NVKS: Een grote impact voor accountantsland

Let daarbij op het volgende:

1. Er is geen overgangsregeling;
2. Uw kantoorhandboek en kantoororganisatie dienen te zijn aangepast per 1 januari 2018 en dat kost de nodige tijd;
3. Deze NVKS heeft een zeer grote impact op u als accountant en op uw accountantskantoor/accountantspraktijk/accountantsorganisaties. Juist ook vanwege het feit dat de NVKS de NVAK-ass, de NVAK aav, de RKB 1 en de tijdelijke NVKS in een keer vervangt en wel per 1 januari 2018!

Al met al is het nu de tijd om met de implementatie van deze NVKS te beginnen voor u te laat bent en u wellicht geconfronteerd wordt met vervelende sancties.

Wat zijn nu de belangrijke bepalingen?

In dit artikel staan we in het kort stil bij een aantal belangrijke bepalingen in de NVKS, maar we gaan eerst met u naar de achtergrond van het invoeren van een nieuw kwaliteitsstelsel voor accountants.

Tot nu toe hebben accountantskantoren te maken met onder meer een pallet van regelgeving om de kwaliteit van de accountantsopdrachten te waarborgen. Dit pallet bevat:

1.         de Nadere Voorschriften Accountantskantoren assurance-opdrachten (uitgesloten de wettelijke controles) (NVAK-ass);

2.         de Nadere Voorschriften Accountantskantoren aan assurance verwante opdrachten (NVAK-aav);

3.         de Tijdelijke NVKS;

4.         de Richtlijn voor de Kwaliteitsbeheersing (RKB1).

De NVKS is in werking getreden op/met ingang van 1 januari 2017 en moeten uiterlijk met ingang van 1 januari 2018 ook daadwerkelijk worden toegepast. Deze NVKS mogen worden toegepast met ingang van 1 januari 2017, maar dan wel integraal!

Als men besluit de NVKS met ingang van 1 januari 2017 toe te passen dan blijft uiteraard het bovengenoemde pallet buiten toepassing.

Wat is het geval/ wat wordt er anders?

A. Zoals in het bovenstaande geschetst wordt het dus van vier naar één!

Dat kan op zichzelf een voordeel zijn, dus positief!

Echter er schuilen wel een aantal addertjes onder het gras.

1. De NVKS is moeilijk leesbaar doordat in vele artikelen van deze NVKS weer wordt verwezen naar verschillende andere artikelen van deze NVKS. Het toppunt is hiervan wel artikel 27 “Verlicht regime kleine accountantseenheden”.
2. Wat ook een teken aan de wand is dat de NVKS uit “slechts” 14 pagina’s tekst bestaat en er (wellicht door de “onleesbaarheid”, zoals hierboven weergegeven) er een “Algemene toelichting op de NVKS nodig blijkt te zijn van 42 (drie keer zoveel) pagina’s om het voor de “gewone” vakgenoot begrijpelijk te maken!”
3. Om het verhaal compleet te maken wordt er ook nog vermeld dat zo’n Algemene toelichting géén deel uitmaakt van deze vastgestelde nadere voorschriften (de NVKS). Deze toelichting is opgenomen in het kader van de toegankelijkheid voor de lezer, zo is gesteld! Hoe makkelijk kan je het onze beroepsgenoten toch maken? De NVKS  worden toegankelijk gemaakt door 42 pagina’s proza!  

B. De NVKS introduceert een aantal nieuwe begrippen, zoals:     

1. accountantseenheid: zijnde een accountantsafdeling of accountantspraktijk;
2. kwaliteitsbepaler: een accountantseenheid dient te beschikken over een kwaliteitsbepaler; het betreft een accountant die verantwoordelijk is voor het kwaliteitssysteem van het kantoor;
3. kwaliteitsmanager: een accountantseenheid dient tevens in haar organisatie een kwaliteitsmanager te hebben. Het gaat hier om een 'professional' (let op: dat hoeft niet per se een accountant te zijn) die tot zijn/haar takenpakket heeft het opzetten, implementeren en bewaken van het kwaliteitssysteem van het kantoor (de kwaliteitsbeheersing);
4. eindverantwoordelijke accountant: de accountant die eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht en de accountantsverklaring ondertekent;
5. eindverantwoordelijke professional: níet accountant in een accountantskantoor die eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van een gelijkwaardige opdracht onder toepassing van andere regelgeving dan voor de eindverantwoordelijke accountant geldt.

