Roadmap voor succes – Deel 3: Workflow

Onderhandenwerk/Debiteuren

Het doel is om een zo laag mogelijk onderhandenwerk en debiteurensaldo te realiseren en te houden. En zoals accountants weten betekent winst lage debiteuren en onderhandenwerk staat garant voor een goede cashflow. Het aantal onderhandenwerkdagen plus debiteurendagen wordt lock up genoemd en bedraagt idealiter 40 dagen of minder.

Productiviteit/gemiddelde omzet per uur (GOPU)

Traditionele kantoren zijn teveel gericht op gedeclareerde uren als maatstaf voor productiviteit en dit is fout als hier de nadruk op ligt. Dit betekent dat hoe hoger de productiviteit is, des te langzamer het werk gaat. Gemiddelde omzet per uur zou juist moeten toenemen. Het is de uitkomst van hoeveel er gefactureerd wordt en hoe efficiënt een kantoor is. Een kantoor dat productiviteit van 75% realiseert presteert goed en de doelstelling moet zijn een GOPU van minimaal 200 euro per uur. Let wel: dat is dus niet het uurtarief. Want met Value Based Pricing wordt dat niet gehanteerd.

Bijschrijvingen

Een gemiddeld kantoor schrijft alleen uren af. Dit is feitelijk een korting voor facturatie. Stel dat u dit in de administratie van uw cliënt aantreft. Wat adviseert u dan? Doe er iets aan, dit is verspilling. Prijs de opdracht vooraf, budgetteer de uren en werk zo efficiënt mogelijk. Op deze manier worden bijschrijvingen gerealiseerd. Dat is dus iets anders dan met een vork schrijven!

Systemen/Technologie

Alles moet digitaal, niets meer op papier. Alle softwaresystemen moeten in de cloud. Hedendaagse technologie maakt het mogelijk om alles met een mobile device te benaderen. Hoe goed functioneert uw systeem? Goed gereedschap is het halve werk. Toch zijn er nog kantoren die DOS-programma’s gebruiken. Ja echt, die bestaan. Penny wise, pound foolish.

Prijs vooraf

Op basis van ervaring weet je wat een job waard is. Prijs daarom het werk vooraf en communiceer dit naar de klant. Dat heet fatsoen. Stuur de klant een email of een brief waarin je vertelt wat je gaat doen en wat het kost. En laat de klant hier voor tekenen. Als de aard van de werkzaamheden verandert, koppel dit dan terug. Als je het werk vooraf prijst en op tijd oplevert, associeert de cliënt dit direct dat je super efficiënt bent. Ieder project, groot en klein, moet vooraf geprijsd worden.

Beleid en proces

Iedere vennoot moet realiseren dat het zijn zaak is, niet die van het personeel of de cliënt. Met zijn naam op de gevel, met zijn verplichtingen en zorgen. De vennoot draagt de risico’s. Dat betekent dat hij ook de regels mag opstellen. Dus als vooraf betalen het beleid is, ga daar dan ook voor. Als gekozen is om pas met het werk te beginnen als alle informatie binnen is, doe dat dan ook. U bepaalt de regels in eigen huis.

Efficiency model

De meeste accountants zijn te technisch bezig. Is het echt nodig om een 20 pagina’s omvattende checklist of werkprogramma in te vullen? Als een accountant gericht is op tijdschrijven, dan is het logisch om zoveel tijd hieraan te besteden. Maar dat is niet in het belang van de cliënten. Zij draaien hiervoor op. Nogmaals: prijs de job vooraf en probeer tijdverlies te voorkomen door geen onnodige dingen te doen.

[Door: Marcel Spoelstra RA, partner bij accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Landelijk winnaar Accountancy Awards 2015. http://www.marcelspoelstra.nl/]

Lees ook:

• Elf suggesties voor een succesvol accountantsjaar
• Roadmap voor succes – Deel 1: cliënten
• Roadmap voor succes – Deel 2: Omzet