De 3 grootste pijnpunten bij ontzorgen klanten met administratie

Partnerbijdrage van:

Vroeger, nog niet eens zo lang geleden, was de accountant of medewerker van een administratiekantoor iemand die geregeld bij zijn klanten over de vloer kwam om de administratie bij te werken en een map vol documenten in te kloppen. Dat gebeurt nog wel eens, maar vaker werkt de accountant samen met zijn klant in de Cloud en gebeurt dat bijwerken continu. De taakverdeling verschilt. In het ene uiterste houdt de klant de administratie volledig bij en monitort de accountant hoe dat gaat en stelt hij jaarrekeningen en andere rapportages op, dient hij belastingaangiftes in en geeft hij van tijd tot tijd financieel advies. In het andere uiterste beheert de accountant ook de administratie voor de ondernemer, die hij zoveel mogelijk 'ontzorgt'. Idealiter tenminste, want in de praktijk verloopt de samenwerking tussen accountant en ondernemer minder vlot dan gedacht. Vervelend voor de ondernemer, maar ook voor de accountant. 

Softwareleverancier Exact onderzocht vorig jaar welke 'pijnpunten' opspelen onder accountants- en administratiekantoren die de administratie van de ondernemer bijhouden, en hoe het komt dat het ze regelmatig niet lukt de klant optimaal te ontzorgen. Het zijn er nogal wat, maar drie springen er uit: een wildgroei aan applicaties van vaak verschillende leveranciers, een sterk versnipperde communicatie langs allerlei kanalen en werkprocessen die vaak worden onderbroken en met horten en stoten tot een einde worden gebracht. Martin van Vliet en Erik Ledeboer, respectievelijk Senior Commercial Product manager en Principal Solution Marketeer bij Exact lichten een en ander toe, en leggen uit hoe het toch komt dat de informatie in de administratie zo vaak niet tijdig, juist en volledig is, terwijl ondernemer en accountant daar allebei toch bij zijn gebaat.

Drie pijnpunten

1. Wildgroei aan applicaties
Om te beginnen de: wildgroei aan applicaties. Die doet zich vooral voor bij kantoren die kiezen voor een 'best of breed'-suite, die bestaat uit een pakket om de financiële administratie uit te voeren en allerlei applicaties daaromheen – denk aan software voor de fiscale aangiften, voor de salarisadministratie, en voor allerhande rapportages. "Als de gebruiker pech heeft, moet hij wel vijf keer gebruikersnaam en wachtwoord invoeren", constateert Van Vliet. "En heeft elk een eigen klantdossier. De informatie daaruit kan wel worden uitgewisseld via api's, maar ook dat is niet bevorderlijk voor het gebruiksgemak." 

Om de boel nog verder te compliceren, hebben die oplossingen ook elk nog een eigen mobiele app – welke door de cliënt dan ook apart moet worden geïnstalleerd. De gebruikersinterface – waar zit dat knopje? in welk menu zit die functie ook al weer verscholen? – loopt sterk uiteen. Kantoren die nog niet of niet helemaal in de Cloud zitten, en met 'on premise'-software werken, maken het zichzelf helemaal moeilijk: de interface is maar al te vaak uit het jaar kruik en de uitwisseling met moderne pakketten moet vaak handmatig gebeuren – als import en export al mogelijk zijn.   

2. Ondernemer moet (te) veel zelf doen
Het tweede pijnpunt is dat het de accountant niet altijd lukt de ondernemer goed te ontzorgen. Of liever gezegd: de ondernemer moet veel zelf doen, te veel naar zijn smaak. Deels komt natuurlijk door die vele applicaties, waar hij maar al te vaak tussen heen en weer moet schakelen, ook al wil hij de simpelste administratieve werkzaamheden verrichten. Maar al te vaak zitten daar bovendien enkele applicaties tussen waarvoor hij handmatig data moet invoeren – een bonnetje intikken, bijvoorbeeld, of een factuur die hij net heeft verstuurd via het een factureringsprogramma ook nog eens invoeren in de financiële administratie. Anders kan de accountant dat bonnetje of die factuur die niet verder verwerken. Daarbij doen zich snel fouten of onvolkomenheden voor. En moet de accountant de ondernemer vragen om nadere informatie. Of de ondernemer moet de accountant informatie aanleveren voor zijn/haar fiscale aangifte. Of omgekeerd natuurlijk, denk aan de goedkeuring die de accountant nodig heeft van zijn cliënt om aangifte te kunnen doen. Er ontstaan in de praktijk in het administratieve proces veel gepingpong waar ondernemer noch accountant op zitten te wachten.

