Q&A Accountancy Expo: Softmaat

Softmaat is een B2B-webshopspecialist die sterk is in koppelingen en maatwerk. Bezoek de stand van Softmaat tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020.

Zes vragen aan Henk van de Ven, DGA en verantwoordelijke voor de commerciële activiteiten van Softmaat:

1. Wat houdt jou bezig bij Softmaat?

Als oprichter van Softmaat Online Solutions houd ik mij bezig met het dagelijkse klantencontact. Dat houdt in: praten over de wensen en vereisten van toepassingen, en over hoe we onze klanten kunnen helpen om eenvoudiger, sneller en commerciëler te werken.

In 1998 is het moederbedrijf van Softmaat opgericht en sinds die tijd denken wij mee met onze klanten over de vraag: hoe nu verder? Hierbij speelt mijn internationale ervaring een belangrijke rol. Die heeft betrekking op productie en handel, in de groothandel om precies te zijn.

2. Welke belangrijke trends zien jullie in de accountancy of bij administratiekantoren?

Een belangrijke trend is dat er een verschuiving plaatsvindt van software op locatie naar software in de cloud.

Voortaan kun je vanaf elke werkplek inloggen om je taken te verrichten. Dan hebben we het zowel over de accountancy en administratiekantoren als over hun klanten. Daarbij verwerken deze klanten de bekende ‘schoenendoos’ steeds meer rechtstreeks in hun boekhoudpakket.

Deze trend zorgt voor een taakverschuiving in de accountancy en bij administratiekantoren. Voor de klant betekent het dat hij hoofdzakelijk werkt in het online pakket van zijn financiële kantoor.

Het voordeel voor de klant is dat hij sneller over accurate informatie beschikt. En voor de accountant of administrateur begint hier ook zijn echte job, namelijk advies geven.

3. Hoe speelt Softmaat hierop in?

Softmaat maakt webgebaseerde oplossingen. Deze oplossingen zijn gekoppeld aan het gebruikte ERP-pakket. Bijvoorbeeld:

• Exact Online
• Exact Globe
• Unit4 Multivers
• Unit4 Multivers Groothandel (voorheen Unit4 Multivers Extended of Unit4 Wholesale)
• Cash Software
• SnelStart
• MS Dynamics NAV
• MS Dynamics 365

Softmaat werkt continu aan koppelingen met andere pakketten. Denk aan WooCommerce of kassasystemen. Daarnaast zijn koppelingen mogelijk met diverse branchegerichte ERP-pakketten en artikelbeheerplatformen.

Deze koppelingen zijn geheel ontworpen door Softmaat. Daardoor kunnen wij als bouwer ook simpel maatwerktoepassingen leveren. Verder brengen wij periodiek nieuwe updates uit en garanderen we dat de koppelingen met het ERP-pakket bijblijven.

[avg-advertorial slug=”alle-accountancy-softwareleveranciers-onder-een-dak”] 

4. Van welke (technologische) mogelijkheden maken kantoren volgens jou nog te weinig gebruik? Waar laten kantoren waarde liggen?

We weten niet precies of kantoren te weinig gebruikmaken van bepaalde technologieën. Dit zal afhangen van het kantoor.

Het is ons wel duidelijk dat klanten op zoek zijn naar nieuwe technologieën. Ook weten we dat klanten onvoldoende op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Kennis daarover zoeken zij juist speciaal bij hun accountant of administrateur. Dus …

5. Heb je voorbeelden uit de praktijk en van de resultaten die de inzet van jullie product of dienst heeft opgeleverd?

Ja, ik geef twee voorbeelden:

BaS WebShop als online BaS WEBportal (maatwerktoepassing)

Een van onze klanten heeft meerdere parkeergarages. De BaS WebShop gebruikt hij als BaS WEBportal. Daarbij is een abonnementensysteem gekoppeld aan een parkeerkaartensysteem.

Met een druk op de knop staan de volgende documenten klaar:

• besteloverzichten
• facturen
• verlengingen
• naverrekeningen

Deze documenten zijn dus meteen inzichtelijk en klaar voor verdere verwerking.

De controle vindt plaats via uitgebreide standaardrapportages en maatwerkrapportages. Daarna boekt het systeem de (abonnementen)facturen direct en automatisch in. Dat gebeurt in meerdere periodes in de administratie.

Voor de accountancycontrole houdt het systeem aanvullend logs bij. Deze klant heeft er namelijk voor gekozen om producten en prijzen direct in de BaS WebShop aan te passen.

BaS WebShop gekoppeld aan meerdere administraties

Een andere klant heeft een BaS WebShop die is gekoppeld aan vijf administraties. De eerste boeking van de verkooporder vindt plaats in de hoofdadministratie. Hieruit volgen een pakbon en een factuur.

Vanuit de BaS WebShop boekt het systeem daarna periodiek een omzetcorrectie naar de betreffende administratie. Dat gebeurt op basis van een klantkenmerk, zodat de financiële cijfers terechtkomen in het aangewezen verkoopboek in de ERP-administratie. De omzetoverboeking is dus automatisch geregeld.

Een andere praktijksituatie is die van een leverancier van levensmiddelen. Deze levert naast voeding ook alcoholische dranken. Hier is het mogelijk om direct de verkooporder te splitsen in een orderinlezing in meerdere administraties. Dat gebeurt op basis van het klantnummer of artikelnummer.

Dit is handig als je vanuit meerdere bedrijven levert en factureert aan dezelfde klant. Denk aan een groothandel in levensmiddelen die de alcoholische dranken vanuit België levert.

Resultaat

In beide voorbeelden zijn snelheid, efficiëntie en minder handmatig werk het resultaat. Door informatieoverdracht en boekingen automatisch te verrichten, hoef je namelijk minder met de hand te doen. Ook verkleint dit de kans op fouten.

Dit levert uiteindelijk het volgende op:

• reductie van de foutenmarge door eenduidige informatiestromen
• snel inzicht in omzet en cijfers
• koppelingen met de kassa en het boekhoudpakket (eenduidige informatie)

6. Welke innovaties in jullie product komen er dit jaar? Zijn die te zien tijdens Accountancy Expo?

We werken aan heel veel innovaties. Die ontstaan door de vragen van onze klanten.

Een voorbeeld van een innovatie is ons interne bestelsysteem. Daarbij vervult de BaS WebShop de interne orderinvoer, dus voor de eigen medewerkers. Dat is handig als de administratie niet toereikend is om de gewenste orderinvoer en eventuele logistiek gemakkelijk te verwerken.

Andere innovaties hebben betrekking op:

• de doorboeking van facturen via XML, UBL2 en andere speciale formaten voor software van derden
• scanners, zoals handtekeningscanners
• de verdere automatisering van de inkoop bij leveranciers
• de uitbreiding van koppelingen met marktplaatsen als Amazon en Bol.com

Ook op dit gebied zal de accountant of administrateur meer ondersteuning gaan leveren aan de klant. Alles wat van interesse is voor de klant en is uitgeleverd, tonen we tijdens Accountancy Expo.