Robotic Process Automation (RPA): De stand van zaken

In de NextGen Finance podcast van Deloitte vertelt RPA-expert Kostas over de mogelijkheden van robotisering.

Omdat RPA naar verwachting een grote impact gaat hebben over hoe organisaties hun finance processen inrichten moet u hier als accountant goed van op de hoogte zijn. 

Om te beginnen gaat RPA niet over fysieke robots, maar om computers met software die 24/7 standaard processen kunnen uitvoeren. Het verschil met bijvoorbeeld Cognitive Computing is dat het bij RPA meer om back-office processen gaat en dus voor finance heel interessant is. Cognitive Computing richt zich meer op frontoffice activiteiten en interactie met mensen. 

AI (Artificial Intelligence) beschouwt Kostas als echt een grote stap verder dan RPA. “Bij AI komt ook analytics kijken. Slimme algortimes gaan dan op basis van feitelijk bewijs voorspellingen doen. RPA is de eerste stap in het optimaliseren van processen. Daarna volgt pas AI of mogelijk in de toekomst blockchain om processen volledig opnieuw in te richten.” 

De technologie is disruptief omdat het de manier verandert waarop mensen (samen)werken. “Een RPA-computer stuurt je e-mails, maar vraagt niet hoe het met je gaat. Daar moeten mensen echt aan wennen”, aldus Kostas. 

Om deze reden beschouwt de RPA-expert een big bang aanpak niet als goede optie. “Je wilt mensen meenemen en ze rustig de competenties bijbrengen in het werken met deze technologie. Veel mensen zijn bang door robots vervangen te worden. Dit is duidelijk niet het geval bij RPA. De belangrijkste reden om RPA in te voeren is om efficiënter te worden in het uitvoeren van processen. De terugverdientijd is slechts één jaar. Dat maakt het tot geschikte kandidaat om een fundering van je technologische landschap op te bouwen.”  

[avg-advertorial slug=”ontdek-de-nieuwe-wereld-van-blockchain”]

Een sector waar je veel RPA tegenkomt is de financiële sector. De reden is dat daar veel standaard werk gebeurt dat zich goed leent voor robotisering. Maar iedere sector heeft processen met veel herhalend werk die zich uitstekend voor RPA lenen. 

Hoe ga je om met fouten gemaakt door robotics? Immers, de programmering gebeurt nog altijd door mensen. Volgens Kostas voorkom je fouten door de programma’s te testen onder verschillende scenario’s en ze goed te blijven monitoren. “Bovendien wanneer uitzonderingen zich voordoen – en die gaan zich voordoen – zou de robot slim genoeg moeten zijn om de juiste persoon te informeren. Belangrijk is dus vooral om het uitzonderingen-management goed in te regelen en verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen. Dit is hetzelfde als bij ieder business-IT project.”

De belangrijkste kans in technologie ziet Kostas in digital finance, het inzetten van moderne technologie om de performance van een organisatie te verbeteren. “Dit gaat niet om alleen RPA of een andere technologie, maar om alles succesvol aan elkaar te knopen.”

De grootste bedreiging ziet hij in mensen niet of onvoldoende meenemen in deze digitalisering. “Finance is een vakgebied met veel handmatig, herhalend, transactioneel werk. Dat gaat nu veranderen. Logisch dat mensen daar onrustig van worden. Organisaties moeten hen hierin meenemen en ze helpen zich aan te passen aan deze nieuwe omgeving.”

Kortom, ga niet te snel, dat is het belangrijkste advies van Kostas aan organisaties. “Het is bij een RPA-project een must om de mensen aan boord te houden, anders wordt het niks. Doe je dat goed, dan biedt RPA een mooie kans om je processen flink te versnellen en de kwaliteit te verbeteren.