RGS toegepast: drie praktijkvoorbeelden

Accountants- en administratiekantoren kunnen RGS-labels nu automatisch koppelen aan grootboekrekeningen. Ook enkele managementdashboards werken door RGS nog sneller en maken bredere bedrijfsvergelijkingen mogelijk. Steeds meer accountants ervaren hierdoor de toegevoegde waarde van het gebruik van een standaard grootboekrekeningschema. De volgende toepassingen laten zien dat RGS doet waarvoor het bedoeld is.

Automatisch koppelen van kantoor-grootboekrekeningschema aan RGS
Sommige accountants- en administratiekantoren hebben een enorme diversiteit in de administraties die worden gevoerd. Hierdoor kan de implementatie van RGS arbeidsintensief zijn. Om de implementatie te vergemakkelijken heeft Analys.io de RGS LabelMaker ontwikkeld. Deze oplossing bestaat onder andere uit een zoekalgoritme voor het toekennen van RGS-labels aan grootboekrekeningen. De applicatie kan tot 250 rekeningschema’s tegelijk van een RGS-label worden voorzien. Als de applicatie de labeling heeft uitgevoerd, kunnen kantoren de labels beoordelen en valideren. De applicatie zorgt ervoor dat gevalideerde labels worden toegekend bij alle klanten. Zo hoeven unieke rekeningen maar één keer te worden beoordeeld. De gevalideerde labels worden door de applicatie vervolgens geautomatiseerd geüpload naar het administratiepakket.
Joris Joppe van Analys.io: "Accountants- en administratiekantoren hebben veel baat bij deze aanpak, voornamelijk omdat het een stuk sneller is dan de beschikbare alternatieven. Het stelt ze in staat om de RGS implementatie projectmatig en schaalbaar aan te pakken."

Management dashboards op basis van RGS
Comandi, aanbieder van management dashboards, heeft in samenwerking met ExactOnline en Analys.io een implementatie ontwikkeld voor RGS. Zodra in de bronadministratie een RGS-label is toegekend aan de grootboekrekeningen, worden deze automatisch opgepakt door Comandi. Het activeren en inrichten van dashboards is daardoor nog sneller geworden. In plaats van een handmatige bewerking, wordt de mapping nu volledig automatisch verricht. Dit bespaart gemiddeld 15 tot 30 minuten per klant.
Dewi Vermeulen van Comandi: "Bijkomend voordeel is dat het nu ook mogelijk wordt om cijfers van verschillende bedrijven op basis van de RGS-classificatie onderling te vergelijken, waardoor snel en betrouwbare benchmarking mogelijk is binnen de dashboards en rapportages van Comandi."

Visionplanner, eveneens aanbieder van management dashboards, heeft de interne codes gekoppeld aan RGS. Visionplanner koppelt altijd op de financiële administratie. Arjan van Beek van Visionplanner: “We worden vaak gevraagd hoe dit werkt en steevast komt dan ook de vraag op hoeveel tijd het koppelen kost. Het kostte al weinig tijd, maar zodra RGS is geïmplementeerd in de rubriekenstructuur, kost het geen tijd meer. Gebruikers hoeven alleen toegang tot de administratie in Visionplanner te organiseren en de rest verloopt vanzelf.”

Visionplanner werkt er aan om RGS bij zoveel mogelijk gekoppelde boekhoudpakketten te ondersteunen. Nu is het alleen mogelijk als de gebruiker RGS heeft ingericht in ExactOnline en Twinfield.

(Bron: Referentie GrootboekSchema)