3. Samenwerking met horten en stoten
Het derde punt hangt direct samen met de vorige twee. Vanwege het gehannes met de administratie en vanwege de vragen over en weer, moet de accountant zijn werkzaamheden vaak tijdelijk stil leggen, in afwachting van een actie van cliënt – totdat die dat ene bonnetje heeft ingevoerd, totdat hij heeft uitgezocht waar dat andere bonnetje ook al weer voor was, totdat de client additionele info heeft verstrekt voor de belastingaangifte. Het proces is kortom 'Stop & Go', zoals Van Vliet en Ledeboer het noemen. Dat horten en stoten wordt nog eens verergerd doordat de communicatie via allerlei kanalen plaatsvindt. Vaak via e-mail, per app of telefonisch, waarbij dan ook nog eens documenten in een grote variatie aan formaten worden uitgewisseld, van pdf, excel en word tot allerlei exotischer bestandsformaten. De toch al warrige workflow wordt zodoende al snel nog verwarrender! 

Minimale pijn
Dé manier om deze pijnpunten tot een minimum te beperken, is om te werken met een totaaloplossing – een domeinoverstijgend platform waarbinnen de data uit de boekhouding, fiscale software en loonadministratie maar één keer vastgelegd hoeven te worden, dat bovendien een uniforme bediening heeft en, dat in de derde plaats, uitgebreide communicatie- en archiveringsmogelijkheden biedt. Een totaaloplossing die bovendien modulair is opgebouwd, waardoor de gebruiker zelf kan bepalen met welke deelapplicaties hij kan werken. De gebruiker heeft de vrijheid om te kiezen welke applicaties hij draait, terwijl de 'look and feel' in hoge mate uniform is, de applicaties steeds gebruikmaken van hetzelfde klantdossier en de communicatie over financiële, fiscale en andere zakelijke vraagstukken via één en hetzelfde kanaal verloopt. Met uitgebreide functionaliteit zonder dat dit ten koste gaat van het gemak, en waarin kracht en eenvoud worden gecombineerd.

Exact heeft in de afgelopen maanden hard gewerkt aan zo'n totaaloplossing, zeker sinds de overname van Unit4. De zogenoemde Gemak oplossingen voor fiscaal en jaarrekening vormen een krachtige aanvulling op Exact Online Accountancy. Onderdeel van Exact Online Accountancy is bovendien de geïntegreerde, mobiele 'Mijn[Kantoor]'-app, die al door meer dan 3.500 accountants- en administratiekantoren aan hun klanten wordt aangeboden. "Op de plek van [Kantoor] geven de kantoren veelal hun eigen bedrijfsnaam in", zegt Ledeboer. "Vandaar dat de naam 'Mijn[Kantoor]' minder bekend is dan je misschien zou verwachten met zoveel gebruikers." 

Deze app biedt aanleveren, communicatie en inzicht. Bonnen kunnen worden gescand en direct verwerkt in de administratie, facturen verstuurd en ook direct ingeboekt. Chatten kan via de app, samenwerken aan Prepare by Client vragenlijsten of andere documenten ook. Alle informatie wordt automatisch bijgewerkt in het klantdossier en bewaard – inclusief de bijbehorende chats, zodat het niet nodig is vragen opnieuw te stellen en allerlei documenten heen en weer te mailen. Omdat het zo makkelijk is, is alles 'zonder hassle' bij te houden, zoals Ledeboer het noemt, en kunnen ondernemer en accountant ook allebei goed inzicht krijgen in de laatste cijfers. 

Martin van Vliet (L) en Erik Ledeboer

Ledeboer en Van Vliet geven aan dit jaar op Accountancy Expo nog veel meer verbeteringen en uitbreidingen te presenteren. Denk daarbij aan een verdergaande onderlinge integratie tussen Exact Online Accountancy en genoemde Gemak oplossingen voor fiscaal en jaarrekening én nieuwe, uitgebreide rapportagemogelijkheden. Geheel in het teken om accountants en administratiekantoren '360 graden inzicht in je kantoor en je klanten' te kunnen bieden.  

Exact Online Accountancy: 360 graden inzicht in je kantoor en je klanten
Exact ondersteunt accountants- en administratiekantoren met een geïntegreerde totaaloplossing voor al hun diensten, eigen kantoorbeheer én een app voor hun klanten. Deze stevig vernieuwde app voorziet in aanleveren, communiceren, inzicht en de opbouw van het volledige klantdossier. Of het nu gaat om financieel, salaris, aangiftes, jaarrekeningen of relevante tussentijdse cijfers; altijd verzekerd van een 360 graden beeld!

Martin van Vliet houdt samen met product expert Bart van der Vossen van Exact hierover een sessie tijdens de Accountancy Expo op 21 juni om 10.40 uur

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2021-|-online-ontdekkingsreis”]