Overzicht IT trends en verwachtingen 2021 in accountancy

Door Reindert Doorn, adviseur DOCCO

De ontwikkelingen worden door DOCCO ingedeeld in een vijftal overkoepelende trends en zijn een handvat voor kantoren om hun eigen IT-kalender mee te verrijken. De ontwikkelingen zijn gebaseerd op kwalitatieve gesprekken met marktpartijen, kantoren en openbare rapporten. Daarnaast heeft het adviesbureau, dat inmiddels meer dan 400 kantoren helpt met IT-vraagstukken, gekeken naar de soorten opdrachten waarin hun medewerking wordt gevraagd. Hierdoor heeft het adviesbureau beeld bij welke type IT-projecten kantoren gepland hebben in 2021. Een visueel overzicht is te downloaden.

1. Digital identities

Het begrip digitale identiteit krijgt steeds meer gestalte en vereist toenemende waarborgen. In een steeds digitalere wereld waarbij elektronische gegevensuitwisseling gemeengoed wordt, is het vaststellen van identificatie en authenticatie steeds belangrijker. Om misbruik en fraude te voorkomen, juiste autorisaties toe te kennen en om elektronische ondertekeningen tot stand te brengen.

• Meer behoefte aan het centraal beheren van identiteiten, zowel voor klanten als voor medewerkers. Niet alleen vanuit gebruiksgemak, maar ook vanuit beheersoptiek. Bijvoorbeeld met hulp van centrale systemen voor gebruikersbeheer (IAM) en Single-Sign-On.
• De sterke opkomst Microsoft Azure AD als marktleidend systeem hiervoor zal doorzetten. Binnen de Vismafamilie wordt de Visma Connected Experience hiervoor geïntroduceerd.
• Meer waarborgen bij inlogprocessen: Multi-factor Authenticatie (MFA) wordt de norm. Software die dit niet ondersteunt, zal dit onder druk van de branche moeten inbouwen. MFA met behulp van een softtoken op de smartphone zal terrein winnen t.o.v. SMS-codes.
• Verdere inzet van de Wet Digitale Overheid (WDO) voor het (semi) publiek domein en generieke digitale infrastructuren. De inzet van passende identificatiemiddelen in het kader van de eIDAS-verordening.
• Gerelateerd aan de eIDAS-verordening (betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties) zal een EU-brede eID op de agenda staan.
• Er komt een toenemende belangstelling voor (remote) gekwalificeerd elektronisch ondertekenen. Vanwege bekendheid met regelgeving, jurisprudentie, een assurance-proces in de aanlevering bij SBR Nexus en door de komst van nieuwe marktoplossingen, die het eenvoudiger maken om op hoog niveau elektronisch te ondertekenen.
• Kantoren zullen klanten (bestuurders) moeten ondersteunen bij het verplichte UBO-register.

2. Cloud first

De ontwikkeling richting de cloud is al jaren terug ingezet. Het belang van de public cloud wordt echter steeds groter. Daarbij is cloudtechnologie geen bijzaak meer. Het overgrote deel van de kantoren steunt hierop. Complexe technologie komt daarbij steeds vaker op eenvoudige wijze -en bovenal functioneel- beschikbaar. Dit biedt nieuwe kansen en ontwikkelingen.

