Q&A Accountancy Expo: ILGE Subscription Management

ILGE Subscription Management biedt op elk moment toegang tot de volledige en meest actuele (vak)informatie. Bezoek de stand van ILGE tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020.

Zes vragen aan Johan Dortmans van ILGE:

1. Wat houdt je bezig bij ILGE Subscription Management?

Voor de klanten van ILGE is het van groot belang dat alle medewerkers op elk moment toegang hebben tot de volledige en meest actuele (vak)informatie. Of dat nu online toegang betreft tot de International Tax Review of de bezorging van het Financieele Dagblad.

Wat is onze rol hierin? Wij zorgen ervoor dat dit hele proces zo soepel verloopt dat niemand in je organisatie zich er verder mee bezig hoeft te houden. De informatie ‘is er gewoon’; abonnementen worden tijdig verlengd, facturen worden betaald en verzameld en boeken bij de juiste persoon afgeleverd.

2. Welke belangrijke trends zien jullie in de accountancy of bij administratiekantoren?

Het informatiecentrum en de bedrijfsbibliotheek verdwijnen, en daarmee ook vaak de informatiespecialist. Informatie moet snel en eenvoudig beschikbaar zijn. We zijn, mede door Google, gewend geraakt aan een directe lijst en resultaten door het invoeren van een simpele zoekopdracht.

Maar juist specifieke vakliteratuur is alleen toegankelijk in abonnementsvorm of verstopt achter een licentiemodel en dus niet zomaar te vinden. Het is voor medewerkers dus vaak niet duidelijk waar zij met hun vragen terechtkunnen. Of zij gaan zelf ‘shoppen’, met extra administratie en een wildgroei aan abonnementen tot gevolg.

3. Hoe speelt ILGE hierop in?

ILGE biedt een overzicht van A tot Z aan. Daarin kunnen je medewerkers eenvoudig zoeken naar een specifiek artikel of onderwerp. Wat zij dan te zien krijgen en kunnen raadplegen, zijn alle inhouse-abonnementen en boeken die corresponderen met de betreffende zoekopdracht. Zo stappen wij eigenlijk in de rol van bedrijfsbibliothecaris.

De ILGE Portal, het online abonnementensysteem dat wij in eigen beheer hebben ontwikkeld, biedt ons de technische mogelijkheden om dit op afstand te doen. Elke vraag of bestelling kunnen wij direct en een-op-een beantwoorden via het chatmenu, waarbij we live in je collectie kunnen meekijken.

4. Van welke (technologische) mogelijkheden maken kantoren volgens jou nog te weinig gebruik? Waar laten kantoren waarde liggen?

Kantoren laten waarde liggen op het gebied van systeemintegratie en koppelingen. Wij zetten echter slimme IT-oplossingen in om elke opdracht zo efficiënt mogelijk uit te voeren, zoals onze klanten ook softwarepakketten hebben aangeschaft om processen te vereenvoudigen. Bij integratie van deze systemen kun je processen vaak nog sneller en goedkoper uitvoeren.

Wij hebben inmiddels live koppelingen met onder andere de volgende ERP-software:

• AFAS
• AX4Health
• Infor
• NetSuite
• Oracle
• Proactis
• Sage
• SAP
• TBlox

De (kosten voor) integratiewerkzaamheden aan de ILGE Portal, evenals het advies en de begeleiding, nemen wij voor onze rekening. Met functionele maatwerkoplossingen zorgen wij ervoor dat klanten de mogelijkheden van de systemen optimaal benutten.

5. Heb je een voorbeeld van een klant en welke resultaten de inzet van jullie product of dienst heeft opgeleverd?

Zie hier de antwoorden op de vragen die we stelden aan Cindy De Bock, Advisor bij BDO Global Office Brussel:

BDO koos in 2016 voor ILGE. Wat was jullie voornaamste reden hiervoor?

BDO heeft in ILGE een betrouwbare partner gevonden voor het beheer van bibliotheekabonnementen nadat eerdere subscription management providers een faillissement ondergingen.

Hoe heeft ILGE het administratieve proces rondom abonnementen voor BDO vereenvoudigd?

Wij hebben nu één aanspreekpunt voor de bestellingen van boeken, tijdschriften en databanken, de opvolging van bestellingen en het afhandelen van eventuele klachten met de uitgevers.

Hoe ervaren jullie het contact met de vaste contactpersoon bij ILGE?

Wij hebben een hele vlotte samenwerking met ILGE. Onze vragen worden snel opgepikt. Wij zijn tevreden met de service die ILGE aanbiedt.

Waarom zouden volgens jullie andere accountantskantoren ook moeten kiezen voor de dienstverlening van ILGE?

ILGE beschikt over de nodige instrumenten om een feilloze opvolging van abonnementen te doen. Dat vraagt veel tijd en energie als je dat zelf moet doen. Bovendien is een interne bibliotheekfunctie niet eenvoudig in te vullen.

Door het abonnementenbeheer uit te besteden, kunnen accountantskantoren zich volledig richten op hun corebusiness.

6. Welke innovaties in jullie product komen er dit jaar? Zijn die te zien tijdens Accountancy Expo?

Dat vertellen en demonstreren wij je graag persoonlijk tijdens Accountancy Expo. En dan kunnen we meteen de andere zaken bespreken die wij belangrijk vinden, zoals persoonlijk contact en de dedicated inzet van onze medewerkers. Want naast alle innovatieve oplossingen en slimmigheden zijn dat toch de zaken die het verschil maken.