Oude administratie overzetten of niet?

Door: Tom Modderkolk

Algemene stelregel: begin met een schone administratie. Daardoor voorkom je dat verouderde gegevens in je nieuwe boekhoudsoftware komen. Exact Online bevat templates waardoor administraties van diverse rechtsvormen (VOF, BV, NV, CV, eenmanszaak, maatschap) snel zijn ingericht. Door te werken met templates, standaardiseer je de inrichting van de administratie. Daardoor kan je makkelijker automatiseren.

RGS
Schoon beginnen? Doe het gelijk goed door te werken met het Referentie GrootboekSchema (RGS). Dit bevat een een unieke referentiecode. Die is gekoppeld aan alle grootboekrekeningen en aan Standard Business Reporting (SBR). Handig voor gegevensuitwisseling met de hele financiële keten. Je werkt gestandaardiseerd wat je veel voordeel oplevert bij rapportages en gegevensuitwisseling met andere software. Bovendien zal de belastingdienst minder moeilijke of overbodige vragen stellen als je met RGS werkt.

Hoe zit het met het invoeren van relaties?
Als je een scanoplossing koppelt aan je boekhoudpakket, dan vult de relatiekaart zich vanzelf. Gebruik de directe koppeling met de KvK in Exact Online om relaties correct aan te maken. 

Hoe zit het dan met de bewaarplicht?
Voor de bewaarplicht alleen (7 jaar) is converteren niet nodig, want alle gegevens zitten in de Auditfile 3.0 en hoger. Die haal je uit je oude pakket en samen met de boekingsstukken zijn dat de gegevens waarmee je voldoet aan de bewaarplicht.
 
En cijfers vergelijken?
Wil je oude cijfers inzien en vergelijken, dan kan je auditfiles inzien in diverse financiële rapportage oplossingen van onze app center partners. Alleen als je uitgebreide en frequente rapportages (dashboards) levert aan je klant(en) heeft een conversie van de administratie(s) echt toegevoegde waarde.

Toch converteren?
Is het converteren van je gegevens uit je oude naar je nieuwe pakket de beste optie? Bekijk de gratis conversiemogelijkheden voor een groot aantal pakketten. Hiermee zet je de stamgegevens plus twee jaar (huidig en vorig boekjaar) aan financiële transacties over. Wil je meer converteren, maak dan gebruik van een betaalde conversie-app als Dataswitcher of Overstapsoftware. Daarmee zet je zonder gedoe alle relevante gegevens over naar Exact Online. In het App Center staat allerlei handige software die wellicht voor je klanten interessant is om het gemak, efficiency en inzicht in zijn bedrijf verder te vergroten.