Wat behelst de NVKS zoal?

De NVKS heeft zowel betrekking op de accountantseenheid (kantoorniveau) als op de uitvoering van de opdrachten (opdrachtniveau) die de accountant uitvoert.

Wat betreft het eerste punt (de invloed van de NVKS op kantoorniveau) moet het kwaliteitssysteem van de accountantseenheid minimaal bevatten:

1. de beschikbaarheid over voldoende gekwalificeerde personen voor de uitvoering van opdrachten;
2. het beschikken over een klachtenregeling;
3. een procedure van waarneming in geval van afwezigheid van de eindverantwoordelijke accountant;
4. een toereikende verzekering voor beroepsaansprakelijkheid;
5. de registratie van schendingen (waaronder ook vallen de 'overtredingen' van de interne regelgeving!) en de daarbij getroffen maatregelen;
6. toetsingscriteria voor opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB), alleen voor Organisaties van Openbaar Belang, de zogenaamde OOB’S.

Het tweede punt (de invloed van de NVKS op opdrachtniveau) raken o.a. punten als:

1. opdrachtaanvaarding/opdracht continuering;
2. opdrachtbeëindiging;
3. geheimhoudingsbepalingen;
4. de accountantsverklaring;
5. tijdsbesteding opdracht;
6. inzet middelen en personen;
7. dossierdocumentatie;
8. signalen van fraude;
9. consultatie (indien van toepassing).

Tot het kantoornetwerk hoort ook een administratiekantoor?

De NVKS verbiedt accountants om te werken op een accountantskantoor als duidelijk is dat er wordt samengewerkt (onderdeel van het netwerk) met een kantoor waar assurance-opdrachten of aan assurance verwante opdrachten worden uitgevoerd die niet onder de verantwoordelijkheid vallen van een eindverantwoordelijke accountant of eindverantwoordelijke professional. Het spreekt voor zich dat dit de nodige gevolgen kan hebben voor de accountantseenheid.

Samenwerken met een administratiekantoor blijft overigens tot de mogelijkheden behoren, echter wel onder zeer stringente voorwaarden, zonder dat voor het administratiekantoor de kwaliteitsvoorwaarden voor de NVKS van toepassing zijn en ook zonder dat daar dan een accountant verantwoordelijk is voor de opdrachten die door het administratiekantoor wel mogen worden uitgevoerd.

Uw kleine accountantseenheid en de NVKS

De NVKS kennen ook het begrip van 'kleine accountantseenheden' en wel in geval er maximaal twee eindverantwoordelijk accountants en daarnaast maximaal vijf medewerk(st)ers, belast met de opdrachtuitvoering zijn of er is één eindverantwoordelijke accountant en één eindverantwoordelijke professional en daarnaast maximaal vijf medewerk(st)ers, belast met de opdrachtuitvoering. In zo’n situatie (“het verlichte regime”) behoeft bijvoorbeeld de accountantseenheid níet te beschikken over een kwaliteitshandboek, een kwaliteitsbepaler en een kwaliteitsmanager.

Wel dient de eindverantwoordelijke accountant periodiek (jaarlijks) de kwaliteitsambitie en de uitvoering (waarborging conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving) van de NVKS-opdrachten te evalueren en deze te bespreken met een accountant van buiten de accountantseenheid die beschikt over deskundigheid en ervaring met betrekking tot kwaliteitsbeheersing.

De evaluatie en de uitkomsten van genoemde bespreking dienen te worden vastgelegd.

Het verschil met ”het normale regime” is dat onder ”het verlichte regime” de verantwoordelijkheid voor het invullen van de vereisten bij (één van) de eindverantwoordelijke accountant(s) ligt in plaats van bij de kwaliteitsbepaler.

Auteurs:

• Drs. F. (Ferenc) G.J. Tieman RA/AA, Adviseur accountancy vaktechniek en kwaliteitsbeheersing (Secretaris Bestuur ’t AccountantHuis)
• (Ad) J. de Quaasteniet RA, Adviseur accountancy vaktechniek en kwaliteitsbeheersing (Vaktechnisch DienstenCentrum ’t AccountantHuis)