Robotic accounting: welke boekhoudpakketten ondersteunen dat echt?

Door Gerard Bottemanne

In meerdere media is afgelopen periode een artikel verschenen met als titel ‘Het snelste boekhoudpakket’. In eerste instantie werd ik enthousiast van de titel en was erg benieuwd naar de functies die waren getest, de inhoudelijke test set die is gebruikt en natuurlijk vooral in de gemeten doorlooptijd van de testen. Na verder lezen verdween mijn enthousiasme al snel als sneeuw voor de zon. Er werd alleen aangegeven of softwarepakketten bepaalde functies hadden en daar werd dan een score aan toegekend. Een daadwerkelijke test heeft volgens mij niet plaatsgevonden. Uiteraard heb ik dat laatste nog even nagevraagd, echter zonder antwoord. Het lijkt dus op een GP zonder daadwerkelijk te rijden, laat staan de finish te halen.

Vanuit onderzoeksbureau GBNED maken we ook regelmatig artikelen met lijstjes op basis van antwoorden van softwareleveranciers. Dat geeft globaal inzicht in de mogelijkheden die geboden worden in de markt en de stand van zaken over bepaalde ontwikkelingen. Maar als we daadwerkelijk de aanwezigheid van bepaalde functies willen toetsen, de werking daarvan of zoals hiervoor ‘de snelheid van een boekhoudpakket’ dan zijn ingevulde lijstjes door softwareleveranciers niet afdoende volgens ons.

Uitdaging
Wij hebben nu het initiatief genomen te onderzoeken welke boekhoudpakketten bepaalde functies op het gebied van Robotic accounting (automatisch boekhouden, no hands accounting en andere termen die duiden op robotic accounting) daadwerkelijk ondersteunen. Daartoe zijn de volgende inmiddels welbekende functies in beeld gebracht:

• Aanmaken en verzenden van factuur in UBL;
• Ontvangen en verwerken van factuur in UBL;
• Automatisch aanmaken van nieuwe leverancier op basis van via UBL ontvangen factuur;
• Verwerken van een (kassa)bon via een smartphone in de boekhouding;
• Elektronische BTW aangifte indienen bij de Belastingdienst via boekhoudsoftware;
• Elektronische ICP-opgave indienen bij de Belastingdienst via boekhoudsoftware;
• Een relatie real-time opzoeken en overnemen vanuit de KvK-database;

Als ‘kers op de taart’ van Robotic accounting moet dan vanuit de boekhouding voor zzp’ers automatisch de ‘winstaangifte’ terecht komen in fiscale aangiftesoftware (IB-winst). En vanuit de boekhouding voor ondernemers in de categorie micro en klein MKB de jaarrekening elektronisch direct vanuit de boekhoudsoftware gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel en/of via fiscale aangiftesoftware (VPB) elektronisch aangeleverd worden om via die weg ingediend te worden bij de Kamer van Koophandel.

[avg-advertorial slug=”ontmoet-finance-professionals-tijdens-inspirerende-events”]

Steeds meer leveranciers van fiscale aangiftesoftware hebben het namelijk voor administratie- en belastingadvieskantoren mogelijk gemaakt om ook elektronisch de jaarrekening bij de KvK in dienen.

Opzet van de uitdaging
1. Allereerst wordt het aan leveranciers van boekhoudsoftware zelf over gelaten of ze mee willen doen aan dit onderzoek. Als een leverancier op voorhand al vindt dat hij of zij niet kan voldoen aan, laten we zeggen 6 van de 7 genoemde punten (dus nog even afgezien van de ‘kers op de taart’, dan begrijpen we dat natuurlijk.
   
2. Leveranciers die aangeven mee te willen doen wordt allereerst gevraagd om:
Een eenvoudige *) UBL-factuur te sturen, zodat deze vervolgens door gestuurd kan worden aan minimaal twee andere deelnemende leveranciers om die factuur in te lezen en te verwerken in hun boekhoudsoftware ter controle. Van dat laatste moet dan het resultaat op basis van screendumps beschikbaar gesteld worden.

*) Eenvoudige UBL-factuur: een binnenlandse factuur met één factuurregel in Euro met 21% BTW (dus zonder korting, etc.). Op basis van SI-UBL 1.0, SI-UBL 1.1 of EN-16931.

3. Als betreffende UBL-factuur onverhoopt niet goed is wordt dat terug gemeld en krijgt betreffende leverancier een week de tijd om de factuur alsnog in orde te maken en in te sturen. Als de factuur dan wederom niet verwerkt kan worden valt betreffende leverancier af.
  
Vervolgens wordt een afspraak gemaakt met betreffende leveranciers om op bepaalde dagen in september 2018 (op een centraal gelegen locatie) een live demonstratie te geven van bovenstaande punten. En leveranciers kunnen dan desgewenst andere functionaliteit op het gebied van Robotic accounting tonen. 

Als input worden door Onderzoeksbureau GBNED, op het moment van de demonstratie, een of twee kassabonnen meegenomen (om via een Smartphone te laten verwerken in de boekhouding) en een UBL-factuur (op basis van EN-16931), bestaande uit meerdere regels, BTW-percentages en korting/toeslag. Deze factuur zal in belangrijke mate overeen komen met onze referentiefactuur 20170102 vanuit de UBL Ketentest. We zullen alleen de afzender aanpassen, zodat deze (nog) niet bekend is in betreffende administratie, evenals de inhoud van de factuurregels.

De beoordeling van de presentatie zal plaatsvinden door minimaal 2 personen.

Het resultaat
De resultaten worden door ons verwoord in een verslag, waarin duidelijk is welke functies ondersteund worden met een beoordeling daarover. Dit verslag zal deel uitmaken van een publicatie die (na afloop van het onderzoek) door iedereen is op te vragen na 31 oktober 2018. Tijdens het ICT Accountancy jaarcongres op woensdag 31 oktober 2018 worden de resultaten van het onderzoek mondeling toegelicht.

En om er dan toch enigszins een wedstrijdelementje aan te verbinden worden de drie leveranciers met de meeste functionaliteit op het gebied van robotic accounting (met als basis de eerder genoemde robotic accounting functionaliteit) uitgenodigd om tijdens het genoemde jaarcongres een korte live demonstratie te verzorgen van hun kunnen op het gebied van robotic accounting.

Aanmelden
Welke leveranciers van boekhoudsoftware gaan de uitdaging aan?
Aanmelden voor deelname door leveranciers van boekhoudsoftware is mogelijk tot 5 september 2018 door een mail te sturen aan gerard@gbned.nl o.v.v. ‘deelname test Robotic accounting’.