5 ontwikkelingen in accountancy software

De techniek heeft de afgelopen 30 jaar niet stilgestaan en dat heeft invloed gehad op boekhoudsoftware. De komst van internet heeft de grootste invloed gehad en met name gezorgd dat er steeds meer gegevens elektronisch uitgewisseld worden. Handmatig gegevens intoetsen en bestanden handmatig exporteren en importeren is vervangen door het elektronisch uitwisselen van gegevens. Voorbeelden zijn de BTW-aangifte, betaalopdrachten richting de bank en elektronisch factureren (via UBL). Ook het begrip ‘zelfcontrolerende administratie’ in relatie tot data-analyse zal steeds meer van invloed zijn op boekhoudsoftware.

Daarnaast is een verandering te constateren in de functie en status van de boekhouder tot meer controller-taken. Tegenwoordig vervult de boekhouder steeds meer een sleutelfunctie binnen bedrijven en gaat het niet meer alleen om het vastleggen van boekingen, maar meer om rapporteren en adviseren. Dat laatste heeft ook zijn invloed op de aangeboden functionaliteit binnen boekhoudsoftware.

Naast inzicht in standaard boekhoudsoftware wordt in de gids kort stilgestaan bij enkele relevante ontwikkelingen in relatie tot boekhoudsoftware. Tijdens Accountancy Expo worden deze trends uitgebreid besproken en demonstreren ruim 80 exposanten hun nieuwste innovaties op dit gebied. We lichten er hier alvast vijf trends uit: 

1. Mobiele apps
In aansluiting op cloud computing is ‘mobile computing’ het ontsluiten van software op een smartphone of een tablet PC. Steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware leveren 'Apps' (programma's die speciaal of mede zijn ontworpen voor mobile computing) als aanvullende diensten op hun softwarepakketten. Het begrip management dashboard staat hier ook mee in relatie.

Voorbeelden van boekhoudapps zijn Visma eAccounting, SnelStart, e-Boekhouden.nl en DigiBTW. Voor rond de 15 euro per maand heeft een ondernemer overal toegang tot zijn boekhoudpakket. Op mobiel, tablet, pc of Mac. Bekende apps met financiële dashboards worden geleverd door bijvoorbeeld Yuki en Abicus (voor Exact Online). Middels grafieken, diagrammen, overzichten en rapportages krijgen ondernemers inzicht in de actuele, financiële cijfers van hun bedrijf. En, idealiter, welke acties ze moeten ondernemen. De ondernemer heeft stuurinformatie steeds meer nodig en ontvangt dit te weinig vanuit de financiële functies binnen hun bedrijf, en als ze die niet hebben, hun accountant. Hier ligt dus een grote kans. 

2. PSD2
Naar de toekomst toe is Payment Service Directive 2 (PSD2) interessant om te volgen. Oftewel een nieuwe Richtlijn Betalingsdiensten, bedoeld als maatregel om de EU-betaalmarkt aan te passen aan de kansen die de eengemaakte markt te bieden heeft en om de groei van de EU-economie te ondersteunen.

Onderdeel van PSD2 is ‘Access to the Account’ (XS2A). XS2A stelt derde partijen (rekening-informatiediensten) in staat toegang te krijgen tot betalingsinformatie m.b.t. bankrekeningen. Voordeel voor leveranciers van boekhoudsoftware is dat deze dan niet meer met alle banken zelf de bankkoppelingen hoeven te onderhouden. Het aantal koppelingen zal alleen maar toenemen en dan bieden rekening-informatiediensten uitkomst. Hoewel PSD2 met name geschikt is voor consumentendiensten blijkt dat fintechs vooral interesse hebben in zakelijke diensten, zoals accountancy- en administratieve oplossingen. Bijna 60 procent van alle vergunningsaanvragen richt zich op de B2B-sector, zo meldt het FD. 

[avg-advertorial slug=”kom-naar-accountancy-expo-2020″] 
Dit betekent dat softwareleveranciers koppelingen kunnen maken met banken en payment service providers. Dat stelt hen in staat meer data te integreren van de klanten van accountantskantoren. Bankafschriften en betalingsdata kunnen bijvoorbeeld realtime geïmporteerd worden in de boekhouding. Deze verregaande integratie heeft een aantal voordelen voor accountants. Minder handmatig werk bijvoorbeeld, nu steeds meer informatie de boekhouding instroomt zonder dat hier nog menselijk handelen voor nodig is. Ook leidt het tot meer inzicht voor de accountant die hierdoor zijn klanten, de ondernemers, beter kan helpen. Bijvoorbeeld, met het tijdig signaleren van cashflow problemen. 

