Over Vragen & Antwoorden?!

Door Dr Niels van Nieuw Amerongen RA

Als je weinig vraagt, krijg je ook niet veel antwoorden; en dat is ergens best jammer. Je kunt zoveel te weten komen als je iemand anders een vraag stelt: feiten kennis, inhoudelijke kennis(i), kennis over hoe dingen gaan(ii), psychosociale kennis, etc.. En als je weinig vragen stelt, laat je veel kennispotentieel onbenut. Of denken sommigen mensen dan: wat niet weet, wat niet deert? Als je je er een beetje in gaat verdiepen, is het thema Vragen & Antwoorden een rijk domein. Ik heb er zo mijn vragen bij, en trouwens ook enige antwoorden.

Over Vragen
In mijn eerste jaren als associate professor was ik eerlijk gezegd een beetje bang voor de studenten. Als een student dan in de collegezaal zijn of haar vinger op stak en vervolgde met: “Meneer, ik heb een vraag!” dan sloeg ik een beetje dicht. Zo lang je zelf aan het woord was, was je in control. Of zoals een zeer ervaren Amerikaanse hoogleraar me eens toevertrouwde: “If you have the mic (microphone), you have the power!” 

Tegenwoordig kijk ik hier heel anders naar. Als studenten een vraag hebben, geeft dat meestal aan dat ze nieuwsgierig zijn, dat ze wat willen leren, een positieve grondhouding hebben dus. En zelfs als studenten geen vragen stellen, probeer ik ze te stimuleren om na te denken en vragen te stellen. Het geeft me veel voldoening als ik tijdelijk onderdeel mag zijn van de learning journey die een student aflegt; zelf word je hier vaak ook weer op de één of andere manier wijzer van.

Vragende geest en professioneel-kritische instelling
Vragen stellen is in het bijzonder van belang in het kader van het hanteren van een professioneel-kritische instelling (PKI). PKI is een grondhouding die uit veel verschillende facetten bestaat(iii). Kathy Hurtt (Hurtt, 2010) onderscheidt maar liefst zes verschillende aspecten. Een vragende geest maakt daarvan onderdeel uit. Later zullen we ook zien dat een bepaalde vorm van Antwoorden ook is begrepen in PKI. Een vragende geest houdt in dat de accountant zich ten aanzien van het te verkrijgen en het verkregen controlebewijs afvraagt of sprake zou kunnen zijn van een afwijking van materieel belang, al dan niet ten gevolge van fraude. Een dergelijke grondhouding houdt dus ook in dat je niet alles voor zoete koek slikt, door het stellen van de juiste, professioneel-kritische, vragen realiseer je dat het verkregen controlebewijs meer overtuigingskracht krijgt. Door steeds meer door te vragen, krijg je steeds meer je vingers er achter, je leert de medewerkers en het management van de controlecliënt steeds beter kennen. 

Samenvattend: een vragende grondhouding brengt tot meer kennis en inzicht, het verhoogt de controlekwaliteit. In die zin hangt de “questioning mind” dan ook nauw samen met een ander element van PKI: “search for knowledge”(iv).

Waar houdt het op?
Hetzelfde gevoel als je hebt ten aanzien van je salaris(v) kan je bekruipen als het gaat om het stellen van vragen: aan het einde van je controlebudget houd je nog een aantal vragen over. Houdt het stellen van vragen ergens op? Dit is best een ingewikkelde vraag. Ik zou de vraag tweeledig willen overwegen:

Je hebt voldoende vragen gesteld als je kunt concluderen dat je voldoende en geschikte controle-informatie hebt verkregen. Zo lang je dit niet hebt gerealiseerd, zul je je finale oordeel moeten uitstellen. Dit is wat Hurtt noemt: “suspension of judgment”.

Je hebt nog niet voldoende vragen gesteld (als partner) als je het dossier onvoldoende kent. De meeste externe accountants hebben doorgaans een behoorlijke hoeveelheid cliënt-specifieke kennis, maar ze kennen het dossier niet altijd goed. Dit kun je herkennen als de accountant op enig moment zegt: “Nu overvraag je me toch echt”. Er is dan mogelijk nog wat werk aan de winkel.

