Nieuwe EU btw-regels voor e-commerce: een praktijkvoorbeeld

Bram heeft een succesvolle webshop in luxe lederwaren. Hij startte met de verkoop aan particulieren in Nederland vanuit zijn eigen magazijn. Ook Belgen weten zijn webshop steeds beter te vinden. Dat smaakt naar meer. Bram wil dit jaar een Duitstalige webshop openen om Duitsers en Oostenrijkers met een lokaal betalingssysteem te bedienen. Met de nieuwe EU-regels voor de btw op komst, moet Bram een belangrijke keuze maken. Gaat hij in elk land afzonderlijk zijn btw-aangifte doen of kiest hij voor het éénloketsysteem en daarmee voor de Unieregeling?

Btw-tarief van het land van de klant

Bram betaalt nu alleen Nederlandse btw en geeft in één keer in Nederland de btw aan. Dat doet hij over alle verkopen, inclusief zijn Belgische omzet. Vorig jaar heeft hij in België € 30.000 aan lederwaren verkocht aan particulieren. Hij verwacht in 2021 € 50.000 in België om te zetten, met een piek in de laatste maanden van het jaar. “Vanaf 1 juli zijn Brams verkopen aan particulieren in andere EU-landen belast in het land van de klant”, legt John Piepers, e-commerce expert van de Belastingdienst uit. “Alleen ondernemers met een jaaromzet uit andere EU-landen van minder dan € 10.000 kunnen Nederlandse btw blijven berekenen.”

Aangeven in elk land óf Unieregeling

Omdat Bram vanaf 1 juli de btw van het land van de klant gaat berekenen, moet hij kiezen op welke manier hij die btw wil aangeven en betalen. Hij heeft twee mogelijkheden. Bram kan de btw aangeven en betalen in elk afzonderlijk EU-land waarin hij heeft verkocht. Óf hij kan zich aanmelden voor de Unieregeling en het bijbehorende éénloketsysteem van de Belastingdienst. John Piepers: “Dit is een One Stop Shop. Bram doet dan in één melding per kwartaal de btw-aangifte over al zijn verkopen aan particulieren in andere EU-landen. De Belastingdienst in Nederland zorgt ervoor dat de btw in de andere EU-landen wordt gemeld en afgedragen.”

Wat is een slimme keuze voor Bram? “Zolang Bram alleen in Nederland en België verkoopt, kan hij overwegen een Belgisch btw-nummer aan te vragen bij de Belgische belastingdienst”, vertelt Sandra Visser-Meijer, adviseur Internationaal ondernemen bij KVK. “Bram geeft dan voortaan in België de btw aan over zijn Belgische omzet. Zodra hij ook aan Duitse en Oostenrijkse klanten gaat leveren, wordt het éénloketsysteem voor hem interessant. Hij kan zich daarvoor aanmelden op Mijn Belastingdienst Zakelijk.”

Bram heeft de btw-tarieven per land nodig én inzicht in zijn omzet en transacties per land om elk kwartaal via het éénloketsysteem, in één btw-melding aangifte te doen voor de buitenlandse btw over zijn EU-omzet per land. Sandra Visser-Meijer: “Dus voor België, Duitsland en Oostenrijk. Het is raadzaam dat Bram nu al nagaat of hij in zijn facturatie- en boekhoudsoftware het land van bestemming en het bijbehorende btw-percentage kan selecteren. Zijn financieel dienstverlener of softwareleverancier kan hem daarbij vast helpen.”

Na overleg met zijn financieel adviseur kiest Bram voor de Unieregeling en daarmee voor het éénloketsysteem.

Aanpassingen webshop, verkoopprijzen en facturen

Wat zijn vanuit business-oogpunt de gevolgen van de nieuwe btw-regels? “Bram is wettelijk verplicht de verkoopprijs inclusief btw op zijn website te zetten. Hij krijgt te maken met drie btw-tarieven: 21% voor Nederland en België, 19% voor Duitsland en 20% voor Oostenrijk. Het is goed om te weten dat een webshop niet hoeft te vermelden wat het btw-tarief is, alleen dat het bedrag inclusief btw is”, licht Sandra Visser-Meijer toe.

“Daardoor heeft Bram verschillende opties qua verkoopprijsbeleid die nuttig zijn om te onderzoeken. Hij kan bijvoorbeeld nagaan bij zijn softwareleverancier of flexibele verkoopprijzen per land in zijn webshop mogelijk zijn. Bijvoorbeeld doordat klanten vooraf aangeven in welk land zij wonen. Zo krijgt een Duitser direct de verkoopprijzen inclusief de Duitse btw te zien en een Oostenrijker de Oostenrijkse. Een andere optie is dat Bram in de vier landen dezelfde verkoopprijzen inclusief btw hanteert. Hij maakt dan in het ene land wat meer marge dan in het andere. Zijn btw-administratie moet wel per afzonderlijk EU-land kloppend zijn, zodat hij per land het juiste btw-bedrag kan vermelden. Daar ontkomt hij niet aan.”

Tot slot hoeft Bram zijn facturen niet per se aan te passen. Want voor de Unieregeling gelden de fiscale factuureisen die we in Nederland al hanteren. Een fiscale btw-factuur met vermelding van btw is voor particulieren niet nodig. Sandra Visser-Meijer: “Bram moet bij webverkopen aan particulieren wel een bevestiging van de bestelling aan de klant sturen. Daarop moet de juiste prijs inclusief btw staan.”

Meer informatie: belastingdienst.nl/e-commerce