Power Speeches en Collegiale Coaching – een effectieve en efficiënte manier van leren

Eén van de achterliggende redenen voor negativisme, is dat reviews van nature gericht zijn op het vinden van dingen die niet goed zijn, dossiers die op bepaalde aspecten niet op orde zijn. Dat negatieve element kun je er al een beetje uit halen als je bijvoorbeeld een OKB (opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling) dynamiseert in een tussentijdse OKB en een jaareinde OKB; dan heb je als accountant tenminste nog de gelegenheid om de controle(aanpak) bij te sturen en er direct van te leren op dossierniveau. Tegelijk moet je er vanuit het kwaliteitsstelsel voor opletten dat je toetsing en coaching niet te veel met elkaar vermengt. De toetser toetst, legt de meetlat langs het accountantsoordeel; de kwaliteit van de externe accountant moet op een voldoende niveau zijn om adequaat te kunnen functioneren. Dus toetsing blijft altijd een onmisbaar ingrediënt in het stelsel van kwaliteitsbeheersing; niet voor niets heeft dit instrument een basis in de Controlestandaard 220 over kwaliteitsbeheersing.

Collegiale Coaching

Een andere manier om accountants te helpen met de reis naar een hoger kwaliteitsniveau is Collegiale Coaching. Als accountant (en als controleteam) heb je dan een sparring partner waarmee je op niveau kunt discussiëren over kernpunten van de controleaanpak, zonder dat er gelijk iemand over je schouders meekijkt en je een corrigerende tik op de vingers geeft. Met andere woorden: de insteek is positiever dan bij een OKB of dossierinspectie. Wij merken dat Collegiale Coaching ontspannend werkt voor veel mensen, het vak begint weer leuk te worden. We maken ook weer een stapje vooruit. Met zijn allen blijken we heel veel te weten, en (gelukkig) ook heel veel goed te doen! Dit maakt andere, betere emoties los:

Van Collegiale Coaching naar Power Speeching

Collegiale Coaching kan beperkt zijn tot mondelinge communicatie. Dat is wat vrijblijvender dan wanneer de Coach ook schriftelijke vastleggingen maakt van de gesignaleerde verbeterpunten. Tegelijk merken we op dat bij Collegiale Coaching nog steeds sprake is van leren op dossierniveau. En wat we willen bereiken, is dat het kwaliteitsniveau over de gehele linie omhoog gaat. In dat kader heb ik recent geëxperimenteerd met een nieuwe werk- of leervorm: de Power Speech.

Power Speeching is een werkvorm van Training die de Collegiale Coaching aanzienlijk versterkt. De manier waarop wij dit instrument hebben ingestoken was al volgt.

De betrokken accountants (coachees) bereidden een power speech voor van 18 minuten, gevolgd door 12 minuten discussie in de groep. Rekening houdend met de benodigde pauzes op een dag kun je op deze manier zo’n tien controledossiers (en daarmee tien accountants) de revue laten passeren. Achttien minuten passen precies bij de gemiddelde concentratieboog van luisteraars. De coachee aan de andere kant wordt hierdoor gedwongen om precies die boodschap uit te dragen die er echt toe heeft gedaan. De afwisseling van sprekers zorgt er ook voor dat de aandacht gevangen blijft.

Maar minstens zo belangrijk is de inhoud van de power speeches. Deze kende steeds dezelfde drieslag:

• Tops: wat zijn de belangrijkste pijlers van de aanpak op dossierniveau geweest die goed gingen? Het starten met Tops geeft een positieve spirit aan zo’n dag, en daarmee aan de kantoorcultuur.  Het is goed voor het zelfvertrouwen dat er veel dingen goed gaan. Het is ook goed om deze goede punten met elkaar te delen. Dat zijn namelijk ook de punten die je moet zien te handhaven. In een veranderingsproces moet je het kind niet met het badwater weggooien. Onderzoekt alle dingen, en behoudt het goede (niet elke verandering is ook een verbetering). 
• Tips: wat zijn de belangrijkste verbeterpunten op dossierniveau? Wat heb ik als betrokken accountant in de kern geleerd van de Collegiale Coaching? De betrokken accountant wordt gedwongen de belangrijkste leerpunten (het moet binnen 18 minuten passen) te onderkennen, en door dit te onderkennen “internaliseert” die kennis zich. De betrokken accountant leert misschien nog wel het meest van zijn of haar eigen speech. Maar door de wijze van kennisdeling, ontstaat vermenigvuldiging van kennis: de luisteraar gaat voor zichzelf na wat hij of zij hier voor zichzelf weer van kan leren.
• Olievlek: Dit is misschien wel het meest belangrijke winstpunt van de speech content. De betrokken accountant heeft voor zichzelf een analyse gemaakt welke Tips op dossierniveau geëxtrapoleerd kunnen worden naar andere controlecliënten uit zijn of haar controleportefeuille. Zo ontstaat verdiepend en verbredend leren. De betrokken accountant wordt min of meer gedwongen om deze vertaalslag te maken.  Hier zit een enorme hefboomwerking.

En passant heb je misschien ook wel gedacht: waar komen die power speeches vandaan? De basisgedachte heb ik ontleend aan het TEDx-platform dat op deze leest is geschoeid. En nu zijn de meeste accountants misschien niet de grootste spreektalenten zoals bij TEDx, de werkvorm zelf draagt er wel toe bij dat de accountant zichzelf ook oefent en ontwikkelt in het overdragen van kennis. Die vaardigheid is van enorm groot belang: als je het aan je zelf kunt uitleggen, kun je het ook aan je collegae uitleggen. En kun je het aan je collegae uitleggen (een vorm van droog zwemmen), dan kun je het ook aan de toezichthouder en toetser uitleggen. Een interessante gedachte in deze setting van power speeches is dus dat jij een enorm belangrijke rol vervult in het leerpotentieel van je collega’s. In email-communicatietermen en bedoeld als geheugensteun (de term ezelsbrug leek me minder gepast ;-)):

“P.S.: ik zet je in de CC!”

Een mooie toekomst van het accountantsberoep ligt dan in het verschiet. Geen boodschap van angst, maar een boodschap van hoop en reële verwachting!

[Door: dr. Niels van Nieuw Amerongen RA, V&A accountants-adviseurs]