Hoe groot is het potentieel?
We staan er vaak niet bij stil hoe veel winst je kunt behalen met het stellen van vragen. Er is zelfs een specifieke filosofie – Appreciative Inquiry – ontwikkeld die dit potentieel probeert uit te nutten. Barrett, Fry en Wittockx schreven er een boek over (zie onderaan). Deze auteurs schrijven bijvoorbeeld: “Nieuwe kennis ontstaat wanneer we bij het ontwikkelen van onze capaciteiten starten met het verwelkomen van het onbekende, en dat zien als een kans om te ontdekken en te innoveren”. En: “Vragen stellen met een waarderende focus vergroot de kans dat je meer waarde toekent aan het onderwerp van je onderzoek” [citaten p.21].

Bij het toepassen van Appreciative Inquiry staan positieve krachten centraal, gebaseerd op het principe dat een opbouwende aanpak stimulerend is voor het lerend en innovatief vermogen van een organisatie [p.11]. Een stap die volgt op de fase van kennisvergaring is kennisdeling. Kennisdeling vindt onder andere plaats door het vertellen van verhalen uit het verleden, waardoor “ruimte wordt gecreëerd om de toekomst te verbeelden” [p.12]. 

Toepassing van deze methode binnen een organisatie leidt, volgens de auteurs, niet alleen tot een grote mate van betrokkenheid op elkaar, maar er worden ook nieuwe mogelijkheden gegenereerd. Als ik het in mijn termen vertaal, dan borduurt het waarderend (vragend) onderzoek voort op kennis uit het verleden, en ontstaat in het gesprek met elkaar als het ware nieuwe kennis. Deze aanpak is het tegenovergestelde van “Onbekend maakt onbemind” en “Wat niet weet wat niet deert” (het tegenovergestelde in positieve zin bedoeld). 

In het kader van de accountantscontrole zie ik hier in eerste instantie een mogelijkheid voor accountantsorganisaties intern om hier meer potentieel te benutten van reeds bestaande kennis: kennisdelen is hier zeker ook kennis vermenigvuldigen(vi). Accountantsorganisaties kunnen functioneren als een warm nest waarin we bij kunnen dragen aan elkaars ontwikkeling en daarmee aan het beter functioneren van individuen en teams.

Ik denk echter dat deze aanpak ook toepasbaar is in het controleonderzoek richting cliënten. Voorop gesteld dat de accountant de noodzakelijke distantie jegens de cliënt in acht moet nemen, kan de accountant ook gedijen als trusted advisor, waarbij wederzijdse waardering en respect voor de accountant ook leiden tot meer diepgaande kennis over de cliënt en zijn bedrijfsvoering. Met deze diepgaandere kennis is de accountant ook sneller in staat om afwijkingen in dat kennisbeeld te signaleren, afwijkingen die kunnen duiden op een materiële fout in de jaarrekening. Maar de accountant leert in zijn betrokkenheid ook meer over de echte drijfveren van de ondernemer en over diens integriteit. En als die drijfveren zuiver zijn, en de integriteitsinschatting is ook positief, dan is er sprake van een betere sociale band. Het zou mij ook niets verbazen als zich dit uiteindelijk ook zou vertalen naar een lager aantal klachten omdat er veel geïnvesteerd is in onderlinge communicatie. 

Het stellen van de juiste vragen is een vaardigheid die je moet ontwikkelen. Nog altijd ben ik blij dat (M)EY mij al vroeg in het curriculum de training “Interview & gesprekstechnieken” aanbood. Met de V&A gedragstrainers hebben we deze training ook al vele malen mogen verzorgen, en keer op keer blijkt weer de toegevoegde waarde, bijvoorbeeld in termen van de spiegel die wordt voorgehouden, en de ogen die daardoor open gaan. 

Samenvattend zou je kunnen stellen dat het formuleren van vragen je helpt om je horizon te verbreden. 

Intermezzo: de vragende grondhouding van Nussbaum.
Een van de professioneel-kritische accountants die Nederland rijk is, beval me enige tijd geleden aan om het boek Orgelman van Mark Schaevers te lezen. En inderdaad, dit boek is de moeite waard om eens te lezen. Het gaat over een talentvolle, Duitse schilder van Joodse komaf, Felix Nussbaum (1904-1944). Al op relatief jonge leeftijd verlaat hij zijn geboortestad Osnabrück, en vertrekt naar het buitenland. Door een verkregen stipendium schildert hij onder andere in Rome. Het laatste deel van zijn leven speelt zich echter vooral in België af. In de zomer van 1944 vertrekt hij met het laatste transport vanuit Brussel naar Auschwitz om nooit meer terug te keren. 

De rabbijn Awraham Soetendorp noemde Nussbaum – aldus Schaevers (p.417) – in het Nieuw Israëlitisch Weekblad een ‘held van de geest’. 

