Nationale Accountancy Awards: Finshare investeert in automatisering

 

“Het bedrijf Seats2meet is een klant waar we een bijzondere band mee hebben. Het bedrijf verhuurt vergaderruimtes en flexplekken in hun eigen vergadercentra. Klanten die een plek willen reserveren  kunnen via de Seats2meet-website zelf een boeking indienen. Daar rolt dan ook de verkoopfactuur uit. Seats2meet kwam ruim drie jaar geleden met de vraag of wij hun administratie wilden doen. Natuurlijk wilden we dat, maar zij hadden daar een bepaald beeld bij. Ze wilden dat wij hun complete financiële domein gingen beheren. Wij zijn sinds die tijd hun financiële partner. Wij verzorgen de complete administratie, maken de jaarrekeningen maar zitten ook bij besprekingen met de bank.”

“Inmiddels heeft Seats2meet drie vergaderlocaties waar wij de administratie voor verzorgen. Dit betekende tot voor kort dat wij een paar keer per week de omzetten moesten exporteren uit hun systeem om deze in te lezen in ons boekhoudpakket. Al met al was dat drie keer per week 20 minuten werk. Eind vorig jaar hebben wij een programmeur ingehuurd die wij de opdracht hebben gegeven om een automatische koppeling te bouwen tussen het reserveringssysteem van Seats2meet en ons boekhoudpakket. Deze koppeling is sinds eind maart live. De koppeling betekent dat er elke vijf minuten gecontroleerd wordt of er nieuwe facturen zijn gemaakt bij Seats2meet. Zo ja, dan worden deze ingelezen in de boekhouding. Hierdoor is de boekhouding altijd bij qua omzet en openstaande debiteuren.”

“Wij hebben ons boekhoudpakket gekoppeld aan ons online kantoorportaal. Via dit kantoorportaal kan de klant meekijken in zijn eigen boekhouding. Door de koppeling heeft de klant nu altijd actuele omzetcijfers in zijn portaal.”

“Dat zijn er een aantal. We hebben bijvoorbeeld ons kantoorportaal met als belangrijk onderdeel daarvan het scanboeken en teleboekhouden. Het biedt de klant een beter en ‘near real time’ online overzicht van zijn boekhouding. Hierdoor is de klant in staat om eerder bij te sturen. Voor ons betekent dat dat we ons hierdoor meer en meer focussen op adviseren en begeleiden. Met een andere ontwikkeling, het scanboeken, levert de klant zijn boekhouding digitaal aan. Hierdoor hoeven ze hun administratie fysiek nooit af te staan en hoeven ze fysiek niet bij ons langs te komen. Dit heeft er mede toe geleid dat wij klanten hebben van ver buiten Almere. Afstand is geen issue meer. Ook beschikken we sinds begin vorig jaar over een online salarisportal. Wij werken hier aan de achterkant mee en zetten documenten voor de klant en zijn personeel klaar. De werkgever en werknemers aan de klantzijde kunnen in het salarisportal hun informatie ophalen, downloaden en inzien.”

De genomineerden voor de ‘Nationale Accountancy Awards 2015′ zijn accountants die slimmer werken, minder kosten in rekening brengen en beter adviseren. Die gebruik maken van de meest innovatieve technologie. Bent u zo’n accountantskantoor dat in aanmerking komt voor de Nationale Accountancy Awards? Meld u voor 1 maart 2015 hier aan. Bel of mail Alex van Groningen (avangroningen@alexvangroningen.nl) / 06 50 643 283 voor meer informatie.

___________________________________________________________________________________________________     

“ICT is volledig geïntegreerd in al onze dienstverlening en is derhalve niet meer weg te denken. Wij maken zelf gebruik van de ‘big five’. Zo noemen wij het intern. Daar verstaan we het volgende onder: ons salarisportal, boekhoudpakket, de aangiftesoftware, onze rapportgenerator met CRM-functie en het kantoorportaal. Deze ‘big five’ zijn sinds kort volledig gekoppeld aan elkaar. Wij zijn hierdoor in staat zeer efficiënt onze diverse diensten te leveren. Als een boekhouding is afgerond en gecontroleerd kunnen wij hierdoor zeer eenvoudig een jaarrekening samenstellen. Vervolgens kunnen de cijfers eenvoudig worden ingelezen en verwerkt in de aangiftesoftware. De deponering bij de Kamer van Koophandel gaat digitaal waardoor deze direct zichtbaar is op de site van de Kamer van Koophandel.”