaarheid van debiteuren;
• Vermogen. Bij een eventuele dividenduitkering zal het bestuur een uitkeringstest moeten maken;
• Voorzieningen. Voorzieningen zijn per definitie significant, er wordt immers een schatting gemaakt die de basis vormt voor de post voorziening en haar waardering.

Impact op personeelsbestand

Door het strikt scheiden van werkzaamheden in het kader van de administratieve dienstverlening en het samenstelproces wijzigt ook de personeelsbehoefte van uw kantoor. Dat kan een gunstig effect hebben op het steeds beperktere aanbod van personeel in onze branche. Feitelijk kan het ADV-gedeelte door lager opgeleide personeelsleden uitgevoerd worden onder aansturing van hoger opgeleid personeel. U als accountant of uitvoerend samensteller (veelal assistent accountant of relatiebeheerder) moet wel een bepaald vertrouwen hebben in de kwaliteit van de ADV-procedures. Een veelvoud van de werkzaamheden in dat proces worden niet meer door u of uw assistenten of relatiebeheerders uitgevoerd.

Novak biedt u de mogelijkheid om uw kantoor hierin te begeleiden en om uw kantoor dusdanig in te richten dat u uw processen zo efficiënt mogelijk kunt inrichten en uw cliëntenkring nog gevarieerder kunt maken en de concurrentie kunt aangaan met administratiekantoren.

[Door: Thijs van der Linden AA, adviseur mkb-accountancy bij Novak.]