Schaevers beschrijft onder andere het schilderij ‘De verdoemden’ (1943) waarop de schilder behoorlijke tijd heeft gebroed. Volgens Schaevers maakt het een “status quaestionis” van zijn gemoed op: alvorens je iets wilt gaan schilderen, bestudeer je wat anderen daarover hebben gezegd of geschreven. Daar zoek je vervolgens aansluiting bij, of pas je het in je eigen werkelijkheid in. 

Nussbaum heeft zich steeds verder ontwikkeld, onder andere door altijd een vragende grondhouding ten opzichte van zijn eigen werk te hebben (p.377). 

Over Antwoorden
Soms kan het al helpen voor je zelf als je je hardop dingen afvraagt. Het stellen van de vraag is haar beantwoorden. Maar vaker zul je reacties moeten krijgen uit vakliteratuur of uit je collega’s om daadwerkelijk je vragen beantwoord te krijgen. Waar vragen je horizon kunnen verbreden, zul je in de beantwoording van die vragen weer moeten trechteren en focussen. Vaak helpt het ook al als je scherp in het vizier houdt wat de relevantie van je vragen is, waarom wilde ik het ook al weer weten?  

Antwoorden vanuit PKI perspectief
We hebben al gezien dat PKI vereist dat je niet te snel tot je oordeel komt. Je moet overtuigd zijn dat het controlebewijs voldoende antwoord geeft op je vragen. Zo lang hiervan geen sprake is, stel je je oordeel uit. Vanuit de psychologie kennen we echter ook nog een ander begrip: de “need for cognitive closure”, een individu heeft een fundamentele behoefte om een finaal antwoord op een vraag te krijgen. Op basis van wetenschappelijk onderzoek is bekend dat individuen verschillen in deze behoefte. De ene persoon is beter in staat dan de andere persoon om met verschillende meningen of interpretaties om te gaan, bijvoorbeeld in de situatie waarin het verkregen controlebewijs niet eenduidig eenzelfde kant uitwijst. De ene persoon heeft een hogere (lagere) “tolerance for ambiguity” dan de andere persoon. Het is goed om jezelf de vraag te stellen hoe je zelf in elkaar steekt, en ook hoe je collega scoort op deze karakteristiek. 

Antwoorden vanuit de Controlestandaarden 
Vragen en Antwoorden komen meest tot uitdrukking in de Controlestandaarden bij het onderwerp (formele) Consultatie. Als “basisvereiste” voor Consultatie geldt COS 220.18. Uit dit vereiste en de bijbehorende A-paragrafen 21 en 22 kun je afleiden dat op voorhand duidelijk moet zijn dat alle relevante feiten (het feitencomplex) bij de geconsulteerde moeten worden aangeleverd en dat de geconsulteerde over relevante kennis, senioriteit en ervaring moet beschikken. 

Tegelijk is ook duidelijk dat de partner verantwoordelijkheid draagt dat de conclusies (de antwoorden) uit de consultatie ook worden doorgevoerd. Parafraserend op COS 220.A22 hoef je je er niet voor te schamen als je relevante kennis en ervaring buiten de accountantsorganisatie haalt. Het is belangrijker dat je vragen worden beantwoord, dan dat je genoegen neemt met een mager (intern verkregen) antwoordvii. Je vraagt vooral om formele consultatie als sprake is van moeilijke of omstreden aangelegenheden. Het moet dus wel ergens om gaan. 

De Standaarden gaan er daarom vanuit dat je de meest basale controlesituaties zelf of in je controleteam kunt evalueren, maar dat het stellen van vragen aan consultants vooral nodig kan zijn bij complexere aangelegenheden. Dat is ook waar professionele oordeelsvorming op ziet: COS 200.13k.  “Het toepassen van relevante training, kennis en ervaring in de context van standaarden inzake controle, verslaggeving en ethiek, bij het maken van weloverwogen keuzes over de te treffen maatregelen in de omstandigheden van de controleopdracht”. 

Complexere situaties zijn dus niet om van te schrikken, ook trouwens niet om ze direct te consulteren. Kijk eerst eens naar wat er aan kennis en ervaring dicht in de buurt voorhanden is. Een minder ervaren assistent zal er van smullen om in de ervaringen van de senior teamleden te kunnen delen en zo zelf (snel en gericht) te kunnen ontwikkelen!

