Samenwerken in plaats van tegenwerken

Een accountant zal mijns inziens namelijk op intern én extern gebied beter moeten samenwerken met de omgeving. Intern met de collega’s die “handig” zijn met geautomatiseerde (ICT) systemen. Medewerkers die de snel groeiende hoeveelheid data kunnen analyseren en koppelingen kunnen leggen tussen de benodigde aanbieders zijn erg waardevol. Extern zal een accountant beter moeten samenwerken met de klant. Hoewel…. dit laatste punt behoeft wat meer toelichting.

Afspiegeling van jezelf

De klant van de (MKB)-accountant is veelal een afspiegeling van de accountant zelf (dezelfde levensfase, leeftijdscategorie, ervaring, gelijke interesses, etc). Grofweg kun je de MKB-accountant en zijn MKB-klant opdelen in 3 groepen:

   1. 20 tot 35 jaar: “moderne” accountant / ondernemer

   2. 35 tot 50 jaar: ervaren gevestigde accountant / ondernemer

   3. 50 tot .. jaar: “traditionele” accountant / ondernemer

Ad. 1 Deze accountants en ondernemers zijn modern en werken met de nieuwste tools, devices, real-time en programmatuur. Zij zijn de hele dag online beschikbaar. De ondernemer “googlet” zijn vragen en legt de uitkomst eventueel voor aan zijn accountant / adviseur per mail of WhatsApp en verwacht snel antwoord. Eventueel kan er overlegd worden via Skype, FaceTime, Messenger of ander online medium. Bij voorkeur wordt alles op afstand geregeld en ondertekend indien nodig. De ideale ondernemer en accountant voor het Robotic tijdperk. Bij de accountant gelden vaste prijzen voor “producten”.

Ad. 2 Deze accountants en ondernemers volgen de markt. Zij lopen niet voorop maar zien de noodzaak om mee te gaan in de veranderende wereld. Deze groep ziet wat er gebeurt en probeert daar ook zo goed mogelijk in mee te gaan, maar wordt geremd. De inmiddels opgedane evraring is terug te zien in de “zo ging het voorheen ook altijd” instelling. De ondernemer stelt zijn vraag per mail en komt vervolgens op kantoor om de uitkomst met de accountant of adviseur te bespreken. De accountant kan nog veel met uurtje-factuurtje uit de voeten, maar zal veelal ook met prijsafspraken voor vaste dienstverlening werken. Het onbekende van de mogelijkheden van automatisering, Robot Accounting en andere mogelijkheden van samenwerking, creëert angst en een afstand om zich er in te verdiepen. Toch weten zij dat het anders kan én moet. Mogelijk is de kennis wel in huis, maar dit is zo’n “gedoe” om alles in te richten.

Ad. 3 Deze accountants en ondernemers “geloven” het allemaal wel. Zeker de kleinste MKB- accountant, administrateur en ondernemer werken op de voor hun meeste prettige manier. Traditioneel past het beste en het voelt het meest comfortabel. Bij de accountant of ondernemer die wat groter is, is er wellicht kennis in huis van personen in “groep 1 of 2”. Zij laten de digitalisering graag aan hen over. De accountant werkt het liefst de dossiers weg en overlegt met zijn klant: de ondernemer. De ondernemer op zijn beurt gaat graag langs bij zijn accountant en ziet hem als huisarts voor al zijn ondernemersvragen. Uurtje factuurtje werkt hier nog steeds prima en vooral veel op papier. Alleen als er een verplichting wordt opgelegd (publiceren, aangiften, etc.) zal er via geautomatiseerde systemen aangeleverd worden en zal de input veelal handmatig ingevoerd worden in een online omgeving.

Papieren documenten vs. continue beschikbaarheid

Natuurlijk is bovenstaande wat zwart-wit, maar ik hoop dat je het met me eens bent dat er een kern van waarheid in zit. Bij de vele accountants- en administratiekantoren die ik bezoek, ervaar ik deze “indeling”. Wat dat betekent voor de toekomst? Het zal nog zo’n tien jaar duren voordat groep 3 langzaam terugtreedt en er een nieuwe groep 3 ontstaat. De papieren en pdf stroom van documenten zal dus nog lang aanhouden.

Natuurlijk ontstaat er ook een nieuwe groep 1. Daar waar Robotic Accounting, API’s, webservices, etc. voor de leek nog lastig te implementeren zijn, zal naar verwachting over tien jaar de hele wereld middels een (betrouwbaarder) internet gekoppeld zijn. Data zal overal beschikbaar worden voor diegene die er eenvoudig toegang tot mag en kan krijgen. Geen ingewikkelde koppelingen, maar slechts met je vingerafdruk, irisscan, stem of  één persoonlijk inlog ID. Deze autorisatiemogelijkheid blijft bij de persoon (is dus niet bedrijfsgebonden) en is toepasbaar in alle geautomatiseerde (uitsluitend nog cloud) systemen.

In 2030 zou het mogelijk moeten zijn om voor het (klein) MKB op 1 januari de jaarrekening te ontvangen van je bank (als dat nog een bank is) inclusief een volledig digitaal dossier. Tevens zijn de overige verplichting (aangiften, publicaties, CBS, etc.) automatisch opgesteld en afgeleverd. Verder ontwikkelde systemen (zoals een Watson, Google, etc.) hebben de ondernemer al voorzien van de het juiste advies (gevraagd of ongevraagd).

Rol voor bedrijven als go2UBL

De komende 15 jaar zal er nog bijzonder veel papier zijn of een digitale versie hiervan (PDF). Ook hier geldt dat zolang e-facturatie niet verplicht is, de verzender van de factuur zijn eigen voorkeur hanteert. Op dit moment voor het MKB in Nederland nog 59% op papier, 38% in pdf en 3% in e-facturatie vorm.

Initiatieven als SimplerInvoicing en Peppol maken het mogelijk om in de e-facturatiewereld stappen te zetten voor de huidige “groep 1”. Toch is juist hier een rol weggelegd voor bedrijven zoals go2UBL, omdat deze groep er wel vanuit gaat dat het voor hun geregeld wordt.

Het is dus helemaal geen vraag óf je moet samenwerken, maar tegenwerken is zeker geen optie!

[Rob Tolstra is CEO en oprichter van go2UBL. Hij heeft 14 jaar in de accountancybranche gewerkt, waarvan 7 jaar als partner van een middelgroot MKB-kantoor. Met een sterke interesse in de mogelijkheden van ICT in combinatie met financieel administratieve processen heeft hij kennis opgedaan van een groot aantal softwarepakketten en scan-en-herken oplossingen. Met de visie dat dit laatste proces beter, eenvoudiger en goedkoper kan is hij go2UBL gestart.]