Privacygevoelige loondata moet door AVG-wet via Loonportal

De nieuwe AVG wet die per 25 mei 2018 ingaat verplicht salarisverwerkers om zorgvuldig en met de hoogste graad van beveiliging privacygevoelige data uit te wisselen en te verwerken. Naast diverse inhoudelijke media geven ook experts zoals het advocatenkantoor Martens Delissen nadrukkelijk aan dat dit veiliger moet. 

Enorme hoeveelheid privacygevoelige informatie
Accountants- en administratiekantoren sturen nu veelvuldig documenten waar privacygevoelige data zoals BSN (burgerservicenummer) en NAW (naam, adres en woonplaats) op staat op onveilige manieren door. Onder andere via e-mail, post of handmatig. Deze informatie over werknemers staat bijvoorbeeld op loonstroken, verzamelloonstaten, loonjournaalposten, SEPA bestanden met loonuitbetalingen en loon- en pensioenaangiften. Stuk voor stuk documenten met privacygevoelige informatie die gebruikt worden in de salarisadministratie en uitgewisseld worden met, en tussen werkgevers en werknemers. Bij het voeren van meerdere salarisadministraties loopt de hoeveelheid privacygevoelige data, en daarmee het risico, enorm op. 

Om deze uitwisseling wel veilig te regelen en de grote risico's zoveel mogelijk te beperken adviseren de experts salarisverwerkers en het mkb om over te gaan op een online Loonportal. Naast het veilig uitwisselen van privacygevoelige data conform de nieuwe AVG wet zorgt een goede Loonportal voor meer voordelen.

De eigenschappen van een goede Loonportal
Omdat een Loonportal ‘in de cloud staat’, kunnen werknemers overal en altijd bij de voor hun ogen bedoelde documenten, zoals loonstroken en jaaropgaven. Belangrijk is dan wel dat er een uitgebreid rechtenbeheer mogelijk is om de veiligheid van gegevens te garanderen. Ook zorgen de meeste aanbieders direct voor automatische back-ups van alle gegevens in de portal. Een goede loonportal biedt echter mooie extra’s. Bijvoorbeeld het in één keer uploaden van alle werknemersmutaties, ter verdere verwerking door de externe salarisverwerker. Of een uitgebreide rapportagemogelijkheid waarmee niet alleen standaard loonrapportages zoals o.a. pensioenafdracht, vakantiegeldoverzicht en werknemersoverzicht gedraaid kunnen worden, maar ook maatwerkoverzichten gemaakt kunnen worden van alle gegevens in de loonportal. Een goede loonportal verschaft niet alleen veiligheid, maar ook efficiëntie en inzicht. 

De Loonportal van Cash
Cash Software ontwikkelt al 35 jaar software voor accountants- en (salaris)administratiekantoren en het mkb. Vandaag heeft Cash De Loonportal gelanceerd waarmee zij haar klanten de mogelijkheid biedt om risico’s onder de nieuwe AVG te minimaliseren. De Loonportal is te gebruiken door klanten die werken met de module CASH Lonen, maar ook door klanten van Microloon. Cash Software heeft het offline salarispakket Microloon, wat al ruim 30 jaar bestaat, 5 jaar geleden overgenomen. Het offline pakket is inmiddels nog verder doorontwikkeld, en bovendien naar het online platvorm van Cash getild onder de naam CASH Lonen. De Loonportal is er voor alle salarisverwerkers, of zij nu online of offline werken.   

Meer informatie over de Loonportal vindt men op cash.nl/loonportal 

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]