Rob Storm, Adminaut: “Makkelijker klanten bedienen met zuivere informatie”

Financieel expert Rob Storm van Adminaut zet moderne software in om klanten optimaal te helpen. Om geld te besparen, te verdienen, of risico’s te vermijden. “Noem het de zorgplicht van de accountant.”

Bij Adminaut zitten de administratie en belastingaangiften in het abonnement inbegrepen. Toegevoegde waarde levert het kantoor middels advies en analyses. “We zijn gespecialiseerd in start-ups en mkb-ondernemerschap. We kijken mee met de ondernemer en dragen opties aan voor beslissingen.” 

Aan het woord is Rob Storm van advieskantoor Adminaut, partner van de mkb-ondernemer in goede en slechte tijden. Rob Storm heeft een achtergrond in ICT en administratie en werkte als credit controller en hoofd administratie bij verschillende bedrijven. In 1987 begon hij voor zichzelf. Het bleef lang een eenmanszaak en in 2004 werd Adminaut een BV. Inmiddels heeft hij twee partners en een aantal parttimers om de kwartaaldrukte op te vangen. Wat zijn onderneming speciaal maakt zijn snelheid en expertise. “We hebben 35 jaar ervaring en een groot netwerk om ons heen verzameld”, aldus de financieel specialist. “We beantwoorden vragen van onze klanten binnen 48 uur. Dat is in deze branche heel snel.”

Het kantoor werkte lange tijd softwarepakket Mamut van Visma. Inmiddels zijn ze overgestapt naar Visma eAccounting Accountancy en daardoor 100% digitaal. “Een klant kan nog wel aankomen met een schoenendoos, maar dan scannen we de hele boel. We werken niet meer met papier.” De overstap naar Visma bevalt Storm heel goed. Op één scherm ziet de ondernemer precies waar hij mee bezig is. Het dashboard is heel simpel ingericht met slechts zes items (dashboard, verkoop, inkoop, kas-bank, boekhouding en instellingen). De interface is heel gebruiksvriendelijk, alles zit erin. De financieel specialist kan indien nodig doorzoomen naar detailinformatie. “Dat het een cloudoplossing is en je dus overal via internet toegang hebt tot je adminstratie, zien veel ondernemers ook echt als een, zegt Storm

Adminaut maakt ook gebruik van de practicemanagementfunctionaliteit van Visma eAccounting Accountancy, een tool ontworpen om grip te krijgen op de workload op kantoor. “Vroeger hield je alles in een Excel-sheet bij”, memoreert Storm. “Nu richt je één keer je systeem goed in en je hebt alles per klant goed vastgelegd. Inclusief het historische overzicht van alle werkzaamheden, zodat je weet of je nog additionele werkzaamheden moet factureren.” Zaken vergeten behoort daarmee tot het verleden, zegt Storm. Vroeger moest je alles onthouden, bijvoorbeeld wanneer verschillende belastingaangiften moeten plaatsvinden. Nu doet het systeem dat voor de financieel expert. “Als een klant belt met een vraag, maak ik meteen een notitie op mijn smartphone en koppelt de software dit aan het juiste klantenaccount. Zo blijven deze belangrijke zaken op je netvlies staan. Het systeem toont dagelijks welke zaken je moet opvolgen. En je ziet ook of je voldoende resources hebt om het werk aan te kunnen per periode.” 

Brede scope
Op adviesgebied zijn de experts van Adminaut van vele markten thuis. “We hebben veel ervaring met contracten. Zo zien we bijvoorbeeld dat zzp’ers en kleine mkb’ers vaak worden uitgeknepen, bijvoorbeeld door energieleveranciers. Daar helpen wij ze mee. Kostenbesparing is de naam van het spel.” Voor de grotere klanten draaien de ‘Adminauten’ risico-analyses. “Als het binnen normale risico’s van ondernemerschap valt, adviseren wij zelf. Anders wordt het een advocaat uit ons netwerk.” 

Voor de meeste klanten hanteert Adminaut een abonnementsmodel. Daarin zit standaard de administratie, btw-aangifte, loonbelasting en vennootschaps- en winstbelasting. “We doen alle belastingaangiften voor onze klanten. Daar willen ondernemers zich liever niet mee bezig houden. Wij houden alle fiscale wijzigingen bij en verwerken die in de boekhouding voor ze.” 
Ook zitten in Visma eAccounting basisrapportages zodat de belangrijkste stuurinformatie voorhanden is. De software helpt Storm klanten makkelijker te bedienen met zuivere informatie. Even een reminder bij de actuals versturen is zo gebeurd. “Let op, deze maand wordt het vakantiegeld betaald en volgende maand volgt de loonbelasting daarop. Met dat soort reminders kun je klanten helpen sturen”, zegt Storm. “En ondernemers pakken het zelf ook makkelijker op wanneer je ze goede overzichten verschaft. Met onze software lukt dat heel goed.” 

Nu de software het ‘standaardwerk’ sterk heeft vergemakkelijkt, kunnen Storm en zijn collega’s zich focussen op het leveren van toegevoegde waarde middels adviesgesprekken. “De intake is gratis”, vertelt hij. “Dan doen we een check-up. Dat is een lijst van vier A4’tjes met alle zaken die van belang kunnen zijn. Als we daar doorheen zijn, doen we aanbevelingen en mogelijk een voorstel om de klant verder te helpen.” Een proactieve houding kenmerkt Storm en zijn partners. Dat mag je ook verwachten van een modern accountants- of administratiekantoor. Evenals veel kennis en een groot netwerk.”

Als oud-credit controller, zit Storm ook bovenop het debiteurenbeheer. “Ook daar zitten risico’s voor de mkb’er, zoals leveren op krediet. Gelukkig zit debiteurenmanagement al standaard in de Visma-software. Daarmee is het sturen van herinneringen met een druk op de knop gebeurd. Er is ook de optie een laatste herinnering te sturen; ‘als er nu niet betaald wordt, volgt juridische actie’. Dat is ideaal voor ondernemers. Zij hebben geen tijd om na te bellen, maar het is wel cruciaal dat hun debiteurensaldo niet te hoog oploopt. Wij blijven scherp op de betalingsrisico’s die ze niet kunnen dragen. Liquiditeitsproblematiek blijft de belangrijkste oorzaak van faillissementen in het mkb.”

Standaard heeft Storm twee keer per jaar een gesprek met zijn klanten over wat er speelt. “Dat is nodig om het net op te halen”, vertelt hij. “Idealiter komen ze bij jou als er iets speelt, maar dat lukt nog niet altijd. Laatst had een klant een e-mail van het CBS weggegooid waarin stond dat hij een flinke boete zou krijgen als hij bepaalde informatie niet zou aanleveren. Hij dacht dat het spam was! We proberen onze klanten steeds duidelijk te maken dat ze aan de bel moeten trekken als er wat is. Als we een tijdje met ze samenwerken, komt dat gelukkig wel.”  

Echt toegevoegde waarde leveren vraagt om de juiste mensen in je kantoor. Maar ook Storm voelt de schaarste op de arbeidsmarkt voor accountants. Zijn strategie is gericht op kennis van medewerkers binnen het kantoor, voor de lange termijn. Zodat zij beschikken over de juiste combinatie van kennis en vaardigheden. “Kennis is macht en dat blijft zo”, besluit hij.