Online samenwerken met klanten is onze toekomst!

Het waarom van online samenwerken!

In een nog niet zo ver verleden was het zo dat een mkb’er die zijn administratie aan de accountant uitbesteedde zijn boekstukken kwijt was tot het moment dat het kantoor het jaarwerk had afgerond. Online inzicht in de financiën bestond toen nog niet en er werd zeker niet online met klanten samengewerkt. Online samenwerken zorgt ervoor dat een accountant transparant kan worden in het werk dat hij uitvoert. Immers, door een klant toegang te geven tot een online map kan deze klant op ieder gewenst moment detailinformatie opvragen. Detailinformatie kan bijvoorbeeld gescande en verwerkte boekstukken zijn, maar ook alle jaarrekeningen van de afgelopen jaren. Het is zelfs mogelijk om samen in online documenten te werken, zoals de checklist inkomstenbelastingaangifte. De accountant zet dan de concept checklist klaar en de klant vult aan en zet zijn opmerkingen in hetzelfde document. Een ander voordeel van online samenwerken is dat aandeelhouders die op fysiek gescheiden locaties zitten ook beide toegang kunnen hebben en zelfs externe partijen, zoals banken, kunnen, indien gewenst, toegang krijgen tot voor hun noodzakelijke informatie. Het opvragen door financiële instellingen van een kredietrapportage behoort dan misschien wel tot het verleden!

Hoe start je met online samenwerken?

Op dit moment zijn er verschillende eenvoudige middelen op de markt om klanten online toegang te geven tot hun eigen gegevens. Grote partijen als Microsoft, Google en Apple bieden hiervoor eenvoudige oplossingen. Dropbox heeft zich gespecialiseerd in het delen van online data. Binnen onze franchiseformule hebben wij na onderzoek gekozen voor Google Drive. Belangrijkste reden is de eenvoud en de onbeperkte zoekmogelijkheden. De kracht van Google is immers informatie snel vindbaar maken. In Google Drive hebben wij voor alle aangesloten kantoren een online mappenstructuur beschikbaar gemaakt, inclusief een werkprocedure hoe je met je klant online op een veilige manier kan samenwerken. Per online map kan worden aangegeven of een klant wel of geen toegang tot de gegevens in deze map mag hebben.

[Door: Wichard Hendriks, oprichter van franchiseformule voor het administratie- en accountantskantoor Finovion]