Antwoorden en learning
Het verkrijgen van (initiële) antwoorden op je vragen is een belangrijk onderdeel van het leertraject. Dat geldt in de eerste plaats tijdens een klassikale training. Dat is een mooie gelegenheid om jouw specifieke vragen te stellen aan de trainer; daarbij kan ook praktisch gebruik gemaakt worden van al het aanwezige intellectuele en vaardigheidskapitaal dat dan live bijeen is. 

Ook bij basale vormen van E-learning is sprake van vragen en antwoorden. Voor de vragen geldt in eerste instantie dat deze (als het goed is) bedacht zijn door een content professional. Wil je E-learning voor jezelf effectiever maken (een productieve leerhouding hanteren) dan zou je kunnen overwegen om – voor je de E-learning opstart – zelf een aantal vragen op papier te zetten: vragen waarvan je verwacht en hoopt dat de E-learning daarin gaat voorzien. En als de E-learning niet jouw vragen heeft voorgeschoteld (dit kan ook te maken hebben met het feit dat het platform gebruik maakt van een random generator), dan ga je vast op zoek naar alternatieven om die vragen alsnog beantwoord te krijgen. 

Wat betreft de antwoorden in een basale E-learning vang ik in de markt weleens geluiden op dat de antwoordopties heel erg voorspelbaar zijn, of dat de antwoorden veel weg hebben van muggenziften. Als content ontwikkelaar zul je daarom echt goed thuis moeten zijn in de content (en daarop hebben gekauwd), maar vooral ook zul je didactische vaardigheden moeten bezitten om in de antwoordopties lerend vermogen en prikkeling te kunnen inbouwenviii. Als het ware zouden meerdere antwoordopties al zodanig aannemelijk moeten zijn dat de E-learner genoodzaakt is de regelgeving nog eens goed te bestuderen, of nog eens goed te analyseren waar het vraagstuk eigenlijk over gaat of wat de bedoeling van de regelgever eigenlijk is geweest. Als je het achterliggende concept begrijpt, kun je die ene praktijksituatie in de E-learning gemakkelijk vertalen naar een andere situatie. De kennis vermenigvuldigt zich. Bezuinig als deelnemer niet op de beschikbare tijd; besteed liever een kwartier langer dan de PE-uren die je ermee verdient. 

Het spreekt voor zich dat de uitleg bij de E-learning vragen het leerproces verder moeten doen indalen.

Mijn wens voor jou: meer V&A in je DNA! 
Mijn (enigszins Joods getinte) wens voor jouw organisatie: 

Dr Niels van Nieuw Amerongen RA is directeur bij V&A accountants-adviseurs en associate professor Auditing & Assurance aan Nyenrode

Literatuur:

Barrett, F., R. Fry, en H. Wittockx. 2011. Appreciative Inquiry. Het Basiswerk. Lannoo, Scriptum.

Hurtt, R.K. 2010. Development of a Scale to Measure Professional Skepticism. Auditing: A Journal of Practice & Theory. Vol.29, No.1: pp.149-171.

Schaevers, M. 2015. Orgelman. Felix Nussbaum. Een schildersleven. De bezige bij.

Stuurgroep Publiek Belang. 2017. Een sectoranalyse van drivers van controlekwaliteit.

Werkgroep niet-oob-accountantsorganisaties. 2017. In het publiek belang: het kan echt beter! 

Voetnoten:

i) In de wetenschap ook wel aangeduid met de Engelse term “declarative knowledge”.
ii) Dit wordt in het Engels aangeduid met “procedural knowledge”.
iii) Het Stramien voor Assuranceopdrachten geeft in passage 51 en verder ook nadere kleuring aan het begrip professioneel-kritische instelling (zie ook COS 200.A20 en A21). 
iv) Merk op dat het sectorrapport van de Stuurgroep Publiek Belang ook een belangrijke rol toedicht aan doorvragen als het gaat om het uitvoeren van oorzakenanalyses.  
v) Aan het eind van je salaris houd je nog een stukje maand over. 
vi) Dit past ook in het kader van de maatregelen 6.1-6.3 (In het publiek belang) gericht op het bevorderen van het lerend vermogen van de accountantsorganisatie. 
vii) Het behoort overigens ook tot de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsbepaler (NVKS artikel 12.2g) dat het kwaliteitssysteem er in voorziet dat conclusies van de adviesvraag worden afgestemd met de geconsulteerde persoon en worden opgevolgd. Dit ligt ook geheel in lijn met Bta artikel 17.
viii) Vanwege deze reden heeft V&A accountants-adviseurs een formeel proces ingericht bij haar AAA E-learning. Zie onder andere: AAA-learning – een V&A label.