• Door de snelle ‘ver-Saasing’ het van applicatielandschap, hebben steeds minder kantoren behoefte aan een eigen IT-infrastructuur. Alleen voor software in de auditpraktijk zijn nog geen webvarianten. Deze kantoren houden de noodzaak voor een serverinfrastructuur, hoewel ook dit uit de publieke cloud (Microsoft Azure) betrokken kan worden.
• De Microsoft Modern Workplace wordt de nieuwe standaard, gebaseerd op onder andere Office 365. Deze hybride ‘365’- werkplek kent een cloudbased applicatiepallet met een mix van accountancy applicaties en Microsoft productivity apps.
• Eventuele eigen componenten en resterende legacy software worden door de kantoren ondergebracht in Azure met behulp van de nieuwe WVD-technologie. Dit volgt het gebruik van Citrix en RDP op, vanwege lagere kosten en een betere gebruikerservaring met Microsoft Teams.
• Op de markt van traditionele hostingpartijen die eigen serverinfrastructuren aanbieden zullen overnames volgen omdat het voorbestaan en de marges onder druk staan door de concurrentie met Microsoft, Amazon en Google.
• Er zal een snelle ontwikkeling in functionaliteiten en online samenwerken met Teams (en onderliggend het gebruik van SharePoint) plaatsvinden. De mate van adoptie zal per kantoor verschillen. Kantoren zullen voor applicaties als Teams ook key-users aanstellen om de ontwikkelingen bij te houden.
• Meer kantoren gaan aan de slag met de inzet van Robotic Proces Automation (RPA) en maken daarnaast kennis met nieuwe functies die als ‘een service’ uit de cloud worden aangeboden: Azure Machine Learning, Microsoft AI Builder/Cognitive Services en Mixed Reality.
• Er komen nieuwe vormen voor online samenwerken met klanten, vanuit de ontwikkelingen bij de softwareleveranciers. In de aanbiedersmarkt zullen overnames volgen, o.a. bij Visma.

3. Security & privacy

Privacyrechten worden steeds belangrijker en security steeds kritieker. Het cybersecuritybeeld van het NSCS is onveranderd zorgwekkend. De Autoriteit Persoonsgegevens merkt drie trends op voor de komende jaren: doorgroei van de datasamenleving, toename van digitaal onrecht en toename van privacy bewustzijn. De onderwerpen zijn chefsache geworden.

• Toenemende behoefte en implementatie van security frameworks ISMS (ISO) bij kantoren.
• Endpoint management (ook bekend als MDM), waarbij alle apparaten centraal beheerd worden, wordt gemeengoed en eveneens noodzaak bij de webgebaseerde werkplek. Nieuw is de aandacht voor EDR, waarbij mechanismen worden ingezet voor actieve detection & respons bij bijvoorbeeld afwijkend gedrag.
• Kantoren worstelen in toenemende mate met ‘data governance’ om grip te houden op data die steeds sneller wordt uitgewisseld, op grote schaal verzameld en toch versnipperd wordt opgeslagen binnen de applicatiecontext. Kantoren zullen aan de slag moeten met dataclassificatie en datapolicies. Microsoft speelt hierop in met ‘Information Protection’-oplossingen en het onlangs aangekondige Azure PureView.
• Een toenemende behoefte en noodzaak om medewerkers te trainen in het herkennen van malafide informatie (phishing, fraude, social engineering).
• Verdere introductie van het Zero-Trust model waarbij toegang alleen wordt verstrekt als alle componenten geautoriseerd zijn binnen een infrastructuur. Hierbij komt ook risico gebaseerde (voorwaardelijke) toegang om de hoek kijken op basis van gebruikersprofielen.
• De focus van de Autoriteit Persoonsgegevens op datahandel, AI en algoritmes zal leiden tot de eerste vraagstukken in de accountancysector: hoe ver kunnen wij gaan met het slim verzamelen en combineren van data.
• Het EDPB komt met adviezen ter consultatie voor gegevensuitwisseling met de VS. Kantoren zullen hierop wachten, hoewel momenteel de meeste kantoren niet compliant zijn. Het belang van een Europese cloud (als GAIA-X) neemt toe. Daarbij zijn er kaders in de maak voor gegevensuitwisseling binnen de EU: Europese Data Governance Act.

4. Proces automation

Het automatiseren van processen binnen kantoren gaat steeds beter door verdergaande standaardisatie en digitalisering in de keten. Het gaat daarbij om klant- én ondersteunende processen. Hierbij zijn kantoren, door koppelbaarheid, steeds minder beperkt tot standaard aangeboden functionaliteiten binnen de software.

• Verdere implementatie en adoptie van PSD2, allereerst als de bankkoppeling 2.0. Als boekhoudapplicaties geen vergunning hebben, zullen derde partijen hun intrede nemen en deze integratie leveren.
• Langzame opmars van elektronisch factureren (UBL) en de overgang van SimplerInvoicing naar de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) wordt een feit.
• Er komt meer aandacht voor RGS vanwege toenemend belang van uitwisselbare data (zie volgend kader) en vereenvoudiging in de keten door kansen in de mapping naar de SBR-taxonomie. De rapportage op basis van het ‘rapport’ maakt plaats voor rapportage op basis van data.
• Meer Saas-software op de markt met open een OpenAPI-infrastructuur, waardoor gegevensuitwisseling tussen software steeds eenvoudiger wordt. De enige beperkte factor zijn concurrentiebelangen die grote softwarehuizen hierin opwerpen.
• Er zullen nieuwe initiatieven komen voor betere interoperabiliteit in de gegevensuitwisseling.
• Sterke opkomst van lowcode-tools als Power Automate om aan de slag te gaan met RPA en ‘robots’ (vooralsnog conditioneel) gegevens te halen ophalen en wegschrijven als onderdeel van een geautomatiseerd proces. Deze vorm van geprogrammeerde dataverwerking zal relevanter worden dan RPA op basis van UI (opgenomen gebruikershandelingen).

5. Data interpretation

Data is steeds eenvoudiger verwerkbaar door betere gegevenskoppelingen en het werken met standaarden. Doordat kantoren de aflopen jaren hun administratieproces hebben verbeterd, is de data ook steeds actueler van aard. De ontwikkelingen rond Proces Automation (vorig kader) en laagdrempelige tools als Power BI stuwen de adoptie bij kantoren. Veel kantoren zien voor zichzelf een rol weggelegd als dataregiseur. Een vijftal ontwikkelingsgebieden rond data-analyse bij kantoren:

• Interne managementinformatie: uitgebreide analyses op productie, analyses op de werkprocessen en kwaliteit van gegevens. Het creëren van een 360-graden klantbeeld vanuit meerdere bronnen, een beginnende kennismaking met ‘klantprofielen’.
• Uitbreiding van administratiedashboards: waar tussentijdse cijferpresentatie, signalering en prognose al bekend zijn, wordt dit steeds vaker uitgebreid met de analyses op meta-gegevens (vb. verwerkingstijden) en real-time kwaliteitsmonitoring van de (automatisch ingeboekte) administratie.
• Opzetten van data(infra)structuren: om slimme adviestriggers te kunnen maken voor relatiebeheerders, werken meer kantoren aan de opzet van grote data-infrastructuren waarbij administratieve-, salaris- en fiscale bronnen worden gekoppeld en gecombineerd. Voor het middels query’s inzichtelijk maken van kansen rond begeleiding, subsidies, regelingen en fiscale regelgeving.
• Meer initiatieven voor data(gedreven) analyse in de audit: door toenemende uniforme connectiviteitsmogelijkheden, cloud en andere geschetste ontwikkelingen groeien ook de mogelijkheden om eenvoudiger real-time analyses op klantsystemen uit te kunnen voeren.
• Er zullen tot slot meer kantoren zijn die MKB+ klanten gaan helpen bij het opzetten van rapportage- en managementinformatie als dienstverlening.

De mate waarin kantoren invulling geven aan al deze ontwikkelingen verschilt sterk, verwacht DOCCO. Als voorbeeld wordt de inzet van elektronische facturatie en de standaardcodering van het grootboek aangehaald. Een deel van de kantoren omarmt deze standaarden en beschouwt dit als basishygiëne. Een betere wereld begint bij jezelf is de gedachte. Een ander deel heeft een laconieke houding en geeft te kennen, dat deze ontwikkelingen niet zo’n vaart zullen lopen, zolang het niet door iedereen wordt ingezet. Het maakt in deze niet uit welk kantoor het gelijk aan zijn zijde heeft.

Demarreren

Naar de optiek van het adviesbureau is het in elk geval opvallend dat kantoren die actief bezig zijn met de toepassing van nieuwe technologische ontwikkelingen een duidelijke zichtbare (technologische) voorsprong krijgen ten opzichte van andere kantoren. DOCCO verwacht dat deze kloof zal toenemen. Investeren in IT-kennis lijkt hierin het belangrijkste devies.