Rechten en plichten bij een boekenonderzoek

Door Niels Kolste

Het  kan gaan om een onderzoek over een bepaalde periode of om controle van onderdelen van de  aangiften en administratie. Naast het gewone boekenonderzoek kan de belastingdienst ook een zogenaamd derdenonderzoek  houden. Dan wordt geen onderzoek gedaan naar gegevens die voor de belastingheffing van de  persoon of vennootschap waar het onderzoek wordt gehouden van belang zijn maar voor de  belastingheffing bij een ander.  

Rechten en plichten tijdens het boekenonderzoek 
In het kader van een boekenonderzoek is een ondernemer verplicht mee te werken aan de controle en moeten de gevraagde gegevens worden verstrekt aan de belastingdienst. Die gegevens moeten wel relevant kunnen zijn voor de heffing van belasting. Als dat niet het geval is dan hoeft de  informatie niet verstrekt te worden. Mocht de belastingdienst daar anders over denken dan kan de  inspecteur een informatiebeschikking afgeven.  

In de regel wordt een boekenonderzoek aangekondigd per brief. Daarin wordt de reikwijdte van het  onderzoek aangegeven. Vermeld wordt om welke belastingen het gaat – bijvoorbeeld loonbelasting, omzetbelasting en vennootschapsbelasting – en de periode waarover het onderzoek zich uitstrekt.  

De inspecteur kan de reikwijdte van het onderzoek uitbreiden als hij van mening is dat daar aanleiding voor bestaat. Die aanleiding moet dan wel enigszins concreet zijn. Als de inspecteur tot verder snuffelen besluit alleen maar om iets te vinden, zal dat worden aangemerkt als een ‘fishing expedition’ en dat is niet toegestaan. 

Het uitbreiden van het onderzoek zonder concrete aanleiding  kan ook, als disproportioneel handelen door de inspecteur, een schending van het evenredigheidsbeginsel als beginsel van behoorlijk bestuur opleveren. Tijdens een boekenonderzoek is de inspecteur verplicht ook de overige beginselen van behoorlijk bestuur in acht te nemen. Zo kan de belastingplichtige op grond van het vertrouwensbeginsel ervan uitgaan dat hij de inspecteur kan houden aan uitlatingen die deze doet bij het onderzoek. 

Het beginsel van fair play verplicht s de  inspecteur niet vooringenomen te handelen. Ook op grond van laatstgenoemd beginsel moet de inspecteur informatie die aanleiding was om het boekenonderzoek te starten, aan de belastingplichtige openbaren. 

Praktische tips voor het boekenonderzoek 
Het is belangrijk om te na te gaan waar het onderzoek betrekking op heeft en welke informatie de inspecteur zoekt. Het is namelijk verstandig om die informatie zelf op te zoeken en bij de aanvang van het onderzoek klaar te hebben liggen. Zoeken leidt tot vinden en dit bespaart de inspecteur veel zoekwerk. Het zelf de verlangde informatie verzamelen stelt je bovendien in de gelegenheid om materiaal af te zonderen waarin de inspecteur geïnteresseerd zal zijn, maar dat niet aan hem ter beschikking hoeft te worden gesteld. Het gaat dan bijvoorbeeld om correspondentie met verschoningsgerechtigden, zoals advocaten en notarissen. 

Ook belastingadvies hoeft op grond van de eerder aangehaalde beginselen van behoorlijk bestuur niet aan de inspecteur ter beschikking te worden gesteld. Leg de zelf verzamelde informatie in een aparte kamer. Dit kan op het bedrijf zijn maar ook bij de boekhouder als met de inspecteur is afgesproken dat het onderzoek bij de boekhouder plaats kan vinden. De inspecteur kan dan rustig werken en hij neemt op die manier niet per ongeluk kennis van  informatie die niet ter inzage hoeft te worden gegeven.  

Het is voor beide partijen fijn om de sfeer goed te houden tijdens het onderzoek. Het is bijvoorbeeld  goed om te beginnen met een inleidend praatje en samen met de inspecteur een kopje koffie te drinken. Hiernaast is het handig als de inspecteur een vast contact heeft om vragen aan te stellen. Bij voorkeur beantwoordt deze persoon de vragen van de inspecteur. Dat voorkomt ruis op de lijn. Mocht de inspecteur vragen hebben dan kunnen die het beste kort en bondig beantwoord worden. Als de gevraagde informatie niet direct beschikbaar is of het antwoord op een vraag niet onmiddellijk kan worden gegeven, zeg dat dan gewoon en spreek een termijn af om het gewenste alsnog te leveren. Ga in ieder geval niet gissen of liegen.  

Heeft de inspecteur het onderzoek afgerond, dan is het goed om met hem af te spreken hoe en wanneer hij zijn bevindingen terug zal koppelen. In de regel zal er eerst een conceptrapport worden opgesteld waarop gereageerd kan worden. Neem dit concept -samen met de adviseur- goed door en zet eventuele onjuistheden recht. Vervolgens zal er een definitief rapport komen. Naar aanleiding daarvan kunnen naheffings- en navorderingsaanslagen worden opgelegd. Bent u het daarmee niet eens dan kunt u bezwaar maken en vervolgens in beroep gaan bij de rechter. 

Als het onderzoek minder gezellig wordt 
De meeste boekenonderzoeken verlopen in goede harmonie en worden afgerond zonder of met beperkte correctievoorstellen. Het kan ook gebeuren dat een boekenonderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van informatie over fraude of dat gedurende het onderzoek fraude aan het licht komt. Wees alert op tekenen die wijzen op een fraudevermoeden bij de inspecteur. 

Zo’n fraudesignaal is bijvoorbeeld dat de inspecteur tijdens het boekenonderzoek veel belang hecht aan bepaalde transacties. Een ander signaal is dat er ook onderzoeken worden gedaan bij derden, bijvoorbeeld  leveranciers. Tot slot is een indicator dat de inspecteur vraagt wie bepaalde posten in de aangifte/administratie heeft verwerkt en waarom dit zo is gedaan. Dergelijke vragen zien in de regel niet op de heffing en hoeven dan ook niet beantwoord te worden.  

Als er dergelijke signalen en/of vragen zijn dan is het verstandig om contact op te nemen met uw adviseur of een fiscaal advocaat om de verdere strategie te bespreken. De kans is namelijk groot dat in dergelijke gevallen aanslagen met (vergrijp-)boetes zullen volgen. Ook is het mogelijk dat al wordt gewerkt aan een strafrechtelijk onderzoek waarbij ook een bezoek van de FIOD niet is uit te sluiten.  

In de praktijk blijkt dat bij fraudevermoedens de op te leggen aanslagen vaak persoonlijk worden uitgereikt en vervolgens versneld worden ingevorderd. In de regel leidt dit ertoe dat beslagen  worden gelegd en de bedrijfsactiviteiten stil komen te liggen. Zoals gezegd zijn dit de uitzonderingen, maar het is gezien de verstrekkende gevolgen goed om hier  alert op te blijven. Helaas kan ook goedwillende ondernemers iets dergelijks overkomen. Een  gewaarschuwd ondernemer telt dan ook voor twee!

Niels Kolste is advocaat-belastingkunde bij Jaeger Advocaten