Ook kosten en uitgaven vallen onder de WBSO

PNO Consultants zet de zaken hieronder op een rijtje.

Direct verband met R&D-project

Het fiscale voordeel voor R&D-werkzaamheden, de WBSO, bestaat uit twee onderdelen. Allereerst krijgen bedrijven een korting op de loonbelasting die zij afdragen voor het R&D-project. Daarnaast mogen ook kosten en uitgaven worden opgegeven. Denk aan de kosten die worden gemaakt voor ontwikkeling van het prototype of uitgaven voor onderzoeksapparatuur. Bij alle kosten en uitgaven geldt dat ze in direct verband moeten staan met het R&D-project. Dit is bijvoorbeeld de aanschaf van onderdelen voor het maken van proefbatches of de huurkosten van onderzoeksapparatuur. Maar niet de kosten die worden gemaakt voor opleidingen en cursussen of het bezoek aan congressen. Deze laatste kosten zijn namelijk niet te relateren aan R&D-activiteiten en zijn daarnaast te algemeen van aard.

Kosten en uitgaven: verbruik versus investering

Binnen de WBSO wordt altijd gesproken over zowel kosten als uitgaven. Dit lijkt verwarrend, maar het verschil tussen beide categorieën is eigenlijk vrij simpel. Kosten zijn kosten die je maakt voor bijvoorbeeld het gebruik en verbruik van goederen en diensten. Uitgaven maken bedrijven voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals machines en apparatuur. Dit zijn dus alle investeringen, en vaak worden deze uitgaven geactiveerd op de balans (maar dit hoeft niet!). Het gedeelte van de investering dat wordt ingezet voor de R&D-werkzaamheden komt vervolgens in aanmerking voor fiscaal voordeel. Dus ook als een machine naderhand voor andere werkzaamheden wordt ingezet. Om een voorbeeld te noemen: een bedrijf schaft een machine aan voor de bouw van het prototype zodat het werkingsprincipe kan worden aangetoond. Omdat deze machine daarna ook wordt gebruikt voor normale productiewerkzaamheden bepaalt een schatting voor welk deel van de tijd de machine wordt ingezet voor research & development. Dit percentage van de inzet voor de WBSO wordt later vastgelegd, bijvoorbeeld door een (digitaal) logboek. De kosten (verbruik) en uitgaven (investering) die hierbij horen geeft dit bedrijf op voor de WBSO. De afschrijvingskosten vallen hier overigens niet onder.

Realistische schatting voorkomt correctiebeschikking

Net als bij de WBSO-uren wordt van te voren ook een schatting gemaakt van welke kosten en uitgaven bij het R&D-project horen Of deze schatting uiteindelijk klopt, moet vervolgens blijken uit de projectadministratie. Deze projectadministratie kan bestaan uit offertes, betaalbewijzen, opdrachtbevestigingen en facturen. Bundel en bewaar al deze documenten goed en geef de totaalbedragen door aan RVO tijdens de verplichte mededeling. Deze mededeling doen bedrijven uiterlijk drie maanden na afloop van het kalenderjaar en gaat tegelijk met het doorgeven van de gemaakte R&D-uren. Als na de verplichte mededeling blijkt dat wel het toegekende aantal R&D-uren is gemaakt, maar dat er minder kosten en uitgaven zijn gemaakt dan is aangevraagd, volgt een correctiebeschikking met het juiste bedrag. Ook deze correctiebeschikking wordt verrekend via de loonheffing. Vallen de kosten en uitgaven overigens hoger uit, dan volgt deze correctie niet. Immers, bedrijven kunnen niet meer claimen dan is toegezegd. Zorg dus altijd voor een realistische schatting.

(PNO Consultants)