3. Instant Payments
De Introductie van Instant Payments (interbancair betalen en ontvangen binnen vijf seconden, 24/7/365) is in 2019. Instant Payments vormt geen onderdeel van PSD2 en het hiervoor genoemde XS2A., maar is een onderdeel van SEPA. Aansluitend op PSD2 zal door de invoering van Instant Payments rekeninginformatie vanuit de banken wel (veel) sneller beschikbaar zijn. Dit laatste komt een ontwikkeling als continuous monitoring en -auditing ten goede. 

De verwachting is dat Instant Payments straks in Nederland de nieuwe norm wordt. Doordat Instant Payments direct en ook in het weekend en avond kunnen worden uitgevoerd, heeft dit consequenties voor de hele betaalketen.  Voor bedrijven die Instant Payments uitvoeren en ontvangen zijn dat onder meer:  

● Er worden klantreizen mogelijk met giraal betalingsverkeer die eerst niet mogelijk waren; een verzekeringsmaatschappij die een gestrande klant direct geld kan overboeken om ook meteen de hotelrekening te kunnen betalen of een uitzendbureau die werknemers uit een ander Europees land, die op dagbasis werken, direct kunnen uitbetalen. 
● Het geld op de rekening krijgen in het weekend waardoor bedrijven niet meer tot maandag hoeven te wachten om te beschikken over het geld;
● Minder contante geldstromen aangezien er in een winkel ook direct giraal betaald kan worden;
● Betere bediening van de klanten door een veilige manier van snel betalen te kunnen bieden.

4. SBR
Het ‘Standard Business Reporting’ (SBR) programma is een initiatief van de overheid om ondernemers hun financiële gegevens elektronisch te laten aanleveren bij: Kamer van
Koophandel, Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De drie grootbanken hebben ook ingezet op SBR voor wat betreft het aanleveren van kredietrapportages.

Belastingdienst
Sinds januari 2014 is het mogelijk de BTW-aangiftes en ICP-opgaves elektronisch via SBR in te dienen bij de Belastingdienst. Voor zover een boekhoudpakket daarvoor geschikt is gemaakt kan de BTW-aangifte binnen het boekhoudpakket afgehandeld worden. Handmatig de BTW aangifte en ICP opgave via de website van de Belastingdienst invullen blijft ook mogelijk.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-accountancy-expo-2020″] 
Kamers van Koophandel
Sinds boekjaar 2016 kunnen deponeringsplichtige bedrijven, in de categorie micro en klein, de jaarrekening alleen nog elektronisch deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor rechtspersonen in de bedrijfsklasse middelgroot geldt de verplichtstelling sinds boekjaar 2017. De jaarrekening op papier aanleveren kan voor deze doelgroepen niet meer. Gericht op genoemde categorie micro en klein zijn er ondertussen ook standaard boekhoudpakketten die het deponeren van de jaarrekening op basis van SBR mogelijk maken. Hoewel het aanbod daarvan nog wel schaars is te noemen. 

CBS
Statistiekopgaven aan het CBS kunnen ook gedaan worden via SBR. CBS focust hierbij op de korte termijn economische statistieken en ook op productie- en investeringsstatistieken. Deze ontwikkeling heeft de afgelopen jaren echter niet de gewenste vruchten afgeworpen. En de vraag is of dit laatste in de toekomst wel het geval zal zijn.

Banken
De drie grootbanken (ABN-AMRO, Rabobank en ING) bieden de mogelijkheid om op basis van SBR een kredietrapportage digitaal aan te leveren. “Het wordt voor accountants steeds makkelijker om gegevens bij banken aan te leveren zonder dat aanvullende data moet worden ingeklopt”, zegt Mark Bisschop, Chief Strategy Implementation Officer bij SBR Nexus. “Interessant is dat we via SBR ook informatie kunnen terugleveren aan accountants in de vorm van een standaard bankverklaring. Daar is de eerste bank mee live gegaan en accountants zijn er heel enthousiast over. De komende periode gaat dat een vlucht nemen.”

Parallel aan het bankentraject kijkt SBR Nexus naar het toepassen van SBR bij de aanvraag van zakelijke leningen. Bisschop: “Samen met tientallen financieringsverstrekkers hebben we een standaard taxonomie ontwikkeld. Daarin zit alles wat een onderneming nodig heeft om een kredietaanvraag te doen. Binnenkort gaan we een pilot draaien voor het krediet aanvraagproces. Tot slot, volgen later dit jaar ook leasemaatschappijen, zodat er een lease-aanvraag gedaan kan worden via SBR.”

5. RGS
Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS.

Belangrijk is wanneer software RGS Ready is? Met boekhoudsoftware als uitgangspunt heeft Onderzoeksbureau GBNED nu een opsomming gemaakt van functionaliteit en eigenschappen die vallen onder het stempel ‘RGS Ready’. Zodat eenvoudig is te toetsen in hoeverre (boekhoud)software RGS ondersteunt. De volledige opsomming is op te vragen via
www.rgsready.nl.