Schade en risico van een onjuiste factuur

Een inkoopfactuur ontvangen

Als u een inkoopfactuur ontvangt die niet aan de wettelijke eisen voldoet, geeft deze geen recht op aftrek van BTW. Let daarom op dat u alleen de juiste facturen betaald! Meldt eventuele fouten aan de verzender van de factuur, de verzender van de factuur zal de gemelde fouten snel willen herstellen, omdat hij het gefactureerde bedrag zo spoedig mogelijk zal willen ontvangen. Zodra een inkoopfactuur is betaald, heeft de verzender geen financiële prikkel meer om fouten te herstellen.

De aftrek van BTW is toegestaan voor een inkoopfactuur die slechts een licht gebrek heeft. Een licht gebrek is een abusievelijk gemaakte fout die niet van invloed is op de beoordeling of de op de inkoopfactuur vermelde BTW aftrekbaar is als voorbelasting. Enkele voorbeelden van lichte gebreken zijn bijvoorbeeld: een (type)fout in het adres of de naam, een cijferomdraaiing in het huisnummer of een onjuiste postcode. Het vermelden van alleen een postbusadres van de ontvanger van de inkoopfactuur (en niet mede het vestigingsadres) is volgens de Belastingdienst onjuist; indien overigens geen twijfel bestaat omtrent de identiteit van de afnemer en het vestigingsadres van de afnemer, zal dit waarschijnlijk als een licht gebrek kunnen gelden. Als de afnemer overigens niet te identificeren en traceren zou zijn, zal geen sprake zijn van een licht gebrek, maar van een zwaar gebrek.

Als er meerdere op zichzelf lichte gebreken op één inkoopfactuur voordoen zullen deze in onderlinge samenhang worden beoordeeld en samen mogelijk niet meer als een licht gebrek van de inkoopfactuur worden gezien

Risico onjuiste inkoopfactuur

Voor een ondernemer met recht op aftrek van voorbelasting is een inkoopfactuur een waardecheque. Alleen een geldige waardecheque geeft recht op teruggaaf van voorbelasting. Een onjuiste inkoopfactuur geeft dat recht niet en heeft voor de BTW geen waarde. Een onjuiste inkoopfactuur is te vergelijken met een vals bankbiljet: zolang het vals zijn niet door de ontvanger ervan wordt ontdekt, lijkt het zijn waarde te hebben. Zodra het vals zijn wordt wel ontdekt, is het waardeloos geworden. Dit geldt ook voor de BTW: zodra de Belastingdienst ontdekt dat een inkoopfactuur onjuist is, betaalt de Belastingdienst de daarop vermelde voorbelasting niet uit of wordt eerder uitbetaalde voorbelasting nageheven.

Risico onjuiste verkoopfactuur

Een verkoopfactuur moet voldoen aan allerlei eisen. Voorbeelden zijn:

• Volledige naam en volledig adres van de ondernemer en zijn afnemer vermelden; vermelding van alleen een postbusnummer van de ondernemer en/of zijn afnemer is niet voldoende;

• De datum vermelden waarop de prestatie heeft plaatsgevonden of is voltooid; bij doorlopende prestaties moet de periode worden vermeld waarin de prestaties zijn verricht.

Aanvullende, bijzondere factuureisen gelden voor onder andere de volgende situaties:

• Een BTW-vrijstelling is van toepassing: enige aanduiding daarvan vermelden, bijvoorbeeld het betreffende wetsartikel vermelden;

• Selfbilling (de afnemer van de prestatie reikt de factuur uit): vermelden de tekst “factuur uitgereikt door afnemer”;

• Reisbureau- of margeregeling: vermelden de tekst “bijzondere regeling reisbureaus” respectievelijk “bijzondere regeling-gebruikte goederen”;

• Een verleggingsregeling is van toepassing (nationaal of internationaal): vermelden de tekst “btw verlegd”;

• Transacties tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd (intracommunautaire levering met nultarief): enige aanduiding daarvan vermelden, bijvoorbeeld de tekst “intracommunautaire levering”;

• Transacties met ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd (export): aan de hand van boeken en bescheiden moet export kunnen worden aangetoond; een van de bewijsmiddelen kan zijn een door de douane afgetekende verkoopfactuur

Op het uitreiken van en onjuiste verkoopfactuur staat een boete van (maximaal) € 5.278. Deze kan per onjuist uitgereikte factuur worden opgelegd.

Conclusie

Het recht op aftrek van voorbelasting kan alleen te gelde gemaakt worden als het juiste inkoopfacturen betreft. Aanbevolen wordt als onderdeel van het proces dat uiteindelijk leidt tot fiattering van de betaling van een inkoopfactuur, een checklist of BTW protocol te doorlopen. Het werken met een protocol heeft voor de ondernemer diverse voordelen:

• Het protocol kan op maat worden gemaakt voor een ondernemer;

• De controle is een vast onderdeel van het fiatteringsproces;

• De controle kan op een efficiënte wijze plaatsvinden (kost weinig extra tijd). 

Carola van Vilsteren is oprichter en eigenaar van Van Vilsteren BTW advies, www.btwadvies.com. Zij adviseert op het gebied van btw. Werkzaamheden bestaan voor een deel uit het doorlichten van overheidsinstellingen en bedrijven op de aanwezigheid van risico’s, het uitvoeren van quick-scans en het schrijven van btw-handboeken op maat. Daarnaast schakelen veel accountants- en belastingadvieskantoren zonder eigen btw-specialist Van Vilsteren BTW advies in.