Nooit meer bankafschriften inlezen? Het kan!

Complex, tijdrovend en foutgevoelig

Voorheen bestonden er twee verschillende manieren om bankmutaties te verwerken in uw boekhouding, namelijk:

• Handmatig invoeren, waarbij de mutaties van de bankafschriften overgetypt worden in de administratie;
• Handmatig bankmutaties inlezen, waarbij u een mutatiebestand (afschrift) download bij de bank en deze vervolgens importeert in uw boekhouding.

Hoewel handmatig invoeren van de bankmutaties anno 2016 verleden tijd lijkt te zijn, hoor ik nog regelmatig dat ondernemers of accountants dit doen. Een van de grootste redenen hiervan is dat de stappen om bankmutaties in te lezen ervaren wordt als complex, tijdrovend en foutgevoelig. Dit begrijp ik! Wanneer ik kijk naar de stappen die herhaaldelijk doorlopen moeten worden om een mutatiebestand in de boekhouding te krijgen, kan ik dit ook niet bepaald makkelijk noemen:

1. Inloggen bij de bank met uw e-identifier, random reader, kleurenscanner of ander bank specifiek authenticatiemiddel;
2. Downloaden van de mutatiebestanden, waarbij u moet opletten dat het juiste formaat (MT940 of CAMT.053) en de juiste periode geselecteerd wordt;
3. Inlezen in uw boekhoudpakket door deze in een map te plaatsen op uw pc of door het mutatiebestand te selecteren in het dagboek Bank.

Voor kleine ondernemingen die weinig mutaties op hun rekening hebben is het dan vaak ook makkelijker en sneller om de mutaties even handmatig op de ouderwetste manier in te voeren.

Volledig automatisch!

Maar het kan makkelijker! Bij een directe koppeling tussen boekhoudpakket en bankrekening worden de mutaties elke nacht volledig automatisch gedownload bij uw bank. Bij het openen van de administratie in uw boekhoudpakket worden de mutaties in uw boekhouding ingelezen. Hiermee heeft u niet langer te maken met de hierboven genoemde tijdrovende stappen.

De voordelen van een bankkoppeling op een rij:

• In één keer klaar. U hoeft de bankkoppeling maar één keer in te stellen, daarna hoeft u nooit meer iets te doen;
• Automatisch verwerking. Bij- en afschrijvingen worden volledig automatisch verwerkt in uw boekhouding;
• Automatisch afletteren. De bankmutaties worden gekoppeld met uw geboekte in- en verkoopfacturen, waardoor openstaande posten automatisch worden afgeletterd;
• Altijd up-to-date. De administratie is elke dag up-to-date met de laatste wijzigingen op uw bankrekening. U bent hierdoor sneller op de hoogte van de mutaties op uw rekening;
• Simpel! U hoeft niet langer meer te werken met ingewikkelde mutatiebestanden zoals CAMT.053, CSV of MT940;
• Snel! U hoeft nooit meer handmatig bankafschriften over te tikken. Hierdoor heeft u meer tijd over voor andere zaken;
• Minder fouten. U loopt minder risico op foutieve invoer, doordat u geen handmatige invoer heeft.

Kortom, een koppeling tussen een boekhoudpakket en de bankrekening maakt het boekhouden weer een stukje makkelijker, en neemt u als accountant veel werk uit handen. Het voeren van de boekhouding van uw cliënten kost u hiermee dan ook minder tijd. Tijd die u vervolgens weer kunt besteden aan zaken waar u goed in bent: het adviseren van uw cliënten!

Ontdek het gemak

Tegenwoordig zijn er verschillende boekhoudpakketten die een automatische bankkoppelingen aanbieden. Een voorbeeld van een dergelijk pakket is SnelStart. In 2015 realiseerde SnelStart, in samenwerking met de ABN Amro, de eerste bankkoppeling in het pakket. Deze koppeling, die door de bank overigens boekhoudkoppeling wordt genoemd, kunt u geheel gratis gebruiken met een zakelijke rekening bij de ABN Amro. Een uitgebreide uitleg over het aanvragen of instellen van deze koppeling is te vinden op het SnelStart Kennisplein.

Sinds begin mei biedt Snelstart ook een koppeling met Knab. Kijk op de speciale bankkoppelingen pagina van SnelStart voor een precieze status per bank.

[Auteur: Ben Schraag is Product Owner bij SnelStart en verantwoordelijk voor de productontwikkelingen in het ondernemerskanaal. Hij is specialist op het gebied van automatisering van administratieve processen. Zijn uitdaging? Met elke nieuwe productontwikkeling een maximale toegevoegde waarde voor de ondernemer creëren.]