Oninbare vorderingen en BTW

Teruggaaf van afgedragen BTW

Het is van belang om het tijdstip waarop een levering of een dienst wordt verricht en het tijdstip waarop de BTW is verschuldigd uit elkaar te houden. Soms kunnen beide tijdstippen samenvallen, maar vaak zullen zij verschillen.

Als de leverancier verplicht is een factuur uit te reiken, is hij de BTW verschuldigd op het moment dat hij de factuur uitreikt of had moeten uitreiken. De leverancier moet de factuur uitreiken uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin de levering van de goederen of de dienst is verricht. De op de factuur vermelde BTW moet de leverancier opnemen in de aangifte over het belastingtijdvak waarin de factuur is uitgereikt.

LET OP!

Voor maandaangevers is het voordelig te factureren op de eerste dag van de maand volgend op die waarin de prestatie is verricht. Zij hoeven de belasting dan pas een maand later aan te geven dan bij facturering op de laatste dag van de maand van prestatie. Bij kwartaalaangevers is dit voordeel nog groter.

In het geval een afnemer onverhoopt geheel of gedeeltelijk niet betaalt, kan de leverancier de BTW die is begrepen in die oninbare vordering niet als voorbelasting in aftrek brengen in de BTW-aangifte. Het is niet zo dat door een leverancier alleen een teruggaaf van BTW verkregen kan worden als de betreffende afnemer failliet verklaard is. Ook als een leverancier een openstaande vordering na een aantal serieuze pogingen niet betaald krijgt, zal deze leverancier de vordering afboeken en mag hij de BTW terug vragen bij de Belastingdienst. Er zal dus door de leverancier aannemelijk moeten worden gemaakt dat de afnemer niet, of niet geheel, heeft betaald en ook in de toekomst niet zal betalen. Het aannemelijk maken dat sprake is van een oninbare vordering kan bij een faillissement door middel van een brief van de curator waarin deze meedeelt dat er geen betaling zal plaatsvinden. Als geen sprake is van een faillissement kan dit door de correspondentie met de afnemer, waaruit blijkt dat deze niet zal betalen, te overhandigen aan de Belastingdienst. Deze correspondentie kan bestaan uit de factuur, een aanmaning, e-mailverkeer en brieven.

LET OP!
Als een afnemer een gedeelte van het factuurbedrag betaalt, moet het ontvangen bedrag naar evenredigheid worden verdeeld over de vergoeding en de BTW. Er kan niet gesteld worden dat de vergoeding wel gedeeltelijk is betaald, maar de BTW niet.

LET OP!
In het geval de leverancier een grote vordering heeft op een afnemer die in staat van faillissement is verklaard, kan de leverancier de curator verzoeken alvast schriftelijk vast te leggen welk gedeelte in ieder geval niet meer kan worden verkregen. Voor dat gedeelte heeft de leverancier op dat moment al het recht om de BTW terug te vragen.

Het teruggaafverzoek indienen

In de praktijk komt het voor dat leveranciers die er niet in slagen een vordering te innen, alleen intern een creditfactuur opmaken, en deze enkel in de eigen administratie wordt opgenomen. De factuur wordt hierdoor niet aan de betreffende afnemer uitgereikt of verzonden. Het opmaken van een dergelijke creditfactuur leidt echter niet tot het recht op teruggaaf van BTW. Hiervoor een schriftelijk verzoek bij de Belastingdienst te worden ingediend.

Met het verzoek moeten gegevens worden meegestuurd waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en niet zal betalen. In het verzoek moeten minimaal de volgende gegevens opgenomen worden:

• Naam en adres van de afnemer

• Datum en nummer van de betreffende factuur

• Het niet-betaalde factuurbedrag

• Het bedrag aan BTW dat de leverancier terugvraagt

Als deze gegevens op de factuur staan, kan er ook voor gekozen worden een kopie van de factuur mee te sturen.

Wanneer het teruggaafverzoek in te dienen

Het verzoek om teruggaaf van BTW moet schriftelijk worden ingediend binnen één maand na afloop van het tijdvak waarin het recht op teruggaaf van BTW is ontstaan. Dit recht ontstaat vanaf het tijdstip waarop redelijkerwijs aangenomen moet worden dat de afnemer niet zal betalen. Een moment waarop redelijkerwijs verwacht kan worden dat de afnemer niet zal betalen is bijvoorbeeld in het geval de afnemer een correspondentie stuurt waarin hij verklaart niet te zullen betalen. In het geval aan een afnemer surseance van betaling wordt verleend biedt dit niet voldoende zekerheid om teruggaaf van BTW te verkrijgen. Om deze reden houdt men in de praktijk als uiterste datum voor het indienen van het teruggaafverzoek de datum aan waarin de betaling in rechte niet meer kan worden gevorderd.

LET OP!

Als het verzoek om teruggaaf niet binnen een maand na het tijdvak waarin redelijkerwijs aangenomen moet worden dat de afnemer niet zal betalen wordt ingediend, zal het verzoek door de Belastingdienst niet-ontvankelijk worden verklaard. In dit geval neemt de Belastingdienst het verzoek ambtshalve in behandeling. Tegen een ambtshalve beslissing kan niet in beroep worden gegaan bij de rechter.

Wel of geen sprake van een oninbare vordering
Gewoonlijk is de BTW verschuldigd op het moment waarop de factuur wordt uitgereikt of had moeten worden uitgereikt. Op deze algemene regels bestaat een uitzondering, namelijk bij toepassing van het kasstelsel. Bij het kasstelsel is de leverancier de belasting pas verschuldigd op het tijdstip waarop hij de vergoeding voor de prestatie ontvangt. Het kasstelsel kan alleen door aangewezen ondernemers, waaronder winkeliers, marktkooplieden en kappers, worden toegepast.

LET OP!
Anders dan in het factuurstelsel hoeft de leverancier die het kasstelsel mag toepassen alleen belasting af te dragen voor zover hij de vergoeding heeft ontvangen. Betaalt de afnemer niet, of niet geheel, dan valt er ook geen belasting terug te vorderen van de Belastingdienst.

Van een oninbare vordering is geen sprake als de vordering op de afnemer wordt omgezet in een geldlening. De oorspronkelijke vordering is hiermee immers voldaan en er bestaat geen recht op teruggaaf van BTW. De leverancier kan geen verzoek om teruggaaf van BTW meer indienen als de geldlening niet wordt afgelost.

In sommige gevallen wordt de vergoeding niet door de leverancier ontvangen, maar door een ander. Ook dan is teruggaaf van BTW niet mogelijk. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de leverancier de betaling aan een derde achteraf goedkeurt, of als hij bij de beltaling aan de derde is gebaat. Als de leverancier vorderingen overdraagt aan een factoor en achteraf blijkt dat de vordering oninbaar is, dan kan de BTW toch worden teruggevraagd bij de Belastingdienst. Het ontvangen bedrag van de factoor kan niet worden beschouwd als een betaling van de factuur.

Ook is het mogelijk dat een leverancier een kredietverzekering afsluit tegen het risico dat een afnemer niet betaalt. Indien de afnemer in deze situatie niet betaalt, keert de verzekering een bepaald bedrag uit. Ook deze uitkering kan niet worden gezien als een betaling van de factuur door de afnemer. De leverancier houdt dus het recht de BTW die in het niet-betaalde gedeelte van het factuurbedrag is begrepen terug te vragen.

Als een leverancier actie onderneemt om nog niet betaalde facturen alsnog te incasseren worden er vaak extra kosten gemaakt zoals kosten van aanmaning, kosten van invordering en rentekosten. Deze kosten worden vaak doorberekend aan de afnemer. Zodra de afnemer over gaat op het betalen van een bepaald bedrag moet eerst worden toegerekend aan de kosten en aan de rente en pas daarna aan de hoofdsom. De afnemer kan een andere volgorde van toerekening aanwijzen, maar de leverancier kan dit afwijzen. Dit heeft tot gevolg dat voor de heffing van BTW pas van betaling van een vordering kan worden gesproken als en voor zover een bedrag wordt betaald dat groter is dan de extra in rekening gebrachte kosten.

LET OP!
Vanaf het moment dat de afnemer failliet is verklaard, is de curator verantwoordelijk voor het doen van aangifte en het betalen van de BTW. De BTW op de facturen die door de afnemer niet zijn betaald, mogen niet als voorbelasting in aftrek worden gebracht. Als achteraf blijkt dat deze BTW toch in aftrek is gebracht, moet de BTW alsnog worden terugbetaald.

Conclusie
Als vaststaat dat een vordering op een afnemer oninbaar is, kan de leverancier de afgedragen BTW terugvragen. Hiervoor moet de leverancier op tijd een teruggaafverzoek indienen met daarbij stukken aan de hand waarvan aannemelijk kan worden gemaakt dat de vordering niet betaald zal worden. Het is van belang dat de afgedragen BTW op tijd en op de juiste manier wordt teruggevraagd.

 Carola van Vilsteren is oprichter en eigenaar van Van Vilsteren BTW advies, www.btwadvies.com. Zij adviseert op het gebied van BTW. Werkzaamheden bestaan voor een deel uit het doorlichten van overheidsinstellingen en bedrijven op de aanwezigheid van risico’s, het uitvoeren van quick-scans en het schrijven van BTW-handboeken op maat. Daarnaast schakelen veel accountants- en belastingadvieskantoren zonder eigen BTW specialist van vilsteren